Manfaat Aplikasi PrimaDoc untuk Mengelola Dokumen Instansi Pemerintah yang Lebih Efisien
Manfaat dari solusi aplikasi PrimaDoc tidak hanya dapat dirasakan oleh perusahaan komersial saja, tetapi dimanfaatkan pula oleh banyak instansi pemerintahan. Banyak organisasi yang telah mempercayakan pengelolaan arsip digitalnya kepada PrimaDoc, karena terbukti dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan setiap dokumen.
Meskipun begitu, belum banyak yang mengetahui bagaimana sebenarnya dampak kehadiran aplikasi PrimaDoc bagi instansi pemerintahan. Untuk itu, Anda perlu mengetahui lebih lanjut tentang pengertian dan juga manfaat solusi berbasis teknologi dari PrimaDoc bagi bidang kearsipan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Alasan Instansi Pemerintahan Menggunakan Aplikasi PrimaDoc
Perkembangan teknologi menuntut banyak organisasi untuk berbenah, karena kecepatan sharing informasi menjadi begitu penting. Begitu juga dengan instansi pemerintahan, yang dikenal dengan kerumitan informasi yang harus dikelola dan juga volume dokumen yang tidak sedikit, membutuhkan solusi inovatif untuk membantu penyelenggaraan pemerintahan.
Oleh karena itu, banyak instansi pemerintahan yang telah beralih menggunakan aplikasi PrimaDoc, yaitu sebuah aplikasi Document Management System (DMS) yang dapat digunakan untuk mengelola dokumen digital, khususnya untuk menggantikan proses e-filling yang terkadang cukup rumit digunakan.
Setidaknya ada 3 alasan mengapa instansi pemerintahan mulai beralih menggunakan solusi dari PrimaDoc, antara lain:
- Penggunaan yang lebih mudah dan cepat
Perlu Anda ketahui, aplikasi PrimaDoc hadir dengan interface yang lebih mudah dimengerti, bahkan oleh orang yang awam dengan aplikasi kearsipan sekalipun. Selain itu, aplikasi ini juga tidak membutuhkan instalasi khusus, dapat digunakan secara langsung melalui web browser, sehingga instansi pemerintahan dapat memanfaatkannya untuk monitoring dokumen dari jarak jauh.
- Fitur yang lebih lengkap
Selain interface yang mudah dipahami, fitur yang dimiliki pun sangat lengkap dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan setiap instansi. Mulai dari fitur hak akses, pengaturan retensi dokumen, hingga penulisan deskripsi konten untuk memudahkan penemuan kembali informasi dapat Anda temukan pada aplikasi PrimaDoc. Oleh karena itu, kehadiran fitur yang lengkap sangat cocok untuk kebutuhan instansi pemerintahan yang memiliki otoritas dan kerumitan data yang berbeda antara satu dan lainnya.
- Mengurangi biaya untuk kearsipan
Sebelum adanya teknologi untuk pengelolaan arsip secara online, biasanya departemen kearsipan sebuah instansi pemerintahan memerlukan biaya yang sangat besar, mulai dari perawatan dokumen, pengadaan sarana dan prasarana, hingga sumber daya manusia. Hal ini tidak perlu lagi Anda pusingkan jika menggunakan aplikasi PrimaDoc, karena Anda hanya membutuhkan sebuah ruangan yang digunakan sebagai server penyimpanan dokumen. Instansi pemerintahan tidak perlu lagi membeli kertas dan juga tinta printer, sehingga dapat menghemat anggaran.
Meningkatkan Efisiensi Dokumen dengan Aplikasi PrimaDoc
Jika Anda masih meragukan utilisasi dari aplikasi PrimaDoc untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip, maka Anda perlu mengetahui pula mengenai cara dari aplikasi ini dapat membantu Anda. Beberapa di antaranya meliputi:
- Memangkas waktu temu balik informasi
Temu balik informasi (information retrieval) merupakan proses penemuan kembali informasi untuk kebutuhan sebuah organisasi. Dengan adanya aplikasi PrimaDoc proses ini dapat menjadi lebih cepat. Anda hanya perlu memasukkan kata kunci (keyword) tertentu pada fitur pencarian untuk menemukan dokumen hanya dalam hitungan detik.
- Menghindari kehilangan informasi
Kehilangan dokumen dapat menghambat kinerja instansi pemerintahan. Untuk meminimalisir kejadian tersebut, aplikasi PrimaDoc dilengkapi fitur seperti pengaturan hak akses untuk membatasi tindakan yang dapat dilakukan setiap user dan juga audit trail untuk mengetahui riwayat pengubahan setiap dokumen.
- Tersedia dalam bentuk aplikasi web based
Seperti yang telah sempat disinggung sedikit di atas, PrimaDoc juga menyediakan aplikasi DMS berbasis web browser yang memudahkan monitoring dokumen. Kehadiran aplikasi ini juga penting bagi instansi pemerintahan, karena tidak perlu terhubung dengan internet jika Anda berada di sekitar server. Cukup menggunakan jaringan LAN dan dokumen pun tersedia untuk diakses.
Oleh karena itu, tidak perlu ragu lagi untuk beralih menggunakan aplikasi PrimaDoc untuk membantu peningkatan efisiensi dan efektivitas instansi pemerintahan yang Anda kelola. Kami juga menyediakan aplikasi demo yang dapat Anda coba terlebih dahulu untuk mengetahui manfaat solusi ini. Untuk informasi selengkapnya, hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
