Apa itu Jadwal Retensi Arsip (JRA)?

Jadwal retensi arsip (JRA) merupakan salah satu elemen penting dalam pengelolaan arsip, tapi masih banyak yang belum mengetahui tentang pentingnya JRA untuk bagian kearsipan di perusahaan atau instansi pemerintahan. Bahkan menurut Pasal 48 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kearsipan juga menyebutkan, “lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA”. Oleh karena itu, Anda harus memahami tentang pentingnya jadwal retensi arsip, khususnya jika Anda mengelola arsip milik instansi pemerintahan.

Lalu, apakah sebenarnya jadwal retensi arsip? Bagi Anda yang belum mengetahui tentang JRA, berikut adalah penjelasan selengkapnya mengenai jadwal retensi arsip sesuai ketentuan yang penting Anda ketahui!

Pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Menurut lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi setidaknya jangka waktu maksimal penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi mengenai penetapan waktu arsip yang harus dimusnahkan, dinilai kembali, atau digunakan secara permanen, dengan jadwal retensi arsip yang dijadikan sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan dan penyelamatan arsip.

Selain itu, Anda juga perlu mengetahui bahwa instansi pemerintahan yang akan menyusun JRA harus mendapatkan persetujuan dari Kepala ANRI terlebih dahulu. Dengan demikian, pentingnya jadwal retensi arsip harus disadari mulai dari dibuatnya draft retensi sebelumnya.

Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip

Menurut Peraturan Kepala ANRI (PERKA) Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip, ada beberapa tahap yang harus dipatuhi agar jadwal retensi arsip sesuai ketentuan. Beberapa di antaranya adalah:

Penyusunan Rancangan atau Draft Jadwal Retensi Arsip

Untuk melakukan penyusunan rancangan jadwal retensi arsip, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusunannya, yaitu:

Penyusunan rancangan dilakukan oleh tim kerja yang setidaknya terdiri dari beberapa fungsi, yaitu pimpinan bagian kearsipan, arsiparis, dan juga unit pengolah arsip.
Melakukan identifikasi tugas dan fungsi untuk mendata arsip yang dilaksanakan secara komprehensif dan tepat guna.
Pendataan arsip sebagai bentuk inventarisasi jenis arsip yang diciptakan di unit pengolah arsip, dengan mencantumkan usulan retensi arsip dan juga keterangan untuk membantu pembuatan rancangan jadwal retensi arsip.
Membuat rancangan retensi arsip yang terdiri dari series, berkas, dan juga isi berkas yang dilakukan sesuai pedoman dari ANRI.

Permohonan Persetujuan dari ANRI

Setelah menyusun rancangan JRA, selanjutnya instansi pemerintahan harus mengajukan permohonan agar jadwal retensi arsip dapat disetujui. Hal ini wajib dilakukan, karena ANRI adalah lembaga yang diserahi tugas untuk menyamakan standar kearsipan di seluruh lembaga pemerintahan di Indonesia.

Adapun tata cara pengajuan persetujuan atas JRA yang Anda persiapkan adalah:

Pimpinan instansi pemerintahan melakukan permohonan persetujuan rancangan jadwal retensi arsip kepada Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia secara tertulis melalui surat yang di lampiri dengan rancangan JRA dalam bentuk softcopy dan hardcopy, dengan setiap halaman hardcopy dari rancangan telah diparaf oleh pimpinan instansi pemerintahan.

Rancangan JRA tersebut diteliti dan dinilai oleh ANRI melalui Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan untuk memastikan agar jadwal retensi arsip sesuai ketentuan.
Kepala ANRI memberikan persetujuan melalui surat tertulis setelah rancangan JRA selesai dinilai.

Pengesahan JRA

Tahap terakhir dalam penetapan jadwal retensi arsip adalah pengesahan dari Kepala ANRI. Adapun proses pengesahan tersebut melalui beberapa tahap, yaitu:

Pimpinan instansi mengesahkan JRA setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI.
Salinan dari bukti pengesahan yang telah ditandatangani pimpinan dikirimkan kepada Kepala ANRI sebagai tembusan.

Mengelola JRA dengan Bantuan Pihak Ketiga

Setelah jadwal retensi arsip siap digunakan, pemerintah melalui Pasal 30 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa instansi pemerintahan dapat menyerahkan pekerjaan terkait arsip dinamis kepada pihak ketiga, sehingga pengelolaan retensi arsip termasuk di dalamnya.

Oleh karena itu, Anda dapat menyerahkan pengelolaan jadwal retensi arsip kepada PrimaDoc, yang telah dipercaya melakukan pengelolaan arsip perusahaan dan instansi pemerintah. Bahkan untuk menjamin kualitas layanannya, PrimaDoc juga memiliki sertifikat ISO 9001:2015 untuk excellent quality.

Selain itu, PrimaDoc juga memiliki aplikasi web-based yang dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan arsip dengan optimal. Dalam pengoperasiannya pun, PrimaDoc juga didukung oleh para profesional yang dilengkapi dengan pengetahuan mendalam mengenai kearsipan, sehingga lebih mengerti tentang pengelolaan jadwal retensi arsip sesuai ketentuan.Jadi, tidak perlu ragu lagi beralih menggunakan jasa pengelolaan arsip yang terintegrasi dari PrimaDoc! Hubungi kami sekarang untuk berkonsultasi atau informasi selengkapnya!(Pradana)