Aset Perusahaan Aman dengan DMS

Tahukah Anda, Document Management System atau DMS merupakan solusi yang tepat untuk membantu perusahaan dalam mempertahankan aset dokumen yang dimiliki. Meskipun begitu, belum semua perusahaan mengerti tentang pentingnya penggunaan DMS dalam pengelolaan dokumen. Padahal dokumen merupakan aset penting yang berisi informasi terkait aktivitas perusahaan yang dapat membantu Anda untuk menentukan kebijakan strategis.

Bagaimana sebenarnya peran DMS dalam membantu pengelolaan aset perusahaan dengan lebih baik? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengapa DMS Penting Bagi Pengelolaan Aset Dokumen?

Untuk memahami lebih lanjut tentang pentingnya DMS dalam pengelolaan aset dokumen milik perusahaan, maka Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai peran DMS yang sebenarnya. Adapun beberapa peran Document Management System meliputi:

Keamanan (security), yaitu peran DMS dalam menjaga keamanan informasi yang terkandung di dalam dokumen perusahaan. Dengan adanya teknologi terkini, tidak sembarang orang dapat membuka dokumen yang dimiliki perusahaan. Akses untuk dokumen biasanya hanya dimiliki oleh administrator dan juga staf perusahaan yang diberikan hak akses.

Kolaborasi (collaboration), merupakan peran penting lainnya untuk mempermudah akses untuk informasi yang dibutuhkan. Akses tersebut nantinya dapat dibatasi oleh user yang berwenang ketika file sedang diproses, sehingga beberapa user lainna dapat melihat dan menggunakan file dalam waktu yang bersamaan (real time).

Alur kerja (workflow), berkaitan dengan pengaturan sistem alur kerja pada bagian kearsipan agar dokumen yang digunakan dapat dimanfaatkan dengan lebih maksimal oleh perusahaan.

Ekstraksi metadata, yaitu data yang berisikan informasi tanggal, pemilik dokumen, nama dokumen dan lainnya, yang dapat dimanfaatkan oleh user sebagai kata kunci (keyword) untuk memudahkan penemuan kembali dokumen.

Versioning, merupakan peran DMS dalam membantu user di dalam perusahaan agar dapat mengakses dokumen dari versi sebelumnya untuk mencegah terjadinya kehilangan informasi.

Bagaimana Cara DMS Menjaga Keamanan dan Keutuhan Informasi?

Setelah mengetahui beberapa peran penting dari DMS, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui tentang cara sistem DMS dalam membantu perusahaan untuk menjaga keutuhan dan keamanan informasi dokumen. Selain itu, sistem pengaturan dokumen digital ini perlu dilengkapi dengan beberapa elemen agar dapat bekerja dengan lebih maksimal. Adapun beberapa elemen penting tersebut meliputi:

Sistem klasifikasi dokumen, yaitu sistem pemilahan dokumen untuk mengelompokkan dokumen dalam kategori tertentu. Misalnya, berdasarkan abjad, nomor, tanggal pembuatan dokumen, dan sebagainya.

Tempat penyimpanan yang teridentifikasi, yang berarti tempat dokumen tersebut disimpan, baik dokumen fisik atau juga digital dapat ditemukan dan diakses dengan mudah melalui komputer server atau juga aplikasi DMS.

SOP untuk otentikasi yang jelas, yaitu berhubungan dengan template dan juga alur pengesahan dokumen agar dapat dinyatakan sah untuk digunakan untuk berbagai kebutuhan perusahaan.

Fitur untuk pengaturan SOP pengelolaan dan pemusnahan, yang sangat dibutuhkan oleh administrator agar dapat menjaga keutuhan dan keabsahan informasi, serta pengaturan masa retensi dokumen yang ditentukan melalui Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Fitur untuk akses dokumen, merupakan elemen penting yang harus dimiliki DMS, yaitu kemudahan dalam akses dokumen oleh user di dalam perusahaan, sehingga informasi dokumen dapat digunakan dengan lebih maksimal.

Prosedur untuk mencegah kehilangan dokumen, berhubungan dengan teknologi yang digunakan pada aplikasi DMS agar dokumen digital dapat terlindungi dengan lebih baik. Contohnya, dengan menerapkan sistem enkripsi, alarm keamanan, dan lainnya.

Itulah tadi penjelasan singkat mengenai peran penting dari aplikasi DMS untuk membantu perusahaan dalam menjaga aset dokumen dengan baik. Jika Anda tertarik dengan solusi DMS untuk meningkatkan efisiensi dokumen, PrimaDoc juga menyediakan solusi aplikasi DMS berbasis website yang dapat memudahkan Anda dalam mengakses dokumen dari mana saja.

Untuk informasi selengkapnya mengenai solusi DMS dari PrimaDoc, Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)