Jangan Sampai Arsip Perusahaan Anda Bernasib seperti Samsung!
Sepanjang tahun 2022, tidak kurang dari dua kali kasus kebocoran data Samsung terjadi. Berita ini cukup menggemparkan dan meresahkan banyak orang. Terlebih Samsung adalah perusahaan besar dengan jutaan konsumen yang tersebar di berbagai negara termasuk Indonesia. Kebocoran arsip perusahaan yang dialami Samsung berkenaan dengan data pribadi pengguna dan informasi strategis perusahaan. Kedua arsip perusahaan tersebut sangat vital untuk perusahaan dan juga konsumen.
Dilansir dari inet.detik.com, data pengembangan produk Samsung yang masih rahasia dan berbagai arsip perusahaan penting tersebut bocor karena oknum karyawan yang mampu mengambil data dengan memanfaatkan celah keamanan. Sementara kebocoran data pengguna Samsung dilakukan oleh peretas ahli. Kedua musibah ini sangat disayangkan karena terjadi di perusahaan sebesar Samsung. Meski mereka telah berjanji akan menangani ini dan meningkatkan keamanan, hal tersebut tentu saja mempengaruhi tingkat kepercayaan konsumen.
Arsip perusahaan apa saja yang dapat dicuri?
Arsip perusahaan yang rentan dicuri sangat banyak. Apapun yang berbau arsip perusahaan dan bersifat strategis rahasia, pasti menjadi incaran dan rawan pencurian. Arsip mengenai rancangan produk terbaru, strategi dagang jangka panjang, strategi bersaing dengan kompetitor, data pelanggan, data penjualan, semuanya merupakan arsip perusahaan yang sangat sensitif. Oleh sebab itu, semuaya harus dikelola dengan sebaik-baiknya, dirawat, disimpan dan dijaga keamanannya agar tidak bocor ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
Kerugiaan yang dialami perusahaan karena kebocoran arsip perusahaan
Jika dibuat daftar kerugian perusahaan sedetail mungkin, jumlahnya pasti akan sangat banyak dan dampak kerugiannya sangat sistemik untuk masa depan perusahaan. Berikut ini kami uraikan beberapa diantaranya:
1. Kalah persaingan bisnis
Tidak ada bisnis yang bebas dari persaingan dagang, terutama pada produk-produk dengan permintaan yang tinggi di pasar. Persaingan bisnis yang semakin ketat mendorong setiap pengusaha memeras habis pikirannya untuk merumuskan strategi pemasaran yang hebat. Tidak jarang pelaku bisnis menempuh hal-hal tidak terpuji dengan pencurian data pesaing agar dapat selangkah lebih maju mengalahkan pesaing. Jika arsip perusahaan kita bocor di tangan pesaing bisnis, arsip tersebut dapat dimanfaatkan oleh pesaing untuk mengalahkan kita.
2. Kehilangan kepercayaan konsumen
Tidak hanya data mengenai strategi dagang, rumusan produk baru atau data penjualan saja yang rawan bocor, namun juga data konsumen kita. Data konsumen dapat berupa hal paling umum hingga hal yang paling sensitif. Jika data ini bocor, kepercayaan konsumen terhadap perusahaan akan berkurang. Seperti dalam kasus Samsung yang kebocoran data pelanggannya, jika tidak segera diselesaikan dan menjamin data akan aman, kepercayaan konsumen akan terus menurun. Sangat mungkin jika akhirnya mereka akan berbondong berpindah ke produk kompetitor.
3. Sumber daya yang digunakan untuk pengembangan produk akan sia-sia karena bocor
Selalu ada sumber daya yang harus dikeluarkan untuk meneliti dan meluncurkan produk baru. Kerahasiaan arsip perusahaan pada tingkatan ini sangatlah tinggi. Jika terjadi kebocoran data pada pengembangan produk ini, seluruh energi dan sumber daya yang dikeluarkan untuk penelitian akan sia-sia, khususnya jika data-data strategis tersebut telah berpindah tangan ke kompetitor.
4. Alternatif solusi untuk mencegah kebocoran arsip perusahaan
Tidak satupun dari kita yang menginginkan kerugian itu terjadi. Itulah sebabnya, sebelum arsip perusahaan bocor atau hancur, tim manajemen perlu mencari solusi untuk mengelola semua arsip tersebut dengan baik dan benar.
Apa yang bisa dilakukan?
1. Membentuk tim internal yang khusus menangani keamanan arsip perusahaan
Mau tidak mau perusahaan harus memiliki tim khusus yang berisi orang-orang ahli dalam pengarsipan dan menjaga keamanan arsip perusahaan. Untuk membentuk tim ini, Anda dapat merekrut karyawan baru yang ahli atau melatih karyawan lama agar menguasai skill tersebut. Kedua pilihan ini tentu memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing.
2. Bekerja sama dengan penyedia jasa pengelolaan arsip yang profesional
Jika opsi pertama dirasa masih terlalu berat karena banyak yang harus dipersiapkan, jangan khawatir karena Anda memiliki opsi kedua yaitu bekerja sama dengan perusahaan penyedia jasa pengarsipan yang sudah profesional seperti PrimaDoc. Anda dapat mengurangi beban pikiran mengenai tanggung jawab pengarsipan karena sudah diserahkan kepada partner yang lebih ahli. Pengarsipan data perusahaan jadi lebih rapi dan aman karena tim PrimaDoc berkompeten dan telah memiliki sertifikasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Anda dapat berkonsultasi langsung dengan tim marketing PrimaDoc untuk mengetahui berbagai solusi layanan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Tim kami siap memberikan dukungan terbaik melalui jasa pengelolaan arsip yang profesional dan terpadu! (Septiani)
