Koordinasi Lebih Lancar dengan Digitalisasi, Meminimalisir Proyek Mangkrak
Terbengkalainya sebuah proyek merupakan salah satu momok paling menakutkan bagi setiap pengusaha konstruksi. Meskipun perusahaan konstruksi telah berusaha untuk meminimalisir proyek mangkrak, hal tersebut masih banyak terjadi di Indonesia. Tidak sedikit proyek pembangunan infrastruktur di Indonesia yang penyelesaiannya molor dari waktu yang ditentukan atau dibiarkan tanpa kejelasan. Bahkan berbagai proyek-proyek besar BUMN juga tidak terhindar dari risiko ini. Buktinya, tercatat pada tahun 2020 saja terdapat 24 proyek mangkrak dengan nilai kerugian mencapai Rp708 triliun.
Mangkraknya sebuah proyek tidak hanya menyebabkan kerugian finansial dalam jumlah besar, namun juga berdampak pada citra dan track record perusahaan konstruksi yang menangani proyek tersebut. Publik akan menilai bahwa perusahaan kurang kredibel dalam menangani proyek, sehingga akan mengurangi kepercayaan pasar secara luas. Meskipun sebenarnya hal tersebut dapat terjadi karena faktor lain. Itulah sebabnya, setiap perusahaan konstruksi perlu menemukan lebih banyak solusi untuk meminimalisir proyek mangkrak.
Faktor Penyebab Terjadinya Proyek Mangkrak
Sebelum menyimpulkan solusi yang tepat untuk meminimalisir proyek mangkrak, penting kiranya memahami faktor utama penyebab terjadinya proyek mangkrak. Jika dilihat secara general, sebenarnya ada berbagai faktor yang menyebabkan terjadinya proyek mangkrak, mulai dari kurangnya perencanaan, permasalahan SDM, kekurangan material, dan sebagainya. Namun jika dilihat secara lebih luas, kurangnya kepercayaan di seluruh rantai pasokan merupakan salah satu masalah yang paling umum ditemukan pada kasus proyek mangkrak.
Dalam suatu pekerjaan proyek, terutama dalam proyek konstruksi berskala besar, kerjasama antar stakeholder di seluruh rantai pasokan sangatlah penting untuk meminimalisir proyek mangkrak. Faktor komunikasi dan koordinasi menjadi hal yang sangat vital dalam pelaksanaanya. Salah satu contoh permasalahan yang muncul akibat kurangnya koordinasi di antara lini rantai pasokan adalah subkontraktor menunda tugas mereka karena khawatir subkontraktor sebelumnya tidak menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu. Kondisi tersebut kemudian mengakibatkan penundaan pekerjaan proyek yang berdampak secara sistemik, sehingga menyebabkan waktu pengerjaan semakin molor dari waktu yang direncanakan di awal.
Cara Meminimalisir Proyek Mangkrak
Melihat bahwa salah satu penyebab utama terjadinya proyek mangkrak adalah koordinasi antar bagian yang tidak berjalan dengan baik, penguatan koordinasi antar bagian dapat dilakukan sebagai upaya untuk meminimalisir proyek mangkrak. Koordinasi proyek yang efektif dapat menjaga kinerja tim tetap sesuai jadwal dan sesuai dengan anggaran. Koordinasi yang baik juga dapat mengetahui berbagai potensi masalah proyek sedini mungkin. Dengan demikian, pemecahan masalah dapat dilakukan sebelum terlambat. Identifikasi risiko kegagalan proyek yang dilakukan dengan lebih cepat dapat memudahkan pengambilan solusi yang lebih efektif.
Pada umumnya, koordinasi antar rantai pasokan dalam pengerjaan proyek kurang berjalan dengan baik karena tidak adanya wadah komunikasi yang mencakup seluruh lini. Koordinasi dan pelaporan data yang dilakukan secara manual menyebabkan lambatnya informasi diterima oleh bagian lain, sehingga membuat respon yang lambat pula. Untuk meminimalisir proyek mangkrak karena hal tersebut, digitalisasi penyimpanan dokumen dapat menjadi solusi untuk memudahkan koordinasi antar departemen.
Bagaimana Digitalisasi Arsip Mampu Meminimalisir Proyek Mangkrak ?
Dalam aplikasi pengarsipan konvensional, data-data proyek dicetak dalam dokumen kertas dan disimpan dalam lemari arsip atau gudang penyimpanan. Hal ini membuat akses dokumen menjadi lebih terbatas oleh aspek ruang dan waktu. Dampaknya, kontrol dan komunikasi antar departemen menjadi lambat. Sedangkan, dengan digitalisasi arsip memungkinkan dokumen-dokumen proyek disimpan dalam satu lokasi terpusat, yang memudahkan akses data dimanapun dan kapanpun. Dengan demikian, koordinasi dapat berjalan lebih lancar dan meminimalisir proyek mangkrak.
Sistem penyimpanan digital memungkinkan dokumen untuk langsung dikirim melalui internet. Pihak yang terkait dapat melakukan pengecekan tanpa harus bertemu secara langsung, atau bahkan dapat mengecek ke dalam penyimpanan arsip jika diberikan hak akses. Misalnya saat rapat engineering, manajer pelaksana dapat mengakses dokumen daftar pekerjaan atau material yang telah direncanakan sebelumnya. Manajer juga dapat dengan mudah mengecek jadwal proyek pada saat rapat pelaksanaan. Proses tersebut tentu saja jauh lebih praktis dan cepat dibandingkan harus mengunjungi lokasi penyimpanan arsip dan mencarinya diantara tumpukan dokumen lain secara manual.
Koordinasi proyek yang berjalan dengan lancar dengan dukungan penyimpanan arsip seperti PrimaDoc, dapat meminimalisir proyek mangkrak. Tidak hanya menghindari kerugian finansial, hal tersebut pun dapat berdampak pada portofolio positif bagi perusahaan, dan menjadi daya saing saat mengikuti tender proyek pada waktu mendatang. Perusahaan konstruksi pun dapat meningkatkan produktivitas para pegawai karena pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan mudah.
Segera diskusikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim marketing PrimaDoc dan wujudkan citra yang semakin positif bagi perusahaan! (Septiani)
