Menentukan Waktu Peminjaman Dokumen pada Aplikasi PrimaDoc

Aktivitas perusahaan atau instansi pemerintahan yang terus meningkat tentu berhubungan erat dengan proses peminjaman dokumen, tetapi tidak semuanya mampu menyediakan cara peminjaman yang mudah dan juga dapat diandalkan. Apalagi jika Anda belum mengoptimalkan penggunaan teknologi dengan melakukan alih media dokumen, tentunya SOP yang tepat dan dapat mudah dimengerti mutlak diperlukan.

Oleh karena itu, bagi Anda yang sebelumnya telah mengetahui cara mengatur hak akses pada aplikasi DMS dari PrimaDoc, maka informasi mengenai cara menentukan waktu peminjaman dokumen ini penting untuk diketahui. Dengan begitu, Anda dapat memanfaatkan setiap informasi yang tersimpan dengan lebih optimal. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apa yang Dimaksud dengan Peminjaman Dokumen?

Perlu Anda ketahui, pada dasarnya peminjaman dokumen atau arsip merujuk pada proses keluarnya dokumen dari file penyimpanan, baik berbentuk dokumen fisik maupun digital, yang dipinjam oleh pimpinan departemen, sesama rekan kerja, hingga pimpinan perusahaan yang berada di dalam organisasi yang sama (Diani dan Suwanto, 2018). Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa peminjaman dokumen yang dimaksud dalam dunia kearsipan hanya terbatas pada dokumen aktif dan inaktif dari organisasi yang Anda kelola saja, bukan untuk dipinjamkan kepada pihak eksternal perusahaan, mengingat sifatnya tertutup.

Pentingnya Mengatur Waktu Peminjaman Dokumen

Setelah mengetahui secara sekilas mengenai pengertian peminjaman dokumen, Anda juga perlu memahami tentang pentingnya SOP yang mengatur tentang tata cara dan waktu peminjaman dokumen. Adapun beberapa hal yang menjadi alasan untuk mengatur peminjaman dokumen adalah:

Meminimalisir risiko kehilangan, karena dokumen yang dimiliki perusahaan rentan terselip atau juga lupa dikembalikan, maka pengaturan tentang jangka waktu maksimal peminjaman dokumen perlu diperhatikan oleh bagian kearsipan perusahaan Anda.

Mengoptimalkan penggunaan dokumen, sehingga dapat digunakan oleh lebih banyak departemen untuk kebutuhan pengambilan keputusan dan juga mendukung kegiatan operasional perusahaan.

Dapat dicari dengan mudah saat sewaktu-waktu dibutuhkan, khususnya jika berhubungan dengan aktivitas yang membutuhkan legalitas di mata hukum, maka pengaturan peminjaman dokumen sangat dibutuhkan agar pencarian dokumen dapat dilakukan dengan cepat.

Mendukung gerakan tertib arsip, yang bertujuan untuk menciptakan kesadaran masyarakat mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik, dan proses peminjaman arsip atau dokumen adalah salah satu komponen yang dapat mendukung gerakan tersebut.

Cara Mengatur Jangka Waktu Peminjaman Dokumen

Bagi Anda yang berencana untuk beralih atau telah menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc sebelumnya, maka cara mengatur waktu peminjaman pada aplikasi PrimaDoc sangat penting untuk diketahui. Adapun beberapa langkah yang perlu Anda lakukan untuk mengatur peminjaman dokumen dapat dijelaskan sebagai berikut:

Mengunggah dokumen melalui aplikasi PrimaDoc

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memastikan agar dokumen yang akan diunggah adalah dokumen dengan informasi yang tepat. Oleh karena itu, pastikan agar mengunggah dokumen yang telah diotentikasi terlebih dahulu oleh pimpinan departemen atau perusahaan. Hal ini juga dapat Anda lakukan dengan mencentang kolom ‘persetujuan’ pada aplikasi PrimaDoc agar atasan Anda dapat segera memeriksa dokumen tersebut.

Mengisi deskripsi konten

Setelah dokumen selesai diunggah, Anda perlu mengisi kolom ‘deskripsi konten’ sebagai rangkuman informasi tentang dokumen tersebut. Penjelasan tentang cara mengisinya juga telah PrimaDoc bahas pada artikel sebelumnya dan dapat Anda akses di sini.

Mengatur masa retensi dokumen

Retensi dokumen adalah masa penyimpanan dokumen pada server PrimaDoc, yang perlu Anda isi untuk memastikan agar dokumen tersebut dapat digunakan untuk jangka waktu tertentu.

Mengisi kolom peminjaman dokumen

Pada aplikasi PrimaDoc terdapat dua pilihan pengaturan untuk dokumen yang dapat dipinjam oleh user, untuk dokumen digital dan juga fisik. Keduanya memiliki cara yang sedikit berbeda, yaitu:

Dokumen digital: Anda dapat mengaturnya dengan mengisi kolom ‘Batas Waktu Peminjaman Dokumen (Menit)’ untuk peminjaman dokumen tertentu sebelum dikembalikan. Anda dapat mengisinya dengan angka numerik, contohnya seperti ‘120 menit’ atau ‘60 menit’.

Dokumen fisik: Untuk peminjaman dokumen fisik, Anda dapat mengisi kolom ‘Batas Waktu Peminjaman (hari)’, karena jenis dokumen ini biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk digunakan. Sama seperti cara sebelumnya, Anda dapat mengisinya dengan angka numerik untuk menentukan jangka waktu peminjaman, misalnya ‘7 hari’ atau ‘14 hari’.

Menyimpan data

Setelah Anda mengatur jangka waktu peminjaman dokumen, selanjutnya Anda hanya perlu klik ‘simpan’ untuk memastikan agar dokumen tersebut telah tersimpan. Setelah tersimpan, perintah jangka waktu peminjaman arsip atau dokumen telah aktif.

Itulah tadi penjelasan mengenai cara menentukan jangka waktu peminjaman dokumen yang dapat Anda terapkan pada aplikasi DMS dari PrimaDoc. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi mutakhir dari PrimaDoc ini? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk info selengkapnya! (Pradana)