Bagaimana Membuat Pengelolaan Arsip Perusahaan Migas Lebih Praktis dan Efektif?

Dalam setiap organisasi atau perusahaan, pengelolaan arsip merupakan hal yang penting. Terlebih pada perusahaan minyak dan gas (migas) yang dalam operasionalnya banyak bergantung pada berbagai jenis data mulai dari data pegawai, pengeboran, produksi, distribusi, dan sebagainya.

Pengelolaan arsip pada industri migas memiliki ciri yang sangat berbeda daripada perusahaan-perusahaan lainnya. Jika pada perusahaan-perusahaan pada umumnya aktivitas terpusat dalam satu gedung atau area, aktivitas operasional perusahaan migas pada umumnya terpisah di berbagai titik lokasi. Bukan hanya di area daratan, bahkan ada juga kantor yang berlokasi di perairan, khususnya untuk bagian pengeboran lepas pantai.

Tantangan Pengelolaan Arsip Perusahaan Migas

Lokasi kantor yang terpisah-pisah melahirkan tantangan tersendiri bagi manajemen operasional perusahaan, salah satunya dalam hal pengelolaan arsip perusahaan. Dokumen yang terpencar-pencar di berbagai lokasi berbeda menyebabkan integrasi data lebih sulit dilakukan. Dokumen dapat lebih mudah tercecer dan hilang, terlebih ketika perusahaan migas masih menerapkan pengelolaan arsip secara konvensional.

Dapat dibayangkan betapa repotnya saat manajemen yang sedang berada di tengah laut, harus mengirimkan data-data penting untuk manajemen kantor di darat. Dokumen harus dicetak, dikumpulkan, dan dikirimkan ke kantor di darat dengan kapal. Tidak hanya membutuhkan waktu yang lebih lama, proses distribusi dan integrasi arsip ini membutuhkan tenaga dan biaya yang tidak sedikit.

Dengan kondisi yang sedemikian rupa, menyebabkan pengelolaan arsip yang dilakukan secara konvensional menjadi tidak efisien. Hal ini tentu menghambat operasional dan produktivitas perusahaan. Proses koordinasi, analisis data dan pengambilan keputusan menjadi lebih lama. Hal ini juga akan sangat merugikan apabila suatu saat terjadi hal-hal di lapangan yang membutuhkan pengambilan keputusan urgent.

Jika cara pengelolaan arsip yang sedemikian rupa terus dipertahankan, bukan tidak mungkin hal tersebut akan menjadi masalah yang lebih serius. Metode yang sudah diterapkan sejak lama bukan berarti hal tersebut selalu efektif. Terkadang hal-hal baru justru dapat memberikan efektifitas yang lebih tinggi, khususnya dalam konteks era industri 4.0 saat ini. Dengan berbagai masalah dan tantangan yang dihadapi oleh perusahaan migas dalam mengelola dokumen, manajemen perusahaan harus mulai mengevaluasi sistem pengelolaan arsip konvensional yang selama ini diterapkan. Perusahaan perlu memperbaharui sistem pengelolaan arsip agar dapat lebih mudah untuk terintegrasi. Lalu pertanyaannya, bagaimana caranya?

Tips Pengelolaan Arsip yang Lebih Praktis dan Efektif

Perkembangan teknologi telah menawarkan cara baru untuk mengelola dokumen secara lebih praktis dan efisien di era industri 4.0, yaitu penyimpanan arsip digital. Penyimpanan arsip digital merupakan pemanfaatan teknologi yang memungkinkan pengelolaan dokumen perusahaan migas secara digital. Dokumen tidak lagi harus dicetak di atas kertas, karena disimpan di dalam server terpusat yang dapat diakses dari manapun melalui akses internet.

Selain produktivitas perusahaan meningkat, digitalisasi arsip juga dapat mendongkrak value perusahaan migas, untuk tampil sebagai perusahaan yang lebih adaptif terhadap perubahan zaman. Berikut manfaat yang dapat didapatkan dari penerapan digitalisasi arsip pada perusahaan migas:

1. Mengurangi biaya operasional secara signifikan

Dengan proses akses dan integrasi arsip yang dapat dilakukan melalui internet, proses pencetakan dan distribusi data tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Selain mengurangi biaya pencetakan dan kertas, cara pengelolaan arsip yang demikian juga dapat mengurangi biaya operasional yang muncul selama proses distribusi dokumen.

2. Mempercepat analisis strategis manajemen

Sistem penyimpanan digital memungkinkan pegawai atau manajemen yang berada di darat maupun laut dapat mengakses dokumen dengan mudah kapanpun diperlukan. Informasi-informasi penting juga akan tersinkron secara real-time dan akurat. Hal ini membuat manajemen dapat membaca atau mengecek dokumen dengan lebih mudah dan cepat. Mereka bahkan dapat melakukan analisis dan mengambil keputusan strategis manajemen lebih cepat berdasarkan data yang ada.

3. Memudahkan integrasi manajemen di berbagai daerah

Akses dokumen yang dapat dilakukan dengan mudah melalui internet dari perangkat digital pada setiap unit dan kantor. Sistem pengelolaan arsip yang demikian membuat integrasi dan koordinasi antar manajemen di berbagai daerah dapat lebih mudah dilakukan.

Perusahaan migas dapat mewujudkan sistem penyimpanan arsip digital dengan dukungan DMS PrimaDoc. Didesain untuk menyediakan sistem penyimpanan yang lebih mudah diakses dengan sistem keamanan yang canggih. Selain memudahkan integrasi pengelolaan dokumen perusahaan, DMS PrimaDoc juga dapat melindungi dokumen-dokumen penting perusahaan dengan fitur manajemen akses dan enkripsi.

Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendiskusikan lebih banyak tentang fitur-fitur penyimpanan arsip digital yang siap mendukung manajemen perusahaan Anda! (Septiani)