Jasa Alih Media Arsip PrimaDoc Menggunakan Teknologi Scan OCR

Optical Character Recognition (OCR) merupakan teknologi yang dapat mendeteksi dan mengonversi teks dari dokumen cetak atau file gambar dengan format PDF, JPG, PNG, dan TIFF. Saat ini, teknologi OCR sudah diadopsi pada alat scanner (pemindai). Berbeda dengan scanner pada umumnya yang menghasilkan file digital dalam bentuk gambar, teknologi scan OCR dapat menghasilkan file teks yang bisa dikelola dengan aplikasi pengolah teks. 

Di era digital, digitalisasi arsip bukan merupakan sebuah pilihan, tetapi menjadi sebuah keharusan untuk dapat menciptakan efisiensi proses bisnis. Pengelolaan arsip cetak tidak hanya menghabiskan banyak waktu, tetapi juga menuntut ruang penyimpanan yang luas dan mengakibatkan biaya yang signifikan. Dengan mengadopsi arsip digital, perusahaan dapat menciptakan efisiensi dalam pengelolaan data, mempercepat akses informasi, dan mengurangi beban biaya operasional terkait penyimpanan fisik.

Pengertian dan Cara Kerja Teknologi Scan OCR

Teknologi scan OCR adalah suatu sistem yang memungkinkan pengenalan dan konversi teks dari dokumen fisik atau gambar menjadi bentuk digital yang dapat dibaca oleh aplikasi pengolah teks. OCR memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi karakter huruf, angka, dan simbol dari gambar atau teks yang dipindai, mengubahnya menjadi teks yang dapat diakses dan diolah secara elektronik.

Ketika dokumen fisik dipindai menggunakan scanner ini, perangkat lunak OCR akan bekerja untuk mengenali teks pada gambar hasil pemindaian. Hal ini memungkinkan dokumen yang awalnya berbentuk cetak atau tulisan tangan menjadi data digital yang dapat diedit, dicari, dan disimpan dalam format yang lebih efisien.

Penerapan OCR memiliki berbagai kegunaan, seperti mempercepat proses alih media arsip, meningkatkan akurasi pengenalan karakter, dan mendukung digitalisasi arsip sesuai dengan informasi yang tercantum pada arsip cetaknya. Dengan teknologi scan OCR, hasil alih media tidak melulu tersimpan dalam format gambar (PDF, JPG, JPEG), tetapi juga bisa menghasilkan dokumen digital text.

Mengapa PrimaDoc Menggunakan Teknologi Scan OCR?

Di PrimaDoc, proses alih media arsip dilakukan dengan menggunakan scanner berteknologi OCR. Kami memahami bahwa keputusan Anda untuk melakukan alih media arsip merupakan sebuah upaya untuk menciptakan efisiensi dan kemudahan dalam pengelolaan arsip. Sayangnya, proses alih media arsip pada umumnya justru menghasilkan file digital dalam format gambar. Padahal, mayoritas dokumen perusahaan mengandung informasi berupa teks.

Data dan informasi teks yang disimpan dalam bentuk gambar akan menyulitkan pengelolaan data kedepannya. Teks pada dokumen gambar tidak bisa langsung diedit, sehingga menyulitkan proses editing jika memang diperlukan. Informasi teks yang disimpan pada gambar juga hanya bisa ditemukan dengan mencarinya berdasarkan nama dokumen. Padahal, tidak semua karyawan mengingat nama setiap file yang mereka simpan. Ini tentu akan menghambat proses pengolahan data dan menghambat produktivitas kerja karyawan.

Dengan teknologi scan OCR yang kami gunakan, setiap karakter dalam foto dokumen akan terdeteksi sebagai teks. Ini akan memudahkan proses editing kembali. Anda tidak perlu mengetik ulang setiap tulisan yang ada pada dokumen gambar, atau menggunakan aplikasi tambahan untuk mengkonversinya menjadi dokumen teks.

Alih media arsip yang dilakukan dengan scanner berteknologi OCR juga akan memudahkan pencarian dokumen dalam sekali klik. Teknologi ini memungkinkan proses pencarian dokumen dapat memindai hingga ke dalam konten dokumen, sehingga dokumen dapat ditemukan dengan lebih mudah, cepat dan akurat. Anda dapat memasukan kata kunci topik informasi atau data untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan. Bersama jasa alih media arsip PrimaDoc, dokumen digital Anda bukan sekadar gambar, tapi data yang mudah ditemukan dan diolah kembali.

Jaminan Kualitas dan Kerahasiaan

Penggunaan teknologi scan OCR bukanlah satu-satunya keunggulan layanan yang kami miliki. Di PrimaDoc, proses alih media arsip dilakukan oleh tim kearsipan profesional yang telah mendapat sertifikasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Ini menjadi jaminan hasil alih media yang optimal. Selain kualitas, kami juga berkomitmen untuk menjaga integritas dan keamanan data. Kami memahami betapa pentingnya menjaga kerahasiaan informasi pada dokumen yang kami tangani. Oleh karena itu, setiap tim kearsipan PrimaDoc senantiasa menjunjung integritas dalam bekerja.

Perusahaan Anda tidak perlu mengkhawatirkan masalah keamanan data strategis dalam arsip yang dialihmediakan. PrimaDoc hanya menugaskan arsiparis yang sudah bersertifikat dan berintegritas dalam layanan kearsipan. Demi keamanan data perusahaan, PrimaDoc siap sediakan NDA sebelum proses alih media. PrimaDoc memastikan arsip Anda aman, terjaga integritasnya, dan berkualitas tinggi setelah dialihmediakan.

Ingin berdiskusi lebih banyak tentang layanan alih media arsip PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)