Penerapan Transformasi Digital untuk Pemerintahan Terbuka

Ketahui apa itu penerapan transformasi digital dan manfaatnya di dalam penyelenggaraan pemerintahan. Pemaparan selengkapnya di artikel PrimaDoc berikut ini. 

Revolusi industri 4.0 telah membawa masyarakat indonesia hari ini ke pada pola kebiasaan dan pola aktivitas yang baru. Kebutuhan informasi dan akses pelayanan publik yang sebelumnya cukup dengan media kertas maupun bentuk cetak lainnya, kini perlu beralih ke media baru yang lebih aksesibel dan efektif. 

Apa itu penerapan transformasi digital?

Transformasi merupakan kegiatan dan proses pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk melakukan perubahan secara drastis dan menyeluruh di dalam sebuah kegiatan bisnis maupun pemerintahan. Hal ini dimotori oleh perkembangan teknologi digital yang kian pesat dan telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari.  Untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan kebiasaan baru ini, organisasi perlu mengintegrasikan sistem digital di tempatnya. 

Fungsi utama penerapan transformasi digital dapat dibagi menjadi tiga fungsi utama, yaitu:

1. Memberikan nilai tambah bagi bisnis dan kegiatan organisasi 
2. Mengoptimalkan proses bisnis yang berpengaruh terhadap pengalaman pelanggan atau penggunanya
3. Membangun kemampuan dasar yang mendukung inisiasi bisnis

Fondasi penerapan transformasi digital

Dalam proses penerapan transformasi digital, terdapat dua elemen penting yang harus terpenuhi yang harus dimiliki oleh organisasi. Kedua elemen ini adalah pola pikir dan arsitektur sistem dan data.

1. Pola pikir 

Pada dasarnya, transformasi digital adalah tentang bagaimana sebuah organisasi menggunakan data dan informasi secara lebih optimal untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan strategis, menyerahkan pengambilan keputusan kepada tim yang lebih kecil, serta mengembangkan cara yang lebih cepat dalam bekerja.  Untuk merealisasikan keseluruhan proses, dibutuhkan sebuah pola pikir digital yang dapat meningkatkan kolaborasi secara vertikal maupun horizontal. 

2. Arsitektur sistem dan data

Transformasi digital melibatkan perangkat TIK dalam bentuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Keduanya berfungsi sebagai media akses dan pengolahan informasi yang lebih cepat, efektif, dan efisien dari segi energi, waktu, dan biaya. 

Dalam hal pelaksanaan kegiatan pemerintahan, Presiden telah menginstruksikan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) sebagai rancangan arsitektur penerapan transformasi digital. SPBE tak hanya akan memfasilitasi aplikasi operasional, tetapi juga pusat data nasional yang berfungsi menghimpun arsip secara lebih menyeluruh.

Penerapan transformasi digital dengan SPBE

Agenda penerapan transformasi digital di dalam lingkup pemerintahan telah tertuang di dalam Peraturan Presiden No. 95 tahun 2018 tentang SPBE sebagai acuan dan kerangka transformasi digital. Arsitektur SPBE menggunakan prinsip-prinsip dasar yang berorientasi pada peningkatan kualitas layanan publik, kearsipan, dan tata kelola pemerintahan. 

Arsitektur SPBE didasarkan pada prinsip-prinsip fundamental yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan publik, manajemen arsip, dan tata kelola pemerintahan. Dengan berbagai aplikasi yang tersedia sebagai pendukung implementasi SPBE, kolaborasi, transparansi, efektivitas, dan akuntabilitas dapat dengan mudah tercapai. Ini karena proses perekaman data, verifikasi, dan ketersediaan akses informasi memungkinkan pengawasan yang lebih ketat.

Kontribusi utama SPBE adalah menciptakan lingkungan di mana kontrol dan pengecekan berjalan efisien, sehingga risiko pelanggaran atau penyimpangan terminimalisir. Data yang tersedia secara elektronik dapat dengan cepat diperiksa dan diakses oleh pihak yang berkepentingan. Hal ini memastikan transparansi dalam operasi pemerintah. 

Nah, setelah memahami pentingnya penerapan transformasi digital dan signifikansinya di dalam tata kelola pemerintahan, Anda dan instansi Anda tentu menjadi tertarik untuk mulai menerapkan SPBE. namun, sebelum mengambil langkah, ada baiknya Anda mengonsultasikan kebutuhan sarana dan prasarana SPBE kepada PrimaDoc, vendor digitalisasi arsip dan dokumen yang juga telah tersertifikasi ANRI untuk tips dan pendampingan yang sesuai. (Deanita)