Apa yang dilakukan dengan Arsip Lama Setelah Implementasi Sistem Data Terbuka

Sistem data terbuka, menurut beberapa sumber, diartikan sebagai kumpulan data yang dapat diakses secara bebas oleh siapa saja. Dalam konteks pemerintahan, sistem data terbuka mengindikasikan bahwa arsip data yang dimiliki oleh pemerintah suatu daerah dapat diakses oleh pemerintah daerah lain dengan bebas. Tujuannya adalah untuk menjadi sumber pengetahuan baru, membuka alternatif baru untuk pemecahan masalah yang dihadapi oleh daerah lain, serta memberikan pembanding situasi dan kondisi setiap daerah. Sharing informasi pada sistem data terbuka ini membawa berbagai manfaat.

Untuk mengoptimalkan manfaat dari sistem data terbuka, salah satu syarat yang perlu dipenuhi adalah konversi arsip menjadi format digital. Data digital lebih praktis dibandingkan dengan arsip cetak karena dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, serta lebih efisien dalam penggunaan sumber daya. Dengan satu file data digital, informasi dapat dibaca secara cepat tanpa harus membuka lembar demi lembar kertas yang berat. Penggunaan data digital juga meningkatkan keamanan sistem data terbuka, karena pemilik data dapat memberikan proteksi terhadap pihak yang diizinkan mengaksesnya, mencegah penyalahgunaan data, dan melindungi dari serangan virus. Meskipun bersifat terbuka, hak akses sistem data dapat tetap dikelola dan data dilindungi dari penyalahgunaan.

Pentingnya Mengelola Arsip Lama sistem data terbuka 

Penting untuk menjaga arsip cetak setelah dilakukan alih arsip digital. Hal ini dikarenakan arsip cetak tetap merupakan salinan asli yang mungkin diperlukan di masa mendatang. Beberapa arsip cetak yang dianggap vital harus dipertahankan, dijaga, dan disimpan dengan baik karena memiliki nilai keabsahan yang melebihi arsip digital. Dalam banyak situasi, arsip cetak masih memegang peran penting dan memiliki nilai yang tinggi. Selain itu, keberadaan arsip cetak dalam sistem data terbuka masih sangat dibutuhkan sebagai sumber data utama.

Langkah Mengelola Arsip Lama setelah alih arsip digital  

Setelah melakukan alih arsip digital, arsip cetak perlu dikelola dengan sebaik-baiknya. Mengarsipkan data-data cetak membutuhkan sumber daya dan usaha yang besar agar di kemudian hari, mudah untuk dilacak dan ditemukan kembali kapan pun data dibutuhkan. 

1. Mengamankan arsip cetak 

Langkah pertama adalah mengamankan semua arsip cetak pasca alih arsip digital dilakukan. Pengamanan ini bertujuan menjaga arsip cetak dari segala jenis kerusakan, seperti tinta luntur, kertas sobek, kertas berjamur dan lembap, bahkan mencegah arsip hilang. Arsip wajib disimpan di tempat aman, dijauhkan dari sumber kerusakan dan kehilangan. 

2. Menggolongkan arsip sesuai kategori 

Penggolongan arsip berdasarkan kategori ini akan sangat memudahkan dalam mencari dan menemukan data yang dibutuhkan suatu saat nanti. Pengategorian dapat didasarkan pada jenis arsip, pencipta arsip, tangga dibuat atau berdasar geografi arsip. Kategori apa yang digunakan dapat dibuat sesuai kebutuhan instansi. Prinsipnya adalah memudahkan pencarian di masa depan. 

3. Menyiapkan ruang penyimpanan dan infrastruktur yang dibutuhkan 

Arsip cetak membutuhkan ruang yang cukup besar untuk penyimpanan. Tentu saja kapasitas yang harus disiapkan juga perlu mengukur berapa banyak arsip yang dimiliki sekarang dan di masa depan nanti. Ruang penyimpanan diusahakan adalah ruang yang tidak lembap, bersirkulasi udara baik dan lokasinya aman serta mudah diakses. Selain menyiapkan ruangannya, dibutuhkan juga infrastruktur pendukung seperti lemari penyimpanan, map filling untuk folder-folder dan juga papan penunjuk alamat arsip. Setelah infrastruktur ini selesai disiapkan, arsip-arsip dapat mulai disimpan sesuai kategorinya. 

4. Membuat peraturan dan petunjuk untuk mengakses arsip cetak 

Peraturan SOP untuk pengelolaan arsip sangat penting fungsinya. Salah satunya untuk menjaga keamanan arsip. SOP ini meliputi peraturan dasar pengelolaan arsip, petunjuk lokasi, tata aturan perawatan arsip hingga keamanan akses. 

5. Rutin membersihkan ruang penyimpanan arsip cetak 

Pengelolaan tidak hanya melingkupi kategorisasi penyimpanannya saja, tetapi juga bagaimana merawat arsip-arsip cetak tersebut agar panjang umurnya. Perawatan arsip dilakukan dengan membersihkan ruang arsip secara rutin, memeriksa keadaan arsip, melakukan inspeksi rutin terhadap tanda-tanda bahaya yang merusak, misal kelembapan ruangan, keberadaan rayap dan sebagainya. 

Untuk mengoptimalkan pengelolaan arsip cetak, Anda dapat memanfaatkan layanan pelatihan kearsipan dari PrimaDoc. Kami membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan dalam mengelola arsip cetak dengan efisien. Selain itu, PrimaDoc menawarkan jasa pengelolaan arsip langsung oleh tim arsiparis bersertifikat ANRI, memastikan keamanan dan keberlanjutan arsip Anda. Dengan dukungan layanan kearsipan PrimaDoc, instansi Anda dapat melewati kompleksitas pengelolaan arsip lama pasca implementasi digital government, memastikan integritas data dan efektivitas penuh dalam penyelenggaraan pemerintahan. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut!