Kenali Kelebihan dan Kekurangan Aplikasi E-Arsip Sebelum Mengimplementasikannya

Penggunaan sistem pengelolaan berbasis aplikasi e-arsip kian menjadi pilihan banyak lembaga maupun perusahaan. Sebelum Anda turut mengadaptasi sistem tersebut, ada baiknya Anda melihat kelebihan maupun kekurangan teknologi ini.

Sebagai bentuk lain dari sebuah arsip, e-arsip atau arsip elektronik merupakan arsip cetak yang telah diubah bentuknya melalui rangkaian proses digitalisasi. Penggunaan arsip dalam format ini kian banyak digunakan di dunia professional lantaran lebih mudah dioperasikan dan dikelola dengan teknologi informasi yang ada saat ini.

Bagi perusahaan maupun organisasi yang belum beralih ke sistem tata kelola digital dengan aplikasi e-arsip mungkin akan kesulitan melihat urgensinya bagi kinerja karyawan maupun perusahaan. Meskipun demikian, mulai mempelajari kelebihan dan kekurangan arsip digital optimal di tempat Anda merupakan langkah yang bijak untuk mengupayakan pengembangan sistem arsip yang strategis.

Oleh sebab itu, mari simak kpoin-poin keuntungan dan kekurangan pengimplemantasian e-arsip berikut ini!

Kelebihan sistem pengelolaan berbasis e-arsip

1. Menciptakan ekosistem arsip yang lebih terpusat

Dengan penyimpanan yang terpusat pada satu ruang penyimpanan digital, Anda tidak akan lagi menjumpai kejadian seperti dokumen yang terpencar-pencar, sulitnya mencari suatu berkas, maupun ruang penyimpanan yang sesak bahkan kurang memadai. Sebab dengan penyimpanan digital seperti cloud, pada aplikasi Document Management System (DMS), segala kendala operasional tersebut dapat langsung dinihilkan dengan fitur-fitur yang terpasang di dalamnya.

2. Meningkatkan kekuatan keamanan

E-arsip yang dikelola dengan aplikasi DMS akan ter-enkripsi di dalam sistem. Proses ini membuat file Anda seperti terkunci dengan dan tidak dapat dilihat secara bebas oleh orang yang tidak memiliki akses resmi. Dengan demikian, kemungkinan terjadinya pencurian data oleh peretas dapat diminimalisasi dengan sangat baik.

3. Solusi untuk pengeluaran yang lebih efisien

Sistem pengarsipan konvensional menuntut Anda untuk selalu menyediakan kertas, tinta, kabinet, hingga sewa gudang, tidak demikian halnya dengan e-arsip. Cukup dengan hanya memiliki sistem pengelolaan berbasis DMS, komputer, dan jaringan internet, Anda dan para karyawan dapat bekerja dengan lebih efektif dan menyalurkan berkas tanpa kendala atau waktu lama!

4. Meningkatkan produktivitas pegawai

Dengan berkurangnya hambatan-hambatan dalam mengelola arsip, staf Anda tentunya dapat lebih fokus pada keterampilan manajemen mereka dan ekosistem di lingkungan kerja Anda dapat lebih kondusif.

5. Kemudahan dalam mengakses, tak perlu meng-install!

Layanan penyedia pengelolaan e-arsip umumnya menyediakan produk dalam bentuk software yang memerlukan pemasangan khusus pada komputer, dan aplikasi yang dapat diakses melalui mesin pencari seperti chrome, Microsoft Edge, dan sebagainya. Di antara kedua jenis produk ini, aplikasi tentunya memiliki keunggulan dalam hal kemudahan. 

Tidak perlu waktu untuk melakukan peng-install-an pada perangkat kantor Anda dan cukup dengan satu klik saja, aplikasi ini sudah langsung dapat Anda gunakan! Salah satu vendor yang menyediakan aplikasi pengelolaan e-arsip ini contohnya adalah PrimaDoc.

Kekurangan sistem pengelolaan berbasis e-arsip dibandingkan arsip konvensional

1. Kebergantungan pada teknologi

Mengimplementasikan teknologi ke dalam sistem operasional tentunya membuat para pegawai Anda secara bertahap mulai membiasakan diri dengan teknologi. Hal ini membuat keterampilan pada hal-hal non digital menjadi berkurang. 

Tak hanya itu, seperti yang kita tahu bahwa teknologi membutuhkan energi listrik untuk beroperasi. Meskipun telah tersedia banyak pilihan perangkat elektronik yang bersifat hemat daya, putusnya aliran listrik perlu menjadi hal yang Anda antisipasi sedini mungkin.

2. Penyalahgunaan informasi oleh oknum

Penyimpanan dokumen secara terpusat, meskipun telah dilengkapi dengan sistem penguncian keamanan tinggi, tetap memiliki kemungkinan terjadinya kebocoran data. Kebocoran data yang sangat mungkin terjadi dalam konteks ini umumnya dilakukan justru oleh oknum orang dalam yang memiliki akses terhadap penyimpanan pusat. Taktik seperti ini sebetulnya sangat mudah untuk dilakukan pelacakan dan penangkapan, Tetapi jenis penyalahgunaan ini tetap perlu diwaspadai.

Sudahkah Anda menemukan jawaban atas keragu-raguan Anda terkait sistem arsip digital berbasis aplikasi? Atau Anda masih memiliki keragu-raguan yang belum dapat sepenuhnya terjawab pada poin di atas? Segera konsultasikan pertanyaan Anda kepada tim profesional PrimaDoc!

Sebagai vendor penyedia layanan Document Management System(DMS) yang telah berpengalaman dan berkomitmen tinggi dalam hal pelayanan, PrimaDoc siap membantu Anda menemukan solusi atas sistem pengarsipan digital, mulai dari tahap inisiasi, eksekusi, hingga monitoring, sehingga Anda tidak perlu risau dalam menerapkan sistem baru ini!

Mulai berkonsultasi dengan tim marketing kami.  (Deanita)