Amankan Dokumen Digital Anda dengan Aplikasi PrimaDoc
Dokumen digital perusahaan atau instansi pemerintahan harus memiliki keamanan yang maksimal, mengingat banyak informasi di dalamnya yang bersifat sensitif bagi masa depan dari masing-masing organisasi. Maka dari itu, tidaklah mengherankan jika masih ada organisasi yang bersikukuh untuk tetap menggunakan dokumen fisik, karena masih ada yang kurang yakin dengan keamanan dokumen digital.
Hal ini didorong karena kurangnya informasi yang didapatkan oleh bagian kearsipan di perusahaan atau instansi pemerintah. Di sisi lain, ada pula yang belum mengetahui tentang cara mengamankan dokumen digital, sehingga pengelolaan dokumen berbasis aplikasi atau software masih dianggap tidak terjamin keamanannya.
Oleh karena itu, jika Anda termasuk yang masih ragu dengan keamanan dokumen digital, maka informasi berikut ini penting untuk diketahui. Nantinya, dengan mengenal lebih baik tentang digitalisasi dokumen, maka Anda sudah siap untuk menggunakan aplikasi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc. Berikut adalah ulasan lengkap mengenai kelebihan dari keamanan digital dengan PrimaDoc!
Dokumen Digital Lebih Aman dengan Sistem Enkripsi
Tahukah Anda, setiap dokumen digital yang dikelola PrimaDoc telah dilengkapi dengan sistem enkripsi terkini yang memungkinkan keamanan dari informasi yang terkandung di dalam dokumen lebih terjamin. Apalagi dengan dukungan aplikasi web-based yang didesain khusus untuk kearsipan, tentunya keamanan dokumen digital dengan PrimaDoc ikut meningkat.
Lalu, sebenarnya apakah sistem enkripsi tersebut? Secara singkat dapat dijelaskan bahwa cara mengamankan dokumen digital menggunakan enkripsi melibatkan proses untuk mengubah isi dari dokumen yang Anda miliki dalam bentuk ciphertext, sehingga orang luar yang tidak berwenang untuk mengakses dokumen digital tersebut tidak akan dapat membaca informasi yang tertulis di dalamnya. Sementara itu, proses sebaliknya untuk mengubah ciphertext menjadi informasi biasa disebut dengan ‘deskripsi’.
Jika Anda menggunakan layanan PrimaDoc, maka keseluruhan proses enkripsi akan dijalankan dengan teknologi khusus, sehingga cara untuk deskripsi hanya diketahui oleh perusahaan Anda. Jadi, keberadaan sistem ini dapat menjamin keamanan dokumen digital lewat dukungan tim profesional.
Akses Aplikasi dengan Username dan Kata Sandi yang Berbeda untuk Tiap User
Cara mengamankan dokumen digital lainnya yang dilakukan oleh PrimaDoc adalah lewat akses yang berbeda antara satu orang dengan orang lain. Nantinya, setiap user yang membutuhkan dokumen digital dapat mengaksesnya dengan menggunakan login details lewat hak akses terbatas. Dengan begitu, hak akses untuk mengubah, memindahkan, dan/atau menghapus dokumen digital hanya dimiliki oleh bagian kearsipan.
Sistem akses terpisah ini juga digunakan untuk meminimalisir dokumen digital terhapus dari server, karena akses untuk melakukan hal tersebut hanya dimiliki arsiparis dan pejabat arsip. Selain itu, akses dokumen juga dapat dilakukan dari mana saja, sehingga saat sewaktu-waktu Anda membutuhkan informasi di dalam dokumen, Anda hanya perlu membukanya melalui aplikasi web-based PrimaDoc.
Lokasi Internal Server Berada di Perusahaan Anda
Keberadaan server juga cukup krusial bagi keamanan dokumen digital perusahaan atau instansi pemerintah yang Anda kelola. PrimaDoc pun mengerti dengan kekhawatiran tersebut, sehingga penempatan internal server dapat dilakukan di dalam pusat kearsipan Anda. Dengan begitu, dokumen digital dapat dipantau setiap saat oleh bagian kearsipan.
Tidak hanya itu, letak internal server di dalam perusahaan juga memungkinkan arsiparis untuk melakukan proses administrasi dengan lebih mudah dan efisien. Hal ini dapat membantu Anda untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau instansi pemerintahan di masa yang akan datang.
Fitur Lengkap yang Memudahkan Perusahaan
Selain kelebihan dari sisi keamanan dokumen digital, aplikasi web-based PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur lain yang dapat meningkatkan efektivitas dan kinerja bagian kearsipan. Beberapa fitur tersebut antara lain:
- Fitur manajemen arsip aktif, yang memungkinkan arsiparis untuk mengelola arsip yang sering digunakan berdasarkan klasifikasi tertentu agar pencarian dokumen digital jadi lebih mudah.
- Fitur manajemen arsip inaktif, untuk mengelola arsip yang tidak terlalu sering dibuka, tetapi tetap dibutuhkan oleh perusahaan.
- Fitur manajemen warehouse arsip, yang diperuntukkan bagi perusahaan yang masih memiliki gudang penyimpanan arsip, yang dilengkapi fitur untuk mengelola keluar-masuk dokumen fisik yang dapat dipantau secara real-time.
- Fitur manajemen retensi arsip, untuk mengelola jadwal retensi dari arsip atau dokumen digital yang sudah tidak dibutuhkan lagi oleh perusahaan.
- Fitur pengkategorian arsip, yang memungkinkan arsiparis untuk menciptakan klasifikasi dokumen berdasarkan abjad, nomor, atau sistem penamaan lainnya.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk beralih menggunakan layanan pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc. Keamanan dokumen digital terjamin, proses bisnis juga dapat berjalan dengan lancar. Hubungi kami untuk mengetahui selengkapnya tentang layanan ini, sesuaikan dengan kebutuhan Anda!(Pradana)
