5 Manfaat Digitalisasi Arsip Bagi Perusahaan Migas

Kata digitalisasi kini semakin mudah ditemui dalam berbagai sektor masyarakat. Banyak layanan dan produk yang kita nikmati kini beralih atau memanfaatkan teknologi digital, termasuk dalam hal penyimpanan arsip yang mulai banyak beralih ke dalam bentuk digital. Manfaat digitalisasi arsip yang secara langsung ataupun tidak langsung diperoleh, menjadi alasan utama dari munculnya fenomena tersebut. 

Manfaat digitalisasi arsip semakin banyak diakui oleh berbagai pihak, salah satunya oleh perusahaan migas, khususnya dalam memberikan efektivitas dan efisiensi yang melebihi sistem pengarsipan konvensional. Mulai dari penghematan sumber daya hingga kecepatan akses menjadi manfaat digitalisasi yang layak untuk dipertimbangkan. Penjelasan selengkapnya mengenai manfaat digitalisasi arsip pada perusahaan migas kami uraikan di bawah ini!

Dapat diakses kapan pun dan dimana pun

Manfaat digitalisasi arsip yang paling terasa yaitu akses pada data yang menjadi jauh lebih fleksibel dibandingkan metode konvensional. Karyawan dapat mengakses data digital dimanapun dan kapanpun melalui berbagai device yang memiliki izin akses. Jika sebelumnya akses pada dokumen hanya terbatas pada jam kerja dan area kantor, kini dengan digitalisasi arsip, karyawan dapat mengaksesnya melalui gadget, laptop dan berbagai media tanpa harus ke kantor maupun terikat jam kerja. 

Mempengaruhi digitalisasi sistem selainnya di perusahaan 

Digitalisasi arsip dapat memancing digitalisasi sistem layanan selainnya, sebab satu bidang didigitalisasi akan mensyaratkan data-data yang lainnya ikut didigitalkan agar seluruh informasi dan sistem ini dapat berjalan dan saling terhubung dengan baik. Dengan dimikian manfaat digitalisasi arsip perusahaan dapat menjadi stimulus reformasi digitaliasasi seluruh sistem yang ada. 

Memudahkan dalam berbagi informasi 

Informasi di dalam dokumen yang sudah dialihkan menjadi bentuk digital akan lebih mudah dikirim dan dibagikan. Pegawai cukup mengirimkan tautan link ataupun file secara langsung kepada pegawai yang lain saat dibutuhkan. Manfaat digitalisasi arsip ini juga dapat membangun budaya saling berbagi informasi terbaru kepada rekan kerja lainnya. Pegawai tidak perlu membawa berkas kertas berlembar-lembar, cukup mengirimkan link yang dapat diakses semua orang. Manfaat digitalisasi arsip yang satu ini akan sangat terasa, khususnya bagi perusahaan migas yang mengelola banyak data mentah setiap harinya. 

Mempercepat respon

Salah satu manfaat digitalisasi arsip yang tidak kalah pentingnya adalah meningkatkan performa perusahaan migas dalam memberikan tanggapan yang cepat atas berbagai perubahan pasar. Digitalisasi arsip berkontribusi dalam memberikan kemudahan akses ke data-data pendukung yang diperlukan dalam merespon perubahan pasar maupun perubahan lainnya perlu ditangani dengan cepat. Saat data dan arsip masih dikelola secara konvensional, proses pencarian data memakan waktu yang jauh lebih lama dan respon manajemen pun akhirnya diberikan lebih lambat. 

Menghemat biaya operasional pengarsipan 

Data atau arsip yang dikelola di dalam perusahaan migas sangat banyak, karena berasal dari berbagai departemen dan pencatatan data-data mentah sangat besar setiap harinya. Dengan banyaknya data yang perlu diarsipkan, tentu membutuhkan tempat yang besar, perlengkapan penyimpanan yang banyak dan terus bertambah setiap harinya. 

Salah satu manfaat digitalisasi arsip yang akan sangat berdampak pada aspek tersebut adalah adalah menghemat ruang dan biaya yang dibutuhkan untuk pengadaan kertas, alat tulis, alat cetak dan gudang arsip. Data digital tersimpan di dalam server, tidak membutuhkan kertas dan berbagai alat tulis seperti halnya penyimpanan data fisik. 

Lebih aman pada situasi darurat 

Anda dapat membayangkan apa yang akan terjadi pada banyaknya tumpukan arsip yang disimpan bertahun-tahun jika suatu ketika mendadak terjadi bencana alam. Bencana seperti banjir akan menghancurkan dan menghanyutkan arsip-arsip perusahaan. Lebih buruknya lagi, gempa bumi yang meruntuhkan bangun dan kebakaran yang dapat menghanguskan seluruh kertas arsip. 

Apabila bencana-bencana tersebut terjadi dan perusahaan tidak memiliki arsip digitalnya, akan berdampak serius terhadap aktivitas bisnis perusahaan. Data-data penting adalah bagian dari aset perusahaan yang tidak dapat dibiarkan hilang begitu saja. Itulah sebabnya, manfaat digitalisasi arsip dalam menghindarkan dari bencana alam, patut diperhitungkan khususnya untuk membantu perusahaan mengamankan data-data penting dan strategis. Data digital aman tersimpan dan tidak akan hanyut ataupun terbakar. Data digital juga dapat dipulihkan jika terjadi error dan dilindungi oleh password.

Bahkan dalam DMS PrimaDoc, data penting perusahaan juga dapat dilindungi oleh fitur enkripsi. Fitur tersebut akan mengubah arsip yang dicuri atau diakses secara ilegal, menjadi data acak, sehingga sulit untuk diolah lebih lanjut. Perusahaan migas dapat memanfaatkannya untuk melindungi berbagai data penting agar tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. 

Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendiskusikan lebih banyak tentang digitalisasi arsip! (Septiani)