Cyber Notary: Solusi Praktik Notaris Era Digital
Sudah pernah dengar dengan istilah cyber notary? Konsep ini belakangan muncul akibat tuntutan zaman agar notaris hadir dengan penggunaan teknologi yang lebih modern dan efisien.
Konsep ini pun sudah mulai diadopsi di Indonesia karena adanya perkembangan teknologi yang semakin maju dan biayanya yang semakin terjangkau.
Lantas, apa sebenarnya yang dimaksud dengan cyber notary dan bagaimana pula kantor kenotariatan dapat memulainya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa Itu Cyber Notary?
Perlu Anda ketahui, sebenarnya konsep cyber notary bukanlah hal baru di Indonesia. Konsep ini telah diperkenalkan sebelumnya pada tahun 1995, tetapi kini dihidupkan kembali oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi (Kominfo) karena dirasa perlu agar Indonesia tidak ketinggalan dibandingkan negara lainnya.
Pada dasarnya, cyber notary atau notaris digital merupakan konsep pemanfaatan teknologi untuk mendukung notaris dalam proses kerja, penyelesaian tugas, hingga kewenangan pada proses hukum perdata di Indonesia.
Peluang Penerapan Cyber Notary yang Belum Terealisasi
Lebih lanjut, sebenarnya ada beberapa bentuk peluang untuk adopsi cyber notary yang masih terbuka lebar di Indonesia. Beberapa di antaranya seperti:
1. Telekonferensi untuk proses pembuatan surat berharga
Dengan adanya teknologi yang semakin mudah dijangkau seperti kehadiran Zoom atau juga Google Meets, sebenarnya proses pertemuan tatap muka tidak lagi dibutuhkan. Tentunya hal ini sangat memudahkan, karena notaris dapat melayani klien dari jarak jauh kapanpun dibutuhkan.
2. Penandatanganan akta secara digital
Tidak hanya memanfaatkan telekonferensi, kantor cyber notary juga dapat menggunakan aplikasi khusus untuk tanda tangan digital. Dengan begitu, klien yang sibuk dengan aktivitas lainnya dan tidak dapat hadir langsung di hadapan notaris dapat tetap memvalidasi dokumen yang dibuat.
3. Berbagi dokumen dengan mudah secara digital
Proses berbagi pakai dokumen juga menjadi lebih mudah jika penerapan konsep cyber notary dilakukan secara optimal. Nantinya, notaris tidak perlu lagi memberikan dokumen seperti akta tanah atau perusahaan secara langsung kepada klien, cukup menggunakan aplikasi seperti Document Management System (DMS) yang lebih terjaga keamanannya.
Tantangan Cyber Notary di Indonesia
Meskipun konsep cyber notary terdengar canggih dan dapat membantu notaris dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerjanya serta peluang adopsinya yang masih terbuka lebar, tetapi kenyataan di lapangan berkata lain. Tantangan berupa digitalisasi dokumen adalah salah satunya.
Bagi kantor notaris, otentikasi atau legalisasi dokumen merupakan dua aktivitas yang sangat penting, karena menjadi bukti rujukan utama atas keabsahan dokumen. Sayangnya, proses ini memakan waktu yang sangat lama, sehingga kualitas pelayanan klien akan menurun.
Bahkan menurut UU No. 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN) menyebutkan bahwa pembuatan dan penandatanganan akta harus disaksikan langsung oleh notaris. Tentunya hal ini menjadi hambatan, apalagi mengingat konsep cyber notary yang tidak mengharuskan pertemuan fisik.
Oleh karena itu, agar cyber notary dapat benar-benar diadopsi dengan optimal di Indonesia, maka dibutuhkan solusi berbasis teknologi yang dapat menyederhanakan proses digitalisasi dokumen yang telah diakui oleh pemerintah Indonesia.
Solusi Digitalisasi Dokumen bagi Cyber Notary
Anda masih kebingungan mencari solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah digitalisasi dokumen di atas? Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc hadir dengan solusi kearsipan yang dilengkapi teknologi terkini.
Beberapa solusi seperti alih media dokumen dan juga penyediaan aplikasi DMS siap pakai dapat Anda jadikan pilihan, karena solusi ini memungkinkan konsep cyber notary diadopsi dengan lebih efektif.
Memang benar, pemerintah belum mengesahkan proses penandatanganan akta notaris secara digital, tetapi bukan berarti Anda tidak dapat memanfaatkan solusi dari PrimaDoc. Dengan adanya beberapa solusi di atas, proses pengelolaan dokumen jadi lebih mudah dan penemuan kembali informasi yang dibutuhkan juga dapat dilakukan dengan cepat, hanya dalam beberapa klik.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki kelebihan utama seperti kehadiran aplikasi web based yang memungkinkan akses dari mana saja dan kapan saja, tanpa perlu perlu instalasi khusus pada laptop atau komputer. Tentunya hal ini sangat berguna bagi notaris dengan mobilitas yang cukup tinggi.
Tertarik melengkapi kantor cyber notary Anda dengan solusi dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
