Bagaimana Cara Menyimpan Dokumen Supaya Aman?
Dokumen merupakan inventaris penting dalam suatu badan usaha maupun organisasi, tidak terkecuali perusahaan konstruksi. Setiap dokumen perusahaan konstruksi bersifat sensitif sehingga harus dikelola dan disimpan dengan baik. Tanpa penyimpanan yang baik, dokumen dapat saja hilang ataupun rusak selama penyimpanan karena berbagai faktor. Hal tersebut yang kemudian memunculkan pertanyaan, tentang bagaimana menyimpan dokumen perusahaan supaya aman. Anda akan mengetahui jawabannya, melalui ulasan kami di bawah ini!
Cara Menyimpan Dokumen Perusahaan
Berikut merupakan beberapa cara menyimpan dokumen yang dapat diterapkan oleh perusahaan konstruksi, supaya aman dan mudah dicari:
1. Buat salinan dokumen
Meskipun dokumen sudah Anda simpan dengan sangat hati-hati, potensi terjadinya kerusakan dokumen kertas tetap ada, khususnya bagi dokumen yang sering diakses. Untuk menghindari hal tersebut, membuat salinan dokumen dan menyimpan dokumen yang asli pada tempat yang aman adalah cara menyimpan dokumen yang harus diperhatikan pertama kali. Dengan demikian, dokumen asli akan tersimpan di tempat yang aman, sedangkan kebutuhan perusahaan untuk dokumen tersebut dapat dipenuhi dengan dokumen salinan.
2. Menyimpan di Map
Dokumen kertas sangat mudah lusuh, tertekuk, ataupun sobek seiring dengan penggunaan dan usia. Faktor penyimpanan yang asal tumpuk juga meningkatkan potensi rusaknya dokumen. Itulah sebabnya, memasukkan ke dalam map menjadi salah satu cara menyimpan dokumen yang cukup banyak diterapkan untuk meminimalisir kerusakan.
3. Menyimpan dokumen di lemari
Dokumen perusahaan konstruksi yang sudah disimpan di map tidak dapat diletakkan begitu saja di atas meja. Dokumen tetap harus ditaruh di dalam lemari penyimpanan arsip sehingga aman dari kerusakan maupun hilang.
4. Menyimpan dokumen di dalam brankas
Beberapa dokumen perusahaan konstruksi bersifat sangat penting dan strategis. Cara menyimpan dokumen dokumen yang sensitif tidak cukup jika hanya ditaruh di lemari arsip biasa. Dokumen harus dimasukan ke dalam brankas untuk lebih menjamin keamanannya.
Alternatif Menyimpan Dokumen yang Aman dan Efisien
Meskipun bersifat teknis, pekerjaan menyimpan dokumen merupakan hal yang penting diperhatikan demi memastikan keamanan data perusahaan konstruksi. Terlebih lagi jika dokumen berjumlah banyak sehingga harus disimpan di dalam beberapa lemari besar. Setiap langkah cara menyimpan dokumen di atas harus dilakukan dengan hati-hati.
Meskipun demikian, sebagaimana sifat alamiah kertas, dokumen yang sudah disimpan dengan hati-hati tetap berpotensi untuk dimakan rayap, rusak akibat bencana seperti banjir atau kebakaran, berjamur, lapuk, atau bahkan dicuri. Lalu, apakah ada cara yang lebih efisien daripada harus menyimpan dokumen di dalam brankas?
Jawabannya, ada. Perkembangan teknologi telah menyediakan alternatif cara menyimpan dokumen yang lebih praktis dan aman berbasis digital. Digitalisasi arsip secara umum jauh lebih efisien dibandingkan penyimpanan dokumen secara konvensional. Perusahaan konstruksi hanya perlu mengubah dokumen ke dalam bentuk digital, kemudian menyimpannya dalam platform penyimpanan arsip digital yang telah dilengkapi dengan berbagai fitur.
Keuntungan Penyimpanan Dokumen Berbasis Digital
Tidak hanya menawarkan cara menyimpan dokumen yang lebih praktis, penyimpanan digital juga menawarkan berbagai kelebihan lainnya sebagai berikut:
1. Bebas rayap
Dokumen yang dibuat dalam format digital memiliki potensi kerusakan dokumen akibat rayap tidak mungkin terjadi.
2. Terhindar dari kerusakan akibat banjir/kebakaran
Kemungkinan kerusakan dokumen akibat banjir maupun kebakaran juga dapat ditiadakan apabila menggunakan sistem penyimpanan berbasis cloud. Meskipun komputer terbakar/rusak, perusahaan tetap dapat mengakses dokumen yang sudah disimpan di cloud dari perangkat lainnya.
3. Awet hingga puluhan tahun
Data digital juga tidak terikat dengan sifat-sifat kimiawi pada kertas yang dapat menguning dan rusak. Hal ini membuat dokumen digital dapat awet hingga puluhan tahun.
4. Tidak membutuhkan kertas dan ruang
Dengan digitalisasi arsip, Anda tidak perlu mencetak banyak kertas dan ruang penyimpanan yang mungkin menghabiskan banyak biaya seperti brankas, rak, maupun gudang.
5. Fitur Keamanan Data
Perkembangan teknologi juga menawarkan keamanan penyimpanan dokumen yang handal. Berbagai fitur keamanan seperti password, enkripsi, firewall, dan sebagainya lebih menjamin keamanan data dari pencurian oleh pihak yang tidak memiliki akses terhadap dokumen.
Perusahaan konstruksi dapat memperoleh berbagai kelebihan tersebut melalui DMS PrimaDoc. Sistem penyimpanannya menggunakan teknologi cloud yang memungkinkan dokumen untuk disimpan dan diakses dari mana saja, kapan saja. Selain itu, DMS PrimaDoc juga menyediakan fitur keamanan enkripsi dan pengelolaan hak akses untuk meningkatkan perlindungan pada dokumen penting dan strategis. Anda hanya perlu menghubungi tim marketing PrimaDoc dan konsultasikan secara spesifik kebutuhan perusahaan konstruksi Anda! (Septiani)
