Hati-Hati! Ini Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Lakukan mitigasi kerusakan pada arsip vital perusahaan Anda dengan mengetahui faktor-faktor perusak dan langkah-langkah pengawasan yang perlu dilakukan!
Arsip vital memegang peranan yang esensial bagi perusahaan maupun kegiatan bisnis. Sifatnya yang tak dapat tergantikan dan menjadi syarat bagi setiap kegiatan hingga kepemilikan aset menjadikan dokumen jenis ini perlu mendapat perhatian dalam hal pemeliharaannya.
Sudahkah Anda mengetahui hal-hal yang dapat mengancam kondisi fisik arsip Anda? Baca terus untuk menyimak dan mulai melakukan mitigasi ancamannya!
Faktor penyebab kerusakan arsip vital
Arsip adalah kumpulan informasi atau dokumen penting yang disimpan secara teratur dan sistematis untuk penggunaan saat ini dan di masa depan. Sebagai sebuah aset, arsip harus terjaga dengan baik dan dapat diakses dengan mudah. sayangnya, terdapat beberapa faktor yang dapat merusak arsip, sehingga penting bagi organisasi untuk mengidentifikasi faktor-faktor ini dan mengambil tindakan yang tepat untuk menghindari kerusakan arsip.
Berikut ini adalah beberapa faktor yang mengancam dokumen perusahaan Anda:
1. Kebasahan
Air adalah musuh terbesar arsip. Selain dapat membuat dokumen dan arsip vital lainnya menjadi basah dan hingga membuat kertas rapuh, Kebasahan dapat menimbulkan faktor kerusakan lainnya seperti hama jamur. Faktor ini dapat terjadi karena bencana alam seperti banjir atau kebocoran pipa di gedung. Karena itu, penting bagi organisasi untuk memastikan bahwa arsip disimpan di tempat yang kering dan terhindar dari risiko kebasahan.
2. Kelembaban
Kelembaban dapat merusak arsip dengan cepat bahkan mirip dengan faktor sebelumnya yang diselamatkan oleh air, dimana tingkat kelembaban yang tinggi juga dapat memicu pertumbuhan jamur dan mempercepat degradasi bahan arsip. Oleh karena itu, organisasi harus memastikan bahwa lingkungan penyimpanan arsip memiliki kontrol suhu dan kelembaban yang baik.
3. Cahaya matahari langsung
Paparan sinar ultraviolet, apalagi dengan intensitas tinggi, dapat merusak bahan arsip vital. Paparan sinar matahari langsung dapat memudarkan warna pada foto, memudarkan teks pada dokumen, dan membuat kertas rapuh. Oleh karena itu, organisasi harus menyimpan arsip di tempat yang terlindung dari sinar matahari langsung.
4. Serangga dan hewan pengerat
Faktor perusak lainnya datang dari serangga dan hewan pengerat seperti tikus. Tikus dapat merusak dokumen dengan menggigitnya, sedangkan serangga seperti rayap dapat merusak kayu yang digunakan untuk menyimpan arsip. Arsiparis Anda harus memastikan bahwa ruang penyimpanan arsip dilindungi dari serangga dan hewan pengerat.
5. Manusia
Ternyata, manusia juga berpotensi merusak arsip vital. Terkadang, dokumen atau bahan arsip lainnya dapat hilang atau rusak karena kesalahan manusia, seperti merobek dokumen secara tidak sengaja. Oleh karena itu, manajer arsiparis harus memastikan bahwa pegawai yang memiliki akses ke arsip dilatih dengan baik tentang cara mengelola arsip.
Langkah antisipatif yang perlu Anda lakukan
Untuk mencegah kerusakan pada arsip, organisasi dapat mengambil beberapa tindakan, seperti:
1. Menyimpan arsip vital di tempat yang kering dan terlindung dari kelembaban, cahaya matahari langsung, serangga, dan hewan pengerat.
2. Memastikan bahwa lingkungan penyimpanan arsip memiliki kontrol suhu dan kelembaban yang baik.
3. Menjaga arsip vital di tempat yang aman dan terkunci, hanya orang yang memiliki izin akses yang dapat membukanya.
4. Memberikan pelatihan kepada karyawan tentang cara mengelola dan merawat arsip dengan baik.
5. Menjaga arsip dengan melakukan pemeliharaan rutin seperti membersihkan dan melakukan perawatan secara berkala.
6. Bekerja sama dengan vendor penyedia jasa pengelolaan arsip. Tim profesional yang telah terpercaya dalam mewujudkan tata kelola arsip dapat menjadi partner yang tepat untuk pemeliharaan arsip vital yang lebih efektif dan efisien.
Butuh pendampingan untuk mengelola arsip vital secara tepat? Hubungi PrimaDoc sekarang dan dapatkan layanan konsultasi gratis! Lindungi dokumen penting dari ancaman kerusakan! Jangan ditunda! (Deanita)
