Inilah 5 Tanda Perusahaan Anda Perlu Segera Beralih ke Arsip Digital

Perkembangan teknologi yang begitu besar telah menawarkan kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola arsip perusahaan dengan digitalisasi arsip. Arsip digital yang lebih mudah diakses akan membantu menciptakan efisiensi dan juga kecepatan pertukaran informasi bagi perusahaan.

Meskipun arsip digital menawarkan berbagai keuntungan bagi operasional bisnis perusahaan, nyatanya tidak sedikit perusahaan yang masih bertahan dengan arsip cetak. Ada berbagai alasan yang membuat mereka menunda untuk mulai melakukan digitalisasi arsip, mulai dari proses adaptasi yang sulit, tidak tahu bagaimana caranya, atau masih nyaman dengan arsip cetak yang selama ini telah diterapkan.

Meskipun arsip cetak dapat memenuhi kebutuhan administrasi perusahaan Anda, ada kalanya arsip cetak justru menimbulkan berbagai masalah yang menghambat produktivitas perusahaan Anda. Jika hal ini terjadi di perusahaan Anda, beralih ke arsip digital bukan lagi menjadi pilihan, namun lebih kepada keharusan untuk dapat tetap menciptakan efisiensi alur proses bisnis perusahaan.

Indikator Perusahaan Anda Membutuhkan Arsip Digital

Jika Anda merasa pengelolaan arsip di perusahaan Anda justru menghambat kinerja karyawan, namun masih bertahan dengan arsip cetak, beberapa hal berikut dapat menjadi indikator perusahaan Anda perlu segera beralih ke arsip digital:

1. Dokumen terus bertambah banyak setiap harinya dan menumpuk di gudang

Dokumen yang terus bertambah banyak menimbulkan beban pekerjaan administrasi yang semakin berat. Semakin banyak tumpukan dokumen, juga berarti akan semakin sulit pencarian arsip yang dibutuhkan, terlebih jika penataan dan pengkategorian arsip tidak dilakukan dengan baik. Bukan tidak mungkin karyawan justru menghabiskan lebih banyak waktu hanya untuk mencari selembar arsip. Selain itu, semakin banyak dokumen juga berarti semakin banyak perusahaan harus mencetak kertas arsip dan semakin luas kebutuhan ruangan atau lemari arsip.

2. Cabang perusahaan terus bertambah dan menuntut lebih banyak pemantauan 

Salah satu bentuk dari berkembangnya sebuah bisnis adalah tersebarnya kantor cabang di berbagai daerah. Ini merupakan indikator yang bagus karena menunjukkan perusahaan telah mengalami kemajuan dan mampu memperluas pasar bisnis mereka. Namun, bertambahnya kantor cabang ini juga akan berdampak pada semakin besarnya mobilitas dokumen antar cabang atau ke kantor pusat.

Pengiriman dokumen yang dilakukan secara manual tidak hanya memakan biaya yang lebih besar, namun juga membutuhkan waktu yang cukup lama. Hal ini sangat tidak efisien, terlebih jika tingkat mobilitas dokumen dan kebutuhan koordinasi yang membutuhkan pengiriman dokumen tinggi. Semua masalah tersebut tidak akan terjadi jika perusahaan Anda beralih ke arsip digital.

3. Sebagian karyawan perusahaan bekerja di luar kantor atau di rumah dan sering membutuhkan data di arsip

 Sejak pandemi Covid-19 menyebar, tren kerja hybrid terus mengalami peningkatan. Kesempatan untuk dapat bekerja sekaligus dekat dengan keluarga pada akhirnya juga menjadi minat tersendiri bagi karyawan. Hal ini membuat sistem kerja hybrid tetap diminati perusahaan dan karyawan, bahkan setelah pandemi berakhir.

Jika perusahaan Anda menerapkan sistem kerja hybrid, atau karyawan Anda banyak berada di lapangan, arsip kertas justru akan menghambat koordinasi dan gerak kerja karyawan. Arsip digital dibutuhkan dalam kondisi perusahaan yang menerapkan sistem kerja di luar kantor atau di rumah serta sering membutuhkan data di arsip.

4. Mulai terjadi penyalahgunaan dokumen perusahaan oleh oknum karyawan

Pengawasan yang minim menimbulkan risiko penyalahgunaan dokumen perusahaan oleh oknum karyawan sendiri. Kasus seperti ini seringkali terjadi ketika pengawasan dan kontrol terhadap keluar-masuk dokumen dari gudang tidak dapat diawasi dengan ketat dan intens.

Berbagai kasus penyalahgunaan dokumen yang berujung pada kerugian perusahaan maupun konsumen akibat sulitnya pengawasan intensif dilakukan pada arsip kertas sudah banyak terjadi, khususnya pada sektor keuangan. Tidak main-main, beberapa kasus bahkan menyebabkan kerugian materiil hingga miliaran rupiah karena penyalahgunaan dokumen perusahaan.

Jika perusahaan Anda juga mengalami masalah ini, beralih ke arsip digital merupakan keputusan yang bijak untuk menghindari kerugian yang besar di masa mendatang.

5. Arsip sering hilang atau tercecer

Arsip kertas mudah tercecer, terselip atau hilang. Apalagi ketika dokumen yang dimiliki perusahaan sangat banyak. Hilang atau tercecernya arsip perusahaan dapat menimbulkan terhambatnya operasional atau bahkan kerugian, terlebih jika arsip yang hilang berisi informasi penting perusahaan. Jika hal seperti ini terus berulang, sudah saatnya Anda beralih ke arsip digital. Dengan sistem penyimpanan yang terpusat, serta dilengkapi dengan fitur keamanan yang berlapis, arsip penting perusahaan Anda tidak akan tercecer atau bahkan dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Perusahaan Anda dapat menerapkan sistem penyimpanan arsip digital dengan aplikasi Document Management System (DMS) PrimaDoc. Selain menyediakan sistem penyimpanan arsip yang lebih efektif, aplikasi juga memungkinkan sistem pengamanan dokumen yang lebih praktis. Tim manajemen dapat dengan mudah mengatur hak akses pada setiap dokumen yang disimpan, sehingga meminimalisir penyalahgunaan dokumen oleh oknum karyawan. 

Tertarik untuk memahami fitur-fitur lainnya dari aplikasi DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk menjelaskannya lebih lanjut! (Septiani)