Minimalisir Kerusakan Arsip Vital dengan Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip merupakan metode untuk mengubah dokumen atau arsip cetak ke bentuk digital. Seiring dengan perkembangan teknologi pengolahan arsip digital yang semakin canggih, implementasinya telah diterapkan oleh berbagai entitas bisnis untuk berbagai hal. Salah satunya adalah untuk meminimalisir potensi kerusakan arsip vital karena sering digunakan.

Arsip vital merupakan jenis arsip yang harus dijaga dengan baik karena tidak dapat dibuat ulang atau diganti dengan jenis arsip yang lainnya ketika rusak. Masalahnya, seringkali informasi yang ada pada arsip vital dibutuhkan untuk kepentingan bisnis. Hal ini membuat dokumen menjadi sering keluar masuk gudang/lemari penyimpanan. Sebuah dilematis muncul karena penggunaan yang terlalu sering ini meningkatkan risiko kerusakan arsip.

Lalu, bagaimana digitalisasi arsip dapat meminimalisir kerusakan arsip vital meskipun intensitas penggunaannya tinggi?

Bagaimana Digitalisasi Mampu Meminimalisir Kerusakan Arsip Vital

Digitalisasi arsip diwujudkan melalui proses alih media, yaitu mengkonversi arsip cetak ke bentuk digital. Salah satu metode alih media arsip adalah scanning. Alih media akan menghasilkan salinan arsip asli dalam bentuk elektronik. Bisa dalam format PDF, word, JPG, atau lainnya. Arsip digital inilah yang nantinya digunakan dalam kebutuhan akses arsip vital sehari-hari.

Digitalisasi tidak selalu berarti bahwa arsip asli yang berbentuk cetak lantas tidak digunakan kembali. Digitalisasi arsip yang dilakukan hanya dimaksudkan untuk menduplikasi arsip saja, sehingga penggunaan arsip kedepannya dilakukan secara digital. Sedangkan untuk arsip aslinya, tetap disimpan pada sistem penyimpanan yang terjaga dan aman.

Ketika penggunaan informasi lebih berfokus pada arsip digital, intensitas penggunaan arsip cetak aslinya dapat diminimalisir atau dihilangkan. Dengan begitu, risiko kerusakan arsip vital akibat sering diakses juga dapat diminimalisir atau bahkan dihilangkan. Arsip cetak tetap dapat digunakan namun hanya sewaktu-waktu ketika dokumen fisiknya memang dibutuhkan.

Di sisi lain, arsip digital tidak bisa lecek maupun robek meskipun diakses secara intens. Data dan informasi yang ada didalamnya akan terus sama dan dapat dibaca dengan jelas, bahkan setelah disimpan untuk waktu yang lama. Itulah sebabnya, digitalisasi arsip vital secara efektif mampu meminimalisir kerusakan pada arsip vital perusahaan.

Manfaat Tambahan

Bukan hanya mampu meminimalisir potensi kerusakan arsip vital, digitalisasi arsip juga dapat mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang efisien dan efektif. Manfaat-manfaat tersebut meliputi:

Praktis

Digitalisasi arsip memungkinkan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan lebih praktis. Berbagai fitur yang ada pada aplikasi manajemen arsip membuat semua pekerjaan kearsipan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Salah satu kemudahan yang didapatkan misalnya dalam akses dokumen. Dokumen digital dapat dengan mudah ditemukan melalui fitur pencarian arsip. Hanya perlu memasukan kata kunci dari arsip yang dibutuhkan, dokumen yang dicari akan muncul di layar komputer/laptop. Anda tidak perlu pergi ke gudang arsip dan bergumul dengan tumpukan arsip.

Efisiensi waktu

Penggunaan aplikasi pengolah arsip digital akan menciptakan otomatisasi proses dalam melakukan pekerjaan kearsipan. Hal ini memungkinkan karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih cepat. Arsip dapat diakses dalam hitungan detik dari meja kerja karyawan, berbagi data melalui jaringan internet, dan sebagainya.

Efisiensi biaya

Ketika perusahaan Anda beralih ke sistem arsip digital, Anda dapat mengelola seluruh dokumen perusahaan secara digital. Bukan hanya arsip vital saja, dokumen-dokumen jenis lain juga dapat dikelola dan bahkan dibuat dalam bentuk digital. Hal ini akan meminimalisir penggunaan kertas, kebutuhan ruang penyimpanan arsip, serta perlengkapan alat kearsipan lainnya. Pada akhirnya, digitalisasi arsip mampu meminimalisir pengeluaran yang biasanya dibutuhkan untuk pengelolaan arsip kertas.

Ramah Lingkungan

Kertas menjadi salah satu jenis limbah yang mudah ditemui, khususnya pada lingkungan perkantoran. Digitalisasi arsip dapat menjadi solusi untuk meminimalisir kerusakan lingkungan yang diakibatkan oleh kertas dengan mengurangi limbah kertas di kantor Anda.

Digitalisasi arsip dapat meminimalisir kerusakan pada arsip vital perusahaan karena mengubah dokumen atau arsip cetak menjadi bentuk digital yang tahan lama. Dengan arsip digital, penggunaan informasi pada arsip cetak aslinya dapat diminimalisir atau bahkan dihilangkan, sehingga risiko kerusakan arsip vital akibat sering diakses juga dapat diminimalisir. Aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc dapat memberikan berbagai manfaat di atas, seperti pengelolaan arsip yang lebih praktis, efisiensi waktu dan biaya, serta ramah lingkungan. Jadi, untuk memaksimalkan manfaat digitalisasi arsip, jangan ragu untuk menggunakan aplikasi PrimaDoc sebagai solusi penyimpanan arsip digital yang handal. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)