Apakah Dokumentasi Arsip Fisik Masih Diperlukan Setelah Menerapkan SPBE?

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) menjadikan digitalisasi administrasi sebagai fokus reformasi birokrasi. Dengan kebijakan ini, maka pelaksanaan dokumentasi arsip pemerintahan kedepannya akan berfokus pada arsip digital. Langkah ini dipandang menjadi tahapan penting dalam mewujudkan sistem tata kelola arsip yang lebih efisien, berdaya guna, serta mendukung terwujudnya pemerintahan yang bersih dan akuntabel.

Salah satu bentuk perwujudan dari transformasi digital di bidang kearsipan adalah Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) SPBE merupakan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Dalam bidang kearsipan, maka implementasi teknologi bertujuan untuk mengelola arsip dan melakukan dokumentasi arsip ke dalam bentuk digital. Cara ini dianggap mampu mewujudkan sistem tata kelola arsip yang lebih efektif, efisien dan terintegrasi.

Lalu, apakah lemari arsip dan sarana penyimpanan arsip lainnya tidak lagi diperlukan lagi setelah implementasi digital?

Sekilas Tentang Implementasi SPBE

Digitalisasi arsip menjadi salah satu wujud pelaksanaan SPBE di bidang kearsipan. Langkah ini melibatkan tahapan untuk melakukan alih media arsip, yaitu proses untuk merubah dokumen-dokumen kertas pemerintahan ke bentuk digital. Alih media arsip bisa dilakukan dengan berbagai metode, salah satu yang banyak digunakan adalah metode scanning atau pemindaian.

Selain mengganti format dokumentasi arsip dari cetak ke bentuk digital, alih media arsip juga melibatkan proses editing dan pengindeksan di aplikasi pengelola arsip digital yang digunakan. Hal ini guna memastikan bahwa isi informasi yang tercantum di arsip digital sama dengan dokumen aslinya, dapat dibaca dengan mudah, serta memudahkan penggunaan/aksesnya di masa mendatang.

Selain mewujudkan dokumentasi arsip dalam bentuk digital, instansi pemerintahan juga perlu menyediakan sistem aplikasi pengelola arsip digital yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronik. Untuk hal ini, pemerintah telah meluncurkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) sebagai aplikasi bagi pakai bidang kearsipan di instansi pemerintahan.

Setelah dokumentasi arsip serta aplikasi pengelola arsip digital telah tersedia, instansi pemerintahan selanjutnya dapat menyelenggarakan pengelolaan arsip secara digital. Dalam pemanfaatanya, sistem kearsipan digital ini dapat dimanfaatkan untuk menunjang pelaksanaan tata kelola pemerintahan, mewujudkan akuntabilitas pemerintahan, maupun penyelenggaraan layanan publik secara elektronik.

Bagaimana dengan Dokumen Fisik Pemerintahan?

Dalam implementasi SPBE, seluruh dokumen pemerintahan diubah menjadi bentuk digital. Meskipun demikian, hal ini bukan berarti bahwa dokumen cetak tidak lagi dibutuhkan. Sebagian jenis arsip masih harus disimpan dalam bentuk fisik. Beberapa contohnya adalah sertifikat tanah, dokumen kerjasama/perjanjian, serta dokumen sejarah negara. Oleh sebab itu, lemari arsip dan berbagai sarana penyimpanan dokumentasi arsip cetak masih diperlukan.

Ada beberapa alasan mengapa beberapa jenis arsip tetap harus disimpan dalam bentuk cetak. Pertama adalah faktor keamanan dan redundansi. Meskipun SPBE memiliki perlindungan keamanan yang semakin canggih, masih ada risiko terhadap keamanan siber dan potensi kehilangan data akibat serangan atau kesalahan teknis. Dalam hal ini, dokumentasi arsip fisik dapat berfungsi sebagai cadangan yang tidak tergantung pada teknologi dan mengurangi risiko kehilangan data.

Alasan berikutnya adalah asas kepatuhan hukum. Beberapa yurisdiksi mengharuskan penyimpanan dokumen fisik, terutama yang berkaitan dengan kontrak, dokumen hukum, dan bukti transaksi. Dalam beberapa kasus, dokumentasi fisik mungkin menjadi persyaratan legal atau regulasi yang perlu dipatuhi. Beberapa dokumen cetak juga memiliki nilai historis dan budaya yang tinggi. Dokumen-dokumen tersebut mencerminkan sejarah, budaya, dan perkembangan masyarakat.

Namun demikian, masih diperlukannya dokumentasi arsip cetak bukan berarti pengelolaan arsip juga harus dilakukan secara konvensional. Penerapan SPBE tetap memiliki keunggulan dalam menciptakan efisiensi, aksesibilitas, dan pemeliharaan data. Idealnya, penyimpanan arsip cetak dapat diintegrasikan dengan SPBE, di mana pengelolaan arsip dan informasi lebih berfokus untuk memanfaatkan teknologi digital guna mengoptimalkan pemanfaatan arsip pemerintahan. Untuk mengatasi arsip secara efektif, Anda dapat memanfaatkan layanan alih media arsip PrimaDoc untuk mendukung perjalanan transformasi digital kearsipan Anda. Dalam era implementasi SPBE yang perlu mengubah banyak dokumen pemerintahan menjadi format digital, tim arsiparis kami siap membantu menanganinya dengan cepat. Tim ahli kami juga berpengalaman dalam menangani sistem pengelolaan arsip terintegrasi yang memadukan teknologi digital dengan penyimpanan fisik. Jadi, segera hubungi tim marketing PrimaDoc dan dapatkan mitra terpercaya untuk mewujudkan keselarasan dalam pengelolaan dan dokumentasi arsip instansi Anda!