Dokumen Kantor Hukum Berantakan? PrimaDoc Solusinya!
Di era digital seperti saat ini, keberadaan sistem pengelolaan yang tepat untuk dokumen kantor hukum bukan lagi pilihan, tetapi menjadi sebuah keharusan. Apalagi pemerintah melalui UU ITE juga telah mengesahkan penggunaan dokumen digital sebagai bukti hukum yang sah.
Meskipun begitu, belum semua law firm memahami tentang pentingnya mengelola dokumen kantor hukum yang berantakan. Untuk itu, penting rasanya agar Anda mengetahui solusi yang dihadirkan PrimaDoc dan juga manfaatnya bagi law firm. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengapa Dokumen Kantor Hukum Perlu Dikelola dengan Baik?
Tentunya Anda telah mengetahui, bahwa beberapa syarat pendirian law firm mewajibkan Anda untuk memiliki akta pendirian dan juga Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Kedua dokumen kantor hukum tersebut sangatlah penting keberadaannya, sehingga harus dikelola dengan baik. Oleh karena itu, pengelolaan dokumen kantor hukum sejatinya tidak terbatas pada dokumen legal yang dibutuhkan klien saja, tetapi juga dokumen internal yang berhubungan dengan kelangsungan bisnis law firm yang Anda jalankan.
Apalagi akta pendirian perusahaan yang hilang tidak bisa langsung dikembalikan, harus didapatkan melalui notaris yang sebelumnya telah mengukuhkan bisnis Anda. Itupun harus disertai dengan nomor akta, tanggal pembuatan akta, hingga notaris yang berwenang mengeluarkan akta atau penggantinya.
Jadi, pengelolaan dokumen kantor hukum menjadi lebih penting, mengingat kegunaannya cukup beragam. Anda perlu mempertimbangkan untuk merapikan kembali dokumen yang sebelumnya tidak teratur. Dengan adanya dokumen yang lebih teratur, tentunya kinerja lawyer Anda juga ikut meningkat.
Hal yang Terjadi Jika Dokumen kantor Hukum Tidak Dikelola
Setelah mengetahui tentang pentingnya mengelola dokumen kantor hukum, Anda juga perlu mengetahui beberapa akibat yang ditimbulkan jika dokumen yang Anda miliki tidak terkelola dengan baik, antara lain:
- Dokumen yang mudah hilang
Seperti yang kita ketahui, law firm memiliki banyak sekali dokumen yang berhubungan dengan praktik peradilan. Jika dokumen yang dibutuhkan sampai hilang, tentunya akan menyulitkan lawyer Anda dalam membantu klien. Selain itu, jika dokumen internal Anda yang sampai hilang, kemungkinan terburuk adalah izin usaha Anda akan ikut dicabut.
- Produktivitas lawyer menurun
Hal lain yang akan terjadi jika sampai dokumen kantor hukum yang Anda kelola sampai berantakan adalah menurunnya kinerja lawyer. Tentunya Anda tidak ingin hal tersebut terjadi, bukan? Kinerja dan produktivitas lawyer yang menurun dapat berpengaruh pada cash flow perusahaan.
- Tingkat stres karyawan yang meningkat
Tingkat stres yang meningkat mungkin terlihat remeh, tetapi jika sampai terjadi, ada berbagai risiko yang ditimbulkan. Mulai dari karyawan yang tidak lagi dapat bekerja, risiko human error yang berakibat pada hilangnya dokumen kantor hukum, dan masih banyak.
Solusi PrimaDoc untuk Pengelolaan Dokumen Kantor Hukum
Meskipun ada banyak akibat yang ditimbulkan dengan adanya pengelolaan dokumen kantor hukum yang tidak teratur, kini Anda tidak perlu khawatir. Saat ini PrimaDoc menyediakan sebuah solusi yang didesain khusus untuk membantu law firm dalam mengelola dokumen yang dimiliki dengan lebih baik.
Solusi tersebut adalah pengelolaan arsip PrimaDoc. Dengan adanya solusi ini, Anda dapat menggunakan sistem pengelolaan arsip berbasis web browser yang dapat membantu penemuan kembali dokumen kantor hukum fisik atau juga digital dengan lebih cepat dan akurat.
Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan solusi lain yang tak kalah dibutuhkannya oleh law firm. Mulai dari layanan pemeliharaan arsip yang dapat digunakan untuk menjaga dokumen fisik dari kerusakan atau kehilangan, alih media arsip untuk mengubah dokumen kantor hukum dalam format digital, hingga aplikasi PrimaDoc yang memungkinkan akses dokumen dari mana saja.
Semua solusi ini tidak hanya membantu Anda dalam mengelola dokumen kantor hukum lebih baik, tetapi juga meningkatkan efisiensi penggunaannya. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
