Amankan Dokumen BAST dan PPJB dengan Digitalisasi Arsip!
Dalam berjalannya operasional usaha, bisnis properti tidak dapat terlepas dari pengelolaan berbagai dokumen yang bersifat penting. Dua dokumen di antaranya adalah Berita Acara Serah Terima (BAST) dan Pengikatan Perjanjian Jual Beli (PPJB). Digitalisasi arsip menjadi solusi yang kini banyak disarankan karena dianggap mampu menjaga dokumen-dokumen penting tersebut dengan lebih baik, dibandingkan dengan metode konvensional. Mengapa penyimpanan digital lebih aman? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Sekilas Tentang BAST dan PPJB
BAST merupakan dokumen tertulis yang berisikan perjanjian dan persetujuan serah terima antara antara dua pihak atau lebih. Dalam penerapannya, terdapat banyak jenis BAST mulai dari BAST serah terima aset properti, serah terima pekerjaan, serah terima barang, dan serah terima jasa. BAST merupakan menjadi acuan bagi kedua belah pihak, sekaligus bukti perjanjian tertulis yang dapat digunakan untuk mengesahkan perpindahan tangan atau tanggung jawab dari pihak satu ke pihak lainnya.
Dalam sebuah transaksi jual-beli, terkadang pihak pembeli masih belum dapat melunasi syarat pembayaran pertama untuk mengikat transaksi. Dokumen PPJB ini berfungsi untuk pengikat sementara antara penjual dan pembeli sebelum dibuatnya Akta Jual Beli (AJB) yang resmi diserahkan. Selain sebagai dokumen pengikat sementara, PPJB juga dapat dijadikan sebagai bukti pelengkap legalitas dalam pembuatan PPAT.
Apakah Perlu Menyimpan BAST dan PPJB Setelah Transaksi Selesai?
Meskipun BAST dan PPJB dokumen tersebut hanya diperlukan saat transaksi jual beli properti, namun perlu disimpan untuk jangka panjang. Alasannya jelas, dokumen BAST dan PPJB sangat berguna jika suatu saat terjadi masalah yang terkait transaksi, baik itu ketidaksesuaian spesifikasi dan kualitas bangunan, adanya pihak yang tidak menepati perjanjian, ataupun terjadi sengketa properti di masa depan. Tanpa adanya kedua dokumen tersebut, Anda tidak dapat melakukan klaim atas kesepakatan awal. Hal ini dapat saja menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
Dengan alasan tersebut, sudah seharusnya dokumen BAST dan PPJB tetap disimpan dalam jangka waktu tertentu meskipun transaksi sudah selesai. Selama ini dokumen bisnis properti disimpan di gudang penyimpanan maupun lemari arsip. Namun, apakah dengan begitu dokumen akan terjamin keamanannya dan keawetannya?
Faktanya, cara penyimpanan yang konvensional rentan akan risiko kerusakan dan terselip. Dokumen yang disimpan dalam jangka waktu lama dapat berjamur, lecek, sobek, tintanya memudar, atau bahkan dimakan rayap. Dokumen yang rusak tentu tidak dapat lagi dijadikan landasan apabila kedepannya terjadi masalah atas transaksinya. Alhasil, tidak adanya bukti tertulis dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
Digitalisasi Arsip, Solusi Amankan Dokumen BAST dan PPJB
Melihat rentannya sistem penyimpanan dokumen yang konvensional, dokumen-dokumen penting seperti BAST dan PPJB, serta arsip berharga lainnya perlu mendapatkan dukungan penyimpanan yang lebih aman dan efektif. Digitalisasi arsip merupakan strategi yang kini semakin banyak disarankan, termasuk oleh pemerintah. Digitalisasi arsip merupakan metode penyimpanan arsip secara digital. Berbeda dengan dokumen kertas yang rentan dari berbagai risiko faktor lingkungan dan hama, dokumen digital tidak terpengaruh faktor-faktor tersebut. Digitalisasi arsip menjamin dokumen tetap terjaga kualitas dan kondisinya dengan baik dalam jangka waktu panjang.
Digitalisasi arsip juga akan menciptakan pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien. Dokumen akan lebih mudah dikelola dan diakses dalam waktu yang cepat. Anda tidak perlu lagi memilah-milah tumpukan dokumen yang tebal hanya untuk menemukan satu berkas saja. Dokumen dapat dengan mudah ditemukan hanya dengan memasukan kata kunci dokumen yang dicari. Sebagai itu, digitalisasi arsip juga menjadi nilai tambah khususnya bagi kalangan pasar milenial yang menyukai fleksibilitas dalam administrasi.
Meskipun akses data menjadi lebih mudah, bukan berarti digitalisasi arsip membuat dokumen perusahaan rentan diakses oleh pihak lain. Munculnya teknologi arsip digital dibarengi dengan sistem keamanan dokumen digital yang memadai, seperti PrimaDoc. Berbagai fitur keamanan seperti password, enkripsi, manajemen akses, dan sebagainya dapat Anda manfaatkan untuk mengamankan dokumen dari akses ilegal yang dilakukan pihak lain. Dengan lengkapnya fitur keamanan ini, digitalisasi arsip justru menjadi salah satu langkah untuk meningkatkan keamanan dokumen penting perusahaan properti Anda.
Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya tentang sistem keamanan penyimpanan digital! (Septiani)
