Khawatir Dokumen Penting Hilang? Percayakan Manajemen Dokumen Bersama PrimaDoc!
Kehilangan dokumen dapat berdampak buruk bagi perusahaan Anda. Untuk itu, Anda memerlukan solusi manajemen dokumen yang tepat untuk mencegahnya terjadi.
Permasalahannya, tidak semua perusahaan menyadari terdapat kesalahan pada proses manajemen dokumen yang digunakan, sehingga dibutuhkan pendapat dari pihak eksternal untuk mengetahui apakah pengelolaan dokumen sudah efisien atau belum.
Di sinilah kehadiran vendor kearsipan dapat membantu Anda, karena mereka umumnya memiliki kualifikasi yang tepat untuk menentukan efisiensi dan efektivitas dari kearsipan Anda.
Bagaimana vendor kearsipan dapat membantu manajemen dokumen perusahaan Anda? Simak penjelasan selengkapnya berikut ini!
Faktor Keberhasilan Manajemen Dokumen Perusahaan
Sebelum memilih vendor manajemen dokumen, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai beberapa faktor yang menjadi indikator dari keberhasilan pengelolaan arsip perusahaan.
Beberapa faktor tersebut adalah:
1. Jumlah kejadian kehilangan dokumen yang terjadi pada setiap periode
Manajemen dokumen perusahaan yang baik biasanya memiliki langkah preventif untuk mencegah kehilangan arsip dan dokumen.
Oleh karena itu, jika jumlah kehilangan dokumen pada setiap periode terjadi kurang dari 3 kali, maka dapat dipastikan sistem dan SOP pengelolaan dokumen yang digunakan sudah tepat.
2. Waktu yang dibutuhkan untuk pencarian arsip dokumen
Selain jumlah kejadian kehilangan dokumen yang tidak terlalu banyak, waktu yang dibutuhkan untuk pencarian dokumen juga menjadi indikator keberhasilan manajemen dokumen Anda.
Jika waktu yang dibutuhkan bagi arsiparis untuk mencari dokumen berada di bawah 1 menit, maka dapat dikatakan bahwa pengelolaan dokumen yang Anda gunakan sudah berhasil mengakomodir kebutuhan dari setiap departemen perusahaan.
3. Teknologi yang digunakan untuk pengelolaan dokumen
Apakah Anda masih menggunakan cara konvensional untuk pengelolaan dokumen? Jika iya, maka sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk beralih menggunakan solusi manajemen dokumen yang lebih modern.
Teknologi yang Anda gunakan untuk mengelola dokumen bisa menjadi indikator dari keberhasilan manajemen dokumen perusahaan yang dikelola.
Misalnya, Anda dapat menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) untuk proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen.
4. SDM yang bertugas untuk mengelola dokumen
Untuk mengelola dokumen dibutuhkan kualifikasi khusus yang tidak sembarangan dilakukan. Oleh karena itu, Anda membutuhkan SDM dengan pengalaman pada bidang kearsipan untuk proses manajemen dokumen yang lebih baik.
Jika memungkinkan, Anda juga dapat memulai training dengan staf kearsipan agar mereka menjadi SDM yang lebih unggul untuk menjadikan pengelolaan dokumen perusahaan lebih efektif dan efisien.
Jika tidak, mempercayakan manajemen dokumen kepada vendor seperti PrimaDoc pun dapat menjadi solusi yang perlu Anda pertimbangkan.
Apakah Solusi Manajemen Dokumen dari PrimaDoc Tepat untuk Anda?
PrimaDoc sebagai salah satu vendor kearsipan terkemuka di Indonesia telah dipercaya oleh banyak perusahaan untuk proses manajemen dokumen, dengan pengalaman menangani pengelolaan dokumen dalam berbagai skala sesuai dengan kebutuhan Anda.
Apalagi dengan adanya dukungan teknologi terkini pada setiap layanan yang dihadirkan, tentunya solusi manajemen dokumen bersama PrimaDoc akan lebih optimal untuk membantu Anda menyelesaikan berbagai masalah kearsipan yang dihadapi.
Selain itu, layanan manajemen dokumen dari PrimaDoc juga memiliki kelebihan dibandingkan dengan vendor lainnya, antara lain:
- Kehadiran web based app, yang berfungsi untuk akses dasbor aplikasi DMS PrimaDoc yang dapat dilakukan pada multi devices tanpa perlu instalasi khusus pada komputer atau laptop.
- Tim kearsipan profesional yang berpengalaman, sehingga proses manajemen dokumen dipastikan sesuai dengan aturan berlaku untuk menjadikan penggunaan dokumen lebih optimal.
- Layanan kearsipan pendukung yang lebih lengkap, mulai dari aplikasi DMS untuk pengelolaan dokumen digital, layanan alih media dokumen hingga pemeliharaan dokumen dapat Anda temukan di PrimaDoc.
Jadi, sudah siap untuk mencegah kehilangan dokumen penting dan jadikan manajemen dokumen Anda lebih baik bersama PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga! (Pradana)
