DMS PrimaDoc: Solusi untuk Pengelolaan Arsip dan Aset Perusahaan

Masihkah pengelolaan arsip secara manual relevan di tahun 2024? Pertanyaan ini perlu Anda jadikan bahan evaluasi terhadap sistem kearsipan perusahaan. Apa sajakah masalah yang kerap muncul? Bagaimana dampaknya terhadap organisasi perusahaan secara keseluruhan?

Faktanya, jenis pengelolaan arsip ini sudah tidak lagi relevan. Kenyataan ini tak hanya meninjau dari perkembangan teknologi dewasa ini yang terus berinovasi, melainkan juga tingginya risiko kelalaian, kesalahan, bahkan penyalahgunaan dan pelanggaran pada sistem manual jika dibandingkan dengan sistem digital. Benarkah hal tersebut? Apa yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan kualitas manajemen dokumen dan informasi demi organisasi yang lebih bersih dan bisnis yang lebih sehat? Simak faktanya hingga akhir artikel ini.

Inilah Cara Lama yang Tak Mampu Atasi Arsip Manual

Bagi perusahaan yang sudah terbiasa dan familiar dengan tata kelola arsip dengan cara manual, atau berbasis kertas, mungkin masih ingin bertahan dengan sistem yang ada. Alasannya jelas bukan karena sistem tersebut lebih efektif maupun efisien, melainkan karena perusahaan telah terbiasa hingga nyaman dengan cara-cara lama tersebut. Tak sedikit juga perusahaan yang ingin mempertahankan keadaan tersebut dan bersikap anti pada hal-hal yang bersifat digital. Pola pikir seperti ini tentu berbahaya bagi organisasi dan perusahaan bisnis itu sendiri.

Mengapa demikian? Alasannya adalah karena pengelolaan arsip secara manual memiliki beragam batasan dan masalah yang tidak dapat dihindari. Berikut sebagian contoh dari masalah tersebut:

Tingginya peluang human error
Besarnya kebutuhan ruangan penyimpanan
Sulitnya menjamin otentisitas data dan informasi
Rawannya penyalahgunaan dan pelanggaran regulasi
Menghambat implementasi 5R di lingkungan kerja dan optimalisasi karyawan

Poin-poin di atas apabila terus dibiarkan dapat mengganggu berbagai proses esensial dari sebuah perusahaan. Ambil contoh pembuatan dan pengambilan keputusan strategis seperti kebijakan dan strategi performa analisa pasar. Data yang tidak akurat dan tidak tersaring dengan cepat berpotensi membuat output kebijakan tidak tepat sasaran. Contoh lainnya adalah proses konservasi arsip kertas yang tidak mudah. Hal ini berkaitan dengan banyaknya faktor perusak bahan kertas dan sifat kertas itu sendiri yang rawan rusak.

Mengelola Arsip Manual secara Digital Bersama PrimaDoc, Revolusi ke Arah yang Lebih Baik

Setelah mengetahui persoalan pada pembahasan sebelumnya, anda tentu kini menginginkan solusi yang implementatif yang disertai bukti nyata. Kabar baik untuk Anda, pengelolaan dokumen secara digital adalah solusi yang tepat, dan PrimaDoc hadir untuk membuat prosesnya lebih mudah.

Melakukan digitalisasikan arsip tak hanya soal mengubah arsip kertas menjadi file elektronik, melainkan juga mengubah mindset, kebiasaan, dan bahkan sistem itu sendiri secara keseluruhan. Dengan bermigrasi dari sistem analog menjadi digital, Anda akan memiliki kontrol yang lebih baik terhadap distribusi dokumen, keamanan penyimpanan, transparansi, otentisitas, dan pencarian hingga penyajian dokumen.

PrimaDoc dalam hal ini menjadi partner yang mampu membuat proses tersebut menjadi lebih sederhana dan mudah bagi perusahaan Anda. tak hanya itu, pengalaman selama belasan tahun di bidang pengelolaan arsip dan manajemen dokumen digital membuat PrimaDoc memahami kebutuhan perusahaan maupun instansi pemerintahan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem mereka. Berikut solusi DMS PrimaDoc untuk menjamin transparansi, efektivitas, dan efisiensi:

Fitur Optical Character Recognition (OCR) dan input metadata yang mudah dioperasikan, memudahkan penyimpanan arsip dengan mempertimbangkan kemudahan proses temu kembali yang presisi
Fitur lacak dokumen, membantu pengguna memantau proses modifikasi dokumen dan pihak yang bertanggung jawab di baliknya
Ruang penyimpanan digital yang luas, dapat Anda upgrade sesuai kebutuhan tanpa membebani ruang kantor
Otomatisasi pada sistem mampu membuat berbagai proses lebih instan dengan tetap patuh pada regulasi
Kontrol penuh pihak yang memiliki akses terhadap penyimpanan dokumen digital dengan fitur pembagian akses

Itu dia keunggulan-keunggulan DMS PrimaDoc yang mampu menjamin peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan arsip di perusahaan maupun instansi pemerintah. Arsip dan dokumen aman, bisnis pun akan berjalan lancar dan perusahaan kian berkembang. Untuk dapat mencoba manfaatnya, Anda dapat mendaftarkan perusahaan Anda untuk program uji coba gratis PrimaDoc. Punya kendala? Hubungi tim PrimaDoc. (Deanita)