Apakah Keamanan Dokumen Terjamin Jika Menerapkan Sistem Transparan?
Pengelolaan arsip merupakan hal yang sangat penting dalam setiap kegiatan usaha maupun organisasi. Demikian halnya dalam suatu perusahaan konstruksi yang mengelola berbagai dokumen penting yang berkaitan dengan perusahaan maupun proyek. Kemampuan perusahaan untuk mengelola dan menjaga keamanan dokumen menjadi faktor penting untuk menunjang kelancaran pengerjaan proyek yang dipegang perusahaan.
Pada era digitalisasi industri seperti saat ini, teknologi menawarkan pengelolaan dokumen secara digital. Banyak perusahaan yang mulai melakukan digitalisasi arsip karena dianggap lebih efektif dan efisien. Melalui digitalisasi arsip, informasi dari dokumen dapat lebih mudah disimpan. Pencatatan dokumen tidak lagi melibatkan tumpukan kertas dalam jumlah banyak. Selain itu, pengurangan dokumen kertas juga menjadi salah satu alternatif efisiensi bagi perusahaan
Dalam penyimpanannya, arsip digital tidak membutuhkan lemari arsip maupun ruang penyimpanan yang luas. Dokumen dapat disimpan dengan mudah pada sistem penyimpanan terpusat berbasis cloud. Sistem penyimpanan berbasis cloud juga mendorong kemudahan perawatan serta akses dokumen dengan cepat. Faktor kemudahan dan kecepatan akses dokumen menjadi kunci penting dalam menciptakan transparansi dokumen.
Menciptakan Transparansi Dokumen, Apakah Aman?
Ketika perusahaan konstruksi menerapan sistem arsip yang transparan, maka artinya perusahaan mempermudah akses keterbukaan akses kepada pihak-pihak yang terlibat. Dokumen dapat lebih mudah untuk diakses dan dapat diperiksa kapan saja diperlukan. Bahkan dengan sistem penyimpanan berbasis cloud, dokumen dapat diakses dari mana saja, tidak harus melalui komputer kantor.
Transparansi dokumen, tidak terkecuali pada industri konstruksi sangatlah penting dalam menunjang operasional proyek. Keterbukaan akses memudahkan berbagai pihak untuk melakukan kontrol, pengambilan keputusan, hingga menjalankan pertanggungjawaban kepada pihak-pihak yang terlibat.
Sayangnya, kemudahan akses terhadap penyimpanan dokumen tersebut memunculkan kekhawatiran akan aspek keamanan dokumen. Terlebih lagi dengan sistem penyimpanan berbasis cloud, dokumen dapat dengan mudah diakses melalui jaringan internet. Hal tersebut membuat beberapa pihak menganggap sistem keamanan dokumen digital justru lemah dan mudah dicuri. Kebocoran dokumen perusahaan konstruksi yang berisi berbagai data-data yang sensitif, dapat berujung penyalahgunaan yang berdampak buruk bagi perusahaan konstruksi, baik secara finansial maupun non finansial.
Apakah Keamanan Dokumen Digital Lemah?
Apabila dilihat dengan lebih objektif, isu keamanan dokumen tidak hanya terdapat pada sistem penyimpanan arsip digital saja, namun juga pada sistem pengelolaan arsip secara konvensional. Berbagai berita tentang penyimpangan dokumen proyek konstruksi untuk keuntungan pribadi sering muncul dalam berbagai berita, mulai dari proyek swasta hingga proyek nasional. Apakah hal tersebut terjadi pada penyimpanan arsip digital? Umumnya justru masih menerapkan metode konvensional (dokumen cetak).
Meskipun arsip digital menawarkan kemudahan dan kecepatan arsip melalui jaringan internet, faktanya perkembangan teknologi menawarkan berbagai sistem keamanan dokumen yang mumpuni. Meskipun berbasis internet, platform penyimpanan dokumen digital berbeda dengan media sosial yang dapat dengan mudah di akses oleh setiap orang. Manajemen dapat menentukan siapa-siapa saja yang dapat mengakses dokumen.
Pengelolaan akses dapat diatur sedemikian rupa sesuai kebutuhan dan batasan kewenangan masing-masing, mulai dari hanya dapat membaca, memberikan komentar/catatan, atau bahkan dapat melakukan perubahan atau penambahan dokumen. Dengan pengaturan akses ini, keamanan dokumen dapat terjaga dari oknum-oknum yang tidak berwenang.
Berbagai dukungan sistem keamanan lainnya juga dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan keamanan dokumen proyek. Misalnya dengan penerapan sistem password, setiap dokumen yang disimpan dapat dilindungi dengan kombinasi kata sandi yang unik, yang hanya dapat diketahui oleh pemilik akses. Dengan demikian, pihak lain yang tidak berwenang tidak dapat mengakses dokumen dan menyalahgunakannya.
Selain fitur password, keamanan dokumen juga dapat dilindungi dengan sistem enkripsi dokumen seperti fitur PrimaDoc. Ketika sebuah dokumen dienkripsi, data-data/informasi yang terkandung didalamnya secara otomatis berubah menjadi acak saat diakses secara ilegal. Dengan demikian, pihak lain yang mengakses dokumen secara ilegal tidak dapat melihat dan membaca informasi yang ada didalamnya. Untuk dapat membuka dokumen tanpa mengacak data yang ada didalamnya, akses dokumen harus menggunakan kunci deskripsi.
Perusahaan dapat memperoleh berbagai fitur keamanan saat menerapkan sistem penyimpanan PrimaDoc. Dokumen penting perusahaan dapat dilindungi dengan fitur enkripsi dan manajemen akses. Selain itu juga tersedia beragam fitur yang sangat membantu proses pengelolaan arsip aktif, inaktif hingga retensi. Jangan ragu untuk mendiskusikan lebih banyak dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)
