Menyelamatkan Arsip Rusak karena Banjir

Arsip Rusak ─ Tahukah Anda, kerusakan arsip mendadak terus mengintai pusat penyimpanan arsip! Berbagai kasus arsip rusak akibat bencana alam telah banyak terjadi, contohnya seperti yang sempat terjadi pada bencana banjir di Jakarta pada awal tahun 2020 yang lalu. Banyak warga yang mengeluh akibat banyak arsip rusak seperti ijazah atau dokumen keluarga lainnya yang hanyut terbawa banjir.

Hal serupa bukannya tidak mungkin terjadi pada perusahaan, karena menurut data dari Himpunan Pengusaha Pribumi Indonesia (HIPPI) yang dilansir oleh media nasional menyebutkan bahwa kerugian yang diakibatkan banjir di Jakarta saja bisa mencapai Rp 1 Triliun pada bencana yang terjadi di bulan Januari 2020 yang lalu. Selain kerugian yang mencakup produk yang mempengaruhi transaksi, tentu saja berdampak pada arsip yang dimiliki oleh perusahaan.

Oleh karena itu, banyaknya perusahaan yang belum melakukan alih media arsip digital dan mengandalkan penggunaan dokumen fisik sangatlah disayangkan. Biasanya ada 2 alasan mengapa perusahaan masih nyaman dengan dokumen fisik dan tidak mau beralih ke dokumen digital, yaitu masalah pembiayaan yang menurut perusahaan cukup besar dan juga cara pikir atau mindset yang menganggap bahwa dokumen digital sangatlah rumit.

Padahal jika perusahaan sigap melestarikan dokumen yang dimiliki dengan alih media digital, arsip rusak karena banjir dapat dihindari. Faktor bencana alam seperti banjir perlu Anda perhatikan, karena hal tersebut dapat terjadi mendadak. Selain itu, arsip fisik yang sering keluar masuk dari pusat penyimpanan lebih rentan mengalami kerusakan, sehingga mau tidak mau perusahaan harus lebih cerdas dalam mengelola arsip yang dimiliki.

Tips Menyelamatkan Arsip Rusak Karena Banjir

Sebenarnya ada cara mudah untuk menyelamatkan arsip rusak karena banjir yang dapat Anda praktekkan, yaitu dengan membawanya langsung ke lembaga bernama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Meskipun demikian, ANRI hanya dapat memperbaiki dokumen atau arsip penting yang rusak, seperti arsip keluarga atau yang sebelumnya pernah didaftarkan di ANRI. Perlu Anda ketahui, lembaga ini tidak dapat menerbitkan dokumen baru atau mengganti dokumen yang hilang.

Oleh karena itu, setiap perusahaan atau instansi tetap disarankan untuk mengalihmediakan arsip fisik ke dalam format digital, sehingga dapat menghindari kemungkinan terburuk yang akan terjadi ke depannya, mengingat ancaman keselamatan dan material merupakan sebagian dari dampak yang ditimbulkan bencana banjir.

Padahal penyelamatan arsip rusak tidak hanya berkaitan dengan dokumen fisiknya saja, tetapi juga menyelamatkan informasi yang terekam di dalamnya. Penyelamatan arsip rusak karena banjir memerlukan penanganan serius. Tujuan utama penyelamatan arsip rusak adalah pelestarian arsip untuk jangka panjang.

Lalu, bagaimana penanganan arsip rusak karena banjir? Berikut tips menyelamatkan arsip rusak yang dapat Anda jadikan referensi, meliputi:

Relokasi, yaitu memindahkan dokumen atau arsip dari tempat yang basah ke tempat yang kering, bersih dan aman.
Pisahkan arsip, selanjutnya Anda dapat memisahkan arsip yang rusak berat, sedang, dan ringan untuk memudahkan penanganan lebih lanjut.
Identifikasi, yaitu mengidentifikasi arsip rusak berdasarkan berat kerusakannya, sehingga diketahui dapat diperbaiki di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DISPUSIPDA) setempat atau tidak.
Penyemprotan cairan kimia, yaitu penyemprotan arsip ke cairan alkohol atau etanol untuk menghindari tumbuhnya jamur dan membunuh bakteri yang menempel akibat banjir.
Pemisahan lembar arsip, merupakan proses menguraikan atau memisahkan per lembar arsip yang lengket satu sama lain agar tinta yang menempel tidak luntur.
Restorasi, yaitu proses perbaikan arsip atau restorasi arsip ke ahli restorasi jika merasa diperlukan. Anda bisa menggunakan layanan yang disediakan oleh PrimaDoc, karena layanan ini dapat mengembalikan serupa dengan arsip aslinya yang rusak karena banjir agar data yang ada dalamnya dapat diselamatkan dan digunakan kembali.

PrimaDoc sebagai Solusi Penyelamatan Arsip Rusak

Mungkin Anda telah mencoba semua tips menyelamatkan arsip rusak di atas, tapi tidak ada yang berhasil. Jika sudah demikian, maka alih media arsip fisik menjadi digital dapat menjadi solusinya. Anda dapat mempercayakan alih media arsip kepada PrimaDoc, karena perusahaan ini tidak hanya terpercaya dalam pengelolaan arsip digital tapi juga dapat membantu dalam preservasi dan konservasi dokumen atau arsip. Jadi, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan arsip rusak karena banjir.Selain itu, PrimaDoc juga dilengkapi dengan aplikasi web based yang dapat Anda akses di mana saja, sehingga Anda dapat memantau keluar-masuk arsip digital atau fisik yang digunakan. Dengan demikian, Anda dapat meminimalisir risiko arsip rusak karena banjir atau juga dicuri. Jadi, siap untuk mencegah arsip rusak bersama PrimaDoc? Hubungi di sini untuk mencari tahu selengkapnya!