Tidak punya SDM untuk Mengelola Arsip? Serahkan kepada Jasa Pengelolaan Arsip!

Bagi perusahaan yang terpaksa memberhentikan pegawai karena kondisi perekonomian saat ini, maka jasa pengelolaan arsip dapat menjadi solusi untuk mengisi kekosongan SDM kearsipan. Apalagi mengingat penghasilan yang menurun karena pandemi COVID-19 yang menyerang seluruh Indonesia, maka banyak perusahaan yang berusaha bertahan dengan meminimalisir jumlah SDM untuk mengelola arsip yang dimiliki.

Akan tetapi, belum semua perusahaan memahami pentingnya jasa pengelolaan arsip seperti yang dimiliki PrimaDoc untuk menyelamatkan dokumen yang dimiliki. Oleh karena itu, penting rasanya agar Anda mengetahui terlebih dahulu tentang solusi yang ditawarkan PrimaDoc untuk membantu Anda dalam menghadapi pandemi dengan lebih efisien. Bagaimana caranya? Berikut adalah ulasan selengkapnya!

Mengenal Komponen Kearsipan yang Diatur oleh Jasa Pengelolaan Arsip

Dengan absennya SDM untuk mengelola arsip, keberadaan jasa pengelolaan arsip sangatlah penting untuk mengelola bagian kearsipan perusahaan atau juga instansi pemerintahan. Untuk itu, Anda perlu memahami terlebih dahulu beberapa komponen yang diatur oleh vendor penyedia jasa pengelolaan arsip. Adapun komponen tersebut meliputi:

• Sistem, merupakan komponen utama yang harus diperhatikan oleh penyedia jasa pengelolaan arsip, karena sistem yang Anda gunakan untuk mengelola arsip harus mengikuti perkembangan teknologi, sehingga pengelolaan arsip Anda menjadi lebih baik. Beberapa elemen pendukung seperti ketersediaan sarana dan prasarana, sistem indexing, hingga kebutuhan alih media arsip dapat diakomodir oleh PrimaDoc.

• Sumber daya manusia, adalah komponen lain yang tidak kalah penting dari kearsipan perusahaan atau instansi pemerintahan. Dengan adanya jasa pengelolaan arsip dari PrimaDoc, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan kekurangan SDM karena pengaruh pandemi, karena PrimaDoc memiliki tim profesional yang siap mengelola arsip Anda setiap waktu.

• Pengukuran anggaran, termasuk ke dalam anggaran untuk pengadaan hingga alih media arsip, akan dijelaskan di awal oleh PrimaDoc. Dengan begitu, tujuan penghematan anggaran tetap dapat tercapai dalam menghadapi pandemi.

Manfaat dari Menggunakan Jasa Pengelolaan Arsip PrimaDoc

Selain mengenal beberapa komponen yang diatur di atas, Anda juga perlu mengetahui beberapa manfaat yang diperoleh jika menggunakan solusi dari PrimaDoc sebagai pengganti SDM untuk mengelola arsip. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

• Dapat menyimpan arsip dengan lebih maksimal, karena PrimaDoc dilengkapi dengan solusi warehousing bagi Anda yang masih membutuhkan dokumen fisik untuk kebutuhan bisnis atau juga pengelolaan pemerintahan.

• Pengelolaan dokumen digital jadi lebih mudah, berkat adanya aplikasi Document Management System (DMS) berbasis website dari PrimaDoc, Anda juga dapat mengelola dokumen secara online tanpa perlu melakukan instalasi khusus pada komputer atau laptop, cukup dengan terhubung melalui jaringan internet.

• Pencarian dokumen yang lebih cepat, karena aplikasi DMS dari PrimaDoc memungkinkan agar Anda dapat mencari dokumen digital atau letak dokumen fisik dengan fitur pencarian berbasis keyword, maka penemuan kembali informasi jadi lebih efisien dan efektif.

• Mengatur Jadwal Retensi Arsip (JRA) dengan maksimal, khususnya dalam menghitung waktu penyusutan bagi dokumen yang sudah habis nilai gunanya dan harus dihancurkan mengikuti dengan pedoman yang diterapkan oleh pemerintah dan mematuhi protokol kesehatan.

• Keamanan dokumen lebih terjamin saat pandemi, karena solusi DMS PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur enkripsi data. Dengan begitu, pihak luar tidak akan dapat membuka dokumen dan mencuri informasi yang Anda miliki.

• Kemudahan dalam alih media arsip, yang ditujukan bagi Anda yang ingin beralih menggunakan dokumen digital, dengan sistem yang tepat dan tim profesional dari PrimaDoc yang akan membantu Anda dalam menentukan sistem pengarsipan sesuai kebutuhan.

Itulah tadi beberapa hal yang perlu Anda ketahui dari jasa pengelolaan arsip yang dimiliki oleh PrimaDoc. Dengan adanya PrimaDoc, kebutuhan SDM untuk mengelola arsip dapat dipenuhi dengan biaya yang lebih kompetitif dan efisien. Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan temukan solusi pengelolaan arsip bagi organisasi yang Anda kelola! (Pradana)