Kelola Dokumen Transaksi Retail Anda dengan Sistem yang Terintegrasi
Dokumen transaksi retail merupakan elemen penting yang perlu dikelola dengan baik, mengingat di dalamnya memuat informasi untuk keberlangsungan bisnis Anda. Sayangnya, belum semua bisnis retail menyadari hal tersebut, sehingga kita masih dapat menemukan bisnis retail yang belum menggunakan sistem pengelolaan dokumen dan arsip yang dapat diandalkan.
Selain itu, dokumen transaksi retail juga penting untuk pembuktian di mata hukum jika sewaktu-waktu Anda diminta untuk melampirkannya. Untuk itu, kehadiran teknologi yang tepat dan terintegrasi dapat membantu Anda untuk mempermudah proses pengelolaannya.
Jadi, bagaimana sebenarnya cara untuk mengelola dokumen transaksi retail yang tepat? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Apa itu Dokumen Transaksi Retail?
Pada dasarnya, dokumen transaksi atau dikenal juga dengan nama lain ‘bukti transaksi’ adalah serangkaian dokumen yang menjadi dasar dari setiap transaksi keuangan, baik yang berasal dari dalam atau juga luar perusahaan.
Oleh karena itu, dokumen transaksi retail dapat diartikan sebagai dokumen milik sebuah perusahaan retail yang berhubungan dengan setiap transaksi yang terjadi pada store, baik yang yang berbentuk transaksi pendapatan atau juga pengeluaran.
Jenis Dokumen Transaksi Retail yang Perlu Anda Ketahui
Saat ini, industri retail mengenal dua jenis dokumen transaksi retail yang masih sering digunakan hingga sekarang, yaitu:
- Dokumen transaksi internal
Dokumen transaksi yang masuk dalam kategori ini biasanya berasal dan dilakukan di dalam perusahaan. Contoh dokumen tersebut adalah nota pertemuan (meeting) dan juga bukti memorial antar departemen internal perusahaan.
- Dokumen transaksi eksternal
Berkebalikan dengan dokumen transaksi internal, dokumen eksternal biasanya memuat informasi mengenai transaksi yang berasal dari luar perusahaan retail. Contohnya seperti faktur nota debit atau kredit, kuitansi, dan juga bilyet giro.
Solusi untuk Mengelola Dokumen Transaksi Retail dengan Lebih Efisien
Perkembangan teknologi telah menjadikan proses pengelolaan dokumen lebih mudah. Salah satunya dengan kehadiran aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc yang dapat digunakan untuk mengelola dokumen transaksi retail secara online.
Aplikasi DMS dari PrimaDoc merupakan sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk pengelolaan dokumen digital, yang sebelumnya telah melalui proses alih media, sehingga semua dokumen telah tersimpan dalam format digital pada sebuah server. Dengan adanya aplikasi ini, Anda tidak lagi membutuhkan pencatatan manual, karena semuanya dapat dilakukan melalui komputer, laptop, atau bahkan tablet PC berkat adanya web based app yang dapat diakses tanpa perlu melakukan instalasi software khusus, cukup menggunakan aplikasi browser yang biasa Anda gunakan.
Bagaimana Aplikasi DMS dapat Membantu Perusahaan Retail?
Perlu Anda ketahui, sebenarnya kekuatan utama dari aplikasi DMS bagi proses pengelolaan dokumen transaksi retail terletak pada integrasi data antar departemen. Hal ini sangatlah penting, mengingat sebuah bisnis retail biasanya melibatkan banyak departemen, mulai dari bagian penyimpanan (inventory), keuangan, hingga kasir.
Belum lagi jika Anda memiliki banyak cabang, tentunya informasi terstruktur dapat membantu Anda dalam memahami lebih dalam mengenai data transaksi dari setiap cabang.
Di sisi lain, pengelolaan dokumen transaksi retail menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc juga memiliki beberapa manfaat, antara lain:
- Tersedia fitur audit trail history, yang dapat Anda gunakan untuk melacak versi sebelumnya dari dokumen yang tersimpan, sehingga Anda dapat menghindari kesalahan pencatatan yang dapat berdampak pada menurunnya pendapatan.
- Information sharing yang lebih cepat, berkat adanya kemampuan integrasi antar departemen, pengiriman dokumen dan informasi juga menjadi lebih cepat, sehingga karyawan Anda menjadi lebih produktif dan efektif dalam mengerjakan tugas yang diberikan.
- Pencarian berdasarkan kata kunci (keyword), yang dapat memudahkan Anda dalam temu kembali informasi yang dibutuhkan untuk berbagai kebutuhan, baik untuk pembuatan laporan keuangan, pengambilan keputusan bisnis, dan masih banyak lagi.
Oleh karena itu, dengan banyaknya manfaat dan juga kemampuan integrasi dari aplikasi DMS PrimaDoc, Anda dapat mengoptimalkan proses pengelolaan dokumen transaksi retail yang dimiliki.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya mengenai solusi ini! (Pradana)
