Kelola Arsip Pemerintahan dengan Tertib, Nikmati Manfaatnya!

Mengelola arsip pemerintahan secara tertib bukanlah pilihan, melainkan kewajiban! Apa manfaatnya bagi instansi pemerintah? Simak selengkapnya di sini!

Kearsipan adalah unit kerja di dalam suatu badan, baik swasta maupun milik pemerintah yang diberi wewenang serta tanggung jawab dalam mengelola seluruh informasi di dalam organisasi tersebut. Oleh karena itu, posisi ini memiliki status yang vital untuk kelangsungan seluruh kegiatan organisasi. 

Arsip pemerintahan yang dikelola secara tertib dan teratur tak hanya akan memperkuat instansi pemerintahan, melainkan juga secara tak langsung mendukung keberhasilan perencanaan kebijakan publik. Sayangnya, tak sedikit kantor pemerintahan yang masih lalai untuk tertib arsip.

Apa itu tertib arsip?

Istilah “tertib arsip” pertama kali dikenal secara luas di Indonesia melalui Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang diperkenalkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN dan RB) pada tahun 2016. Gerakan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran dan pentingnya pengelolaan arsip yang baik bagi instansi pemerintahan, perusahaan, serta seluruh elemen negara. Arsip memegang peranan krusial dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk masyarakat, perusahaan, dan aktivitas bernegara.

Tertib arsip mengacu pada kesadaran dan upaya organisasi dan masyarakat dalam mengelola arsip secara efisien dan sesuai dengan kebutuhan masing-masing, baik dalam konteks pemerintahan, kegiatan komersial, maupun tingkat individu seperti dalam lingkup keluarga. Hal ini karena, selama kelompok maupun individu yang bersangkutan masih menjadi bagian dari masyarakat Indonesia, berbagai jenis dokumen arsip akan sangat diperlukan sebagai kelengkapan administratif suatu kegiatan maupun  kekayaan aset informasi bagi pemilik arsip itu sendiri.

Lalu, apa saja manfaat yang dapat dirasakan instansi Anda dari kearsipan yang tertib? berikut beberapa contohnya.

Kelola arsip pemerintahan dengan tertib dan rasakan 5 manfaat ini!

1. Menjaga rekaman informasi dan historis yang mengandung nilai informasi bagi sebuah organisasi

Tahukah Anda bahwa di era percepatan persebaran informasi dan datafikasi hari ini, arsip merupakan sebuah aset? Rekam jejak kinerja instansi dan kelengkapan data pegawai maupun organisasi apabila dikumpulkan dan dijaga, dapat menjadi sumber pengetahuan di masa kini. Begitu pula dokumen kerja yang hari ini dihasilkan oleh instansi Anda, di masa depan dapat menjadi sumber acuan primer yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari riset, sumber sejarah, dan bahkan eksistensi instansi itu sendiri. 

2. Membantu pengambilan keputusan yang tepat

Data dan rekaman informasi instansi yang terjaga dengan baik, tersusun dalam kategorisasi yang sesuai, dan dilakukan dengan manajemen yang tertib dapat menjadi pusat data yang bernilai. Data ini kelak dapat digunakan sebagai dasar pengambilan kebijakan, pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis, bahkan rancangan untuk pengembangan organisasi maupun program pemerintah. 

3. Meminimalisir kemungkinan arsip hilang atau rusak

Arsip pemerintahan yang dikelola secara profesional dan tertib dapat membantu instansi dalam menjaga keutuhan informasi baik yang aktif maupun yang inaktif. Dengan  indeksasi yang detail dan menyeluruh, dalam penyimpanannya, arsip pemerintahan akan sangat sukar terselip, hilang, apalagi rusak. 

4. Membantu proses temu kembali arsip yang lebih cepat

Tertib arsip pemerintahan juga dapat mempermudah pekerjaan arsiparis dan seluruh pekerja di dalam instansi. Sebab, hal ini berpengaruh terhadap kecepatan proses temu kembali arsip pemerintahan untuk digunakan dalam berbagai keperluan. Manajemen arsip yang tertib indeksasi dan kategorisasi yang tepat membuat arsip mudah dipetakan dalam pencarian dan bahkan, dengan sistem digital, dapat secara presisi ditemukan hanya dengan sekali klik. 

5. Memenuhi amanat undang-undang

Tertib arsip merupakan sebuah kewajiban yang telah dituangkan di dalam berbagai peraturan negara, baik di dalam undang-undang kearsipan maupun peraturan ANRI. pentingnya sebuah tata kelola arsip pemerintahan tak hanya akan berpengaruh terhadap pemilik arsip sendiri, melainkan juga instansi pemerintahan lain bahkan publik. Dengan demikian, patuh pada tertib arsip akan menjadikan instansi Anda sebagai organisasi yang baik di mata hukum. 

Tertib arsip lebih mudah dengan Document management System (DMS)

Melaksanakan tertib arsip pemerintahan di lingkungan aparatur sipil negara perlu dilakukan secara cerdas agar efektif dan tetap efisien secara waktu. Cara paling strategis yang dapat instansi Anda terapkan adalah dengan implementasi sistem kearsipan digital dengan mengintegrasikan Document Management System (DMS), sebuah aplikasi pengelola file elektronik. pasalnya, aplikasi dan sistem digital dewasa ini memungkinkan setiap pengguna komputer untuk melakukan segala hal secara lebih optimal dan mudah, tak terkecuali dalam hal kearsipan. 

Dalam hal fungsionalitas dan kemudahan akses, DMS PrimaDoc menjadi andalan berbagai pihak, swasta maupun pemerintahan selama lebih dari sepuluh tahun. Kini, waktunya Anda dan instansi memulai cara baru  untuk tertib arsip dengan teknologi dan cara terkini. Mulai uji coba DMS di tempat Anda dengan klik tautan demo PrimaDoc ini sekarang juga! (Deanita)