Digitalisasi Arsip sebagai Solusi pada Kasus Sengketa Tanah
Digitalisasi arsip dapat menjadi solusi untuk kasus sengketa tanah yang kerap terjadi, karena penerapan digitalisasi arsip untuk properti dapat menjamin keamanan dokumen yang Anda miliki. Apalagi arsip elektronik atau digital dapat ditransfer ke berbagai media penyimpanan, sehingga risiko kehilangan dapat diminimalisir.
Meskipun begitu, masih banyak yang belum mengetahui pentingnya solusi digitalisasi arsip untuk mengatasi sengketa tanah. Padahal teknologi ini memungkinkan Anda untuk membawa dokumen yang dibutuhkan dengan aman. Lalu, bagaimanakah penerapan digitalisasi arsip dapat menyelamatkan Anda dari rumitnya proses pengadilan? Berikut adalah ulasan selengkapnya!
Landasan Hukum untuk Digitalisasi Arsip Kepemilikan Tanah
Perlu Anda ketahui, pemerintah Indonesia sebenarnya telah menjamin penggunaan arsip digital untuk berbagai kebutuhan, salah satunya kepemilikan tanah. Landasan hukum yang digunakan untuk menjamin proses digitalisasi arsip tercantum di dalam Pasal 68 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang berbunyi “pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain.”
Meskipun begitu, proses digitalisasi arsip statis seperti surat kepemilikan tanah harus dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan pemerintah. Adapun ketentuan tersebut meliputi:
- Proses alih media atau digitalisasi arsip statis dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi yang terkandung di dalamnya.
- Arsip yang telah diubah menjadi bentuk elektronik harus disimpan untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan perundang-undangan.
- Hasil dari alih media arsip telah diautentikasi oleh pimpinan langsung, yang dibuktikan dengan dibuatnya Berita Acara Hasil Alih media.
Selain itu, pemerintah Indonesia melalui Kementerian Agraria dan Tata Ruang atau Badan Pertanahan Nasional juga menyebutkan bahwa nantinya surat kepemilikan tanah akan sepenuhnya berbentuk digital dan hanya terdiri dari 1 lembar saja. Autentikasi atas surat tanah ini rencananya akan dilakukan dalam bentuk QR code. Oleh karena itu, penerapan digitalisasi arsip untuk properti akan didukung sepenuhnya, sehingga mafia tanah tidak lagi dapat beroperasi.
Alur Kerja Digitalisasi Arsip untuk Kepemilikan Tanah
Penerapan digitalisasi arsip untuk properti juga mengharuskan Anda untuk mengikuti alur kerja yang sesuai standarisasi pemerintah. Untuk menjamin keabsahan dokumen digital yang dapat Anda gunakan untuk menghadapi sengketa tanah, maka solusi digitalisasi arsip harus melalui beberapa tahap, yaitu:
- Persiapan, meliputi persiapan sarana dan prasarana digitalisasi arsip sebelum alih media.
- Pelaksanaan, meliputi kegiatan alih media menjadi format yang direkomendasikan oleh ANRI, contohnya media foto (format TIFF, JPEG, atau PDF), media suara (format WAV), atau film (format AVI).
- Verifikasi atau Quality Control, yang dilakukan bersama dengan pejabat bidang kearsipan dan pimpinan untuk verifikasi informasi yang terkandung di dalam arsip.
- Pembuatan berita acara, sebagai bukti formal atas keberlangsungan proses digitalisasi arsip yang sah di mata hukum.
- Autentikasi, meliputi pembuatan daftar arsip, pemberian watermark pada arsip, dan juga penandatanganan berita acara oleh pimpinan.
Digitalisasi Arsip Sendiri atau Menggunakan Pihak Ketiga?
Tentunya Anda masih bingung dengan pertanyaan ini, karena proses digitalisasi arsip penting seperti surat kepemilikan tanah tidak bisa dilakukan sembarangan. Oleh karena itu, pastikan terlebih dahulu jika perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola telah memiliki tenaga ahli untuk digitalisasi arsip atau tidak. Jika memang tidak, maka Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan bantuan dari pihak ketiga.
Untuk itu, PrimaDoc sebagai solusi digitalisasi arsip dapat menjadi partner terbaik Anda dalam melakukan pengelolaan dan digitalisasi arsip. Dengan dilengkapi pengalaman bertahun-tahun dalam melakukan alih media arsip, aplikasi web-based yang dapat diakses di mana saja, dan juga tenaga arsiparis yang mengedepankan kode etik kearsipan, PrimaDoc dapat membantu Anda dalam menyelesaikan sengketa tanah dengan dukungan pengelolaan dan digitalisasi arsip.
Selain itu, PrimaDoc juga telah lolos sertifikasi ISO 9001 untuk excellent quality, sehingga kualitas layanannya lebih prima dan terjamin. Anda juga dapat menemukan layanan kearsipan terpadu dengan PrimaDoc, mulai dari konsultasi, preservasi, warehousing hingga pengadaan sarana dan prasarana kearsipan dapat dilakukan oleh PrimaDoc.
Tertarik mengetahui lebih lanjut dari layanan ini? Hubungi tim PrimaDoc di sini untuk temukan layanan digitalisasi arsip yang sesuai kebutuhan Anda!
