Jangan Dibiarkan, Inilah Tanda Pengelolaan Arsip Perusahaan Anda Belum Berjalan Efektif
Berbagai informasi dan data yang tercatat dalam arsip perusahaan dapat memiliki nilai yang sangat penting bagi keberlangsungan perusahaan misalnya seperti legalitas, dokumen rencana strategis perusahaan, data karyawan, data keuangan, dan sebagainya. Tidak hanya itu, arsip perusahaan merupakan sumber informasi yang dibutuhkan bagi manajemen dalam melakukan analisisa dan mengambil keputusan.
Pengelolaan arsip merupakan hal yang sangat penting. Ketika manajemen arsip di sebuah perusahaan tidak berjalan efektif, hal ini dapat menimbulkan masalah yang serius bagi perusahaan. Oleh sebab itu, mengevaluasi sistem manajemen arsip di perusahaan Anda merupakan salah satu prioritas yang harus dilakukan. Berikut kami paparkan lebih lanjut beberapa tanda pengelolaan arsip perusahaan masih belum efektif.
Arsip Perusahaan Lapuk atau Dimakan Rayap
Meskipun arsip telah disimpan di dalam gudang penyimpanan atau lemari arsip yang rapat, Anda tetap perlu dirawat guna menjaga kondisi dan kerapian arsip. Oleh sebab itu, Anda harus melakukan perawatan arsip secara rutin, baik sekadar merapikan arsip, membersihkan debu, ataupun mengecek kondisi ruangan.
Namun faktanya, tidak semua perusahaan memiliki sumber daya untuk melakukan pengelolaan arsip secara rutin. Tidak sedikit yang membiarkan dokumen menumpuk begitu saja di gudang dalam kurun waktu yang lama. Hal ini bisa berakibat pada kerusakan dokumen dan informasi yang ada didalamnya. Akan menjadi masalah besar ketika dokumen yang rusak merupakan dokumen yang bersifat penting seperti surat legalitas.
Kerusakan dokumen karena dimakan hama seperti rayap maupun kecoa faktanya dapat terjadi di mana saja apabila pengelolaan arsip tidak berjalan dengan baik. Seperti misalnya pada sebuah Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil). Seperti yang diberitakan tribunnews.com, puluhan ribu dokumen kependudukan sebuah kabupaten di provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, yang meliputi akta kelahiran, akta kematian, hingga akta pernikahan rusak karena dimakan rayap dan kecoa. Padahal dokumen-dokumen tersebut sudah disimpan di gudang arsip yang tertutup.
Arsip Mudah Rapuh, Berjamur, atau Lembab
Arsip yang disimpan di dalam gudang kondisinya sangat dipengaruhi oleh ruangan. Ruangan yang terlalu panas dapat menyebabkan arsip kertas menjadi kering dan mudah rapuh. Sebaliknya, ruangan yang lembab dapat menyebabkan kertas menjadi basah dan rusak ataupun berjamur. Jika arsip perusahaan Anda pernah atau bahkan sering menjadi rapuh, basah, atau berjamur, hal ini menjadi indikasi bahwa sistem pengelolaan arsip di perusahaan Anda masih belum sesuai.
Dokumen Sering Terselip atau Hilang
Dalam menjalankan aktivitasnya, perusahaan pasti akan menghasilkan berbagai informasi dan dokumen baru setiap harinya. Mulai dari catatan produksi, penjualan, pembelian, presensi karyawan dan sebagainya. Hal ini akan membuat jumlah dokumen yang harus disimpan perusahaan menjadi semakin banyak seiring dengan berjalannya waktu.
Ketika sistem pengelolaan arsip tidak berjalan dengan efektif, arsip di gudang penyimpanan akan menumpuk tak terawat. Hal ini seringkali membuat beberapa arsip sering terselip, tercecer, atau bahkan hilang. Jika hal ini terjadi, maka Anda perlu segera mengevaluasi sistem pengelolaan arsip yang dijalankan dan mencari solusi pengelolaan yang jauh lebih efektif.
Karyawan kesulitan menemukan dokumen
Pengelolaan arsip yang buruk akan menimbulkan tumpukan dokumen di gudang penyimpanan yang tidak tertata. Hal tersebut membuat karyawan kesulitan menemukan dokumen jika diperlukan. Faktanya, masalah ini dialami oleh mayoritas perusahaan dengan dokumen cetak. Dilansir dari scandocimaging.com, penelitian Garter menemukan bahwa para profesional menghabiskan 18 menit hanya untuk mencari sebuah dokumen. Anda tentu tidak menginginkan masalah arsip ini menghabiskan waktu kerja karyawan, bukan?
Penyalahgunaan Arsip oleh Oknum
Setiap perusahaan pasti memiliki dokumen yang bersifat rahasia. Sayangnya, pengelolaan arsip yang tidak memiliki sistem keamanan penyimpanan memungkinkan dokumen-dokumen tersebut dicuri dan disalahgunakan oleh oknum tertentu. Hal ini seringkali terjadi dan nyatanya menimbulkan kerugian dalam jumlah besar, khususnya pada perusahaan di sektor perbankan. Jika hal ini pernah atau bahkan sering terjadi di perusahaan Anda, maka, maka keamanan penyimpanan arsip perlu segera diperbaiki.
Untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip perusahaan, sudah tersedia teknologi yang lebih canggih seperti aplikasi manajemen arsip PrimaDoc. Selain menyediakan ruang untuk menyimpan arsip-arsip perusahaan Anda dalam bentuk digital, aplikasi ini juga dapat memberikan solusi yang lebih baik. Pengelolaan arsip secara digital akan menghindarkannya dari risiko kerusakan yang bersifat fisik, memudahkan karyawan untuk menemukan dokumen serta memudahkan pengembangan sistem keamanan yang lebih kuat. Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang fitur-fitur yang tersedia di dalam aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
