Alasan Penyimpanan Dokumen Digital Semakin Diminati Para Pebisnis
Dalam setiap kegiatan usaha, pengelolaan dokumen merupakan hal yang pasti ada, tidak terkecuali pada bisnis properti. Berbagai dokumen penting dalam industri properti mulai dari Sertifikat Tanah dan Rumah (SHM atau SHGB), Akta Jual Beli (AJB), Izin Mendirikan Bangunan (IMB), Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), dan dokumen penting lainnya harus dikelola dengan baik. Pada era industri 4.0 saat ini, penyimpanan dokumen digital mulai dipertimbangkan untuk menangani berbagai dokumen penting tersebut.
Setiap dokumen penting perusahaan tentu harus disimpan dengan baik guna menghindari kerusakan maupun kehilangan. Kehadiran teknologi penyimpanan dokumen digital menawarkan sistem yang lebih efektif dan efisien. Dokumen yang disimpan tidak lagi dalam bentuk kertas, tetapi berbentuk digital (elektronik).
Permasalahan yang Dihadapi Dalam Penyimpanan Dokumen Konvensional
Sebelum membahas lebih dalam mengenai penyimpanan dokumen digital, perlu dipahami terlebih dahulu berbagai alasan mengapa industri properti perlu segera beralih dari penyimpanan dokumen konvensional. Saat ini, mayoritas perusahaan properti masih menerapkan sistem penyimpanan arsip cetak. Padahal sistem yang demikian justru tidak efisien dan kurang menjamin keamanan dokumen.
Berikut beberapa permasalahan yang dihadapi ketika menyimpan dokumen secara konvensional:
1. Menghabiskan banyak waktu
Untuk menjaga keamanan dan kerapian arsip, penyimpanan dokumen kertas tidak dapat dilakukan secara sembarang. Biasanya dokumen akan disimpan di dalam map dengan label tertentu yang menginformasikan tentang identitas dokumen. Dokumen yang telah dimasukan ke map kemudian dimasukan ke dalam lemari arsip atau gudang. Meskipun terlihat sepele, pekerjaan-pekerjaan teknis seperti ini akan menghabiskan cukup banyak waktu karyawan Anda, yang sebenarnya bisa digunakan untuk hal produktif lainnya.
2. Sulit untuk mencarinya kembali
Semakin banyak dokumen yang disimpan, semakin tinggi tumpukan kertas yang Anda miliki. Hal ini akan menyulitkan petugas ketika harus mencari dokumen yang telah lama disimpan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Masalah ini tidak perlu dihadapi jika perusahaan menerapkan penyimpanan dokumen digital. Fitur pencarian yang tersedia memungkinkan pegawai untuk menemukan dokumen hingga dalam hitungan detik.
3. Membutuhkan ruang penyimpanan
Ketika Anda menyimpan semua dokumen berupa kertas, maka Anda harus menyiapkan ruang penyimpanan khusus baik berupa gudang, brankas, ataupun lemari arsip. Seiring dengan berjalannya waktu, bertambahnya dokumen usaha akan berdampak pada semakin luasnya kebutuhan ruang penyimpanan. Masalah ini juga tidak perlu dihadapi saat perusahaan menerapkan penyimpanan dokumen digital. Arsip tersimpan dalam teknologi berbasis cloud yang dimiliki oleh server, sehingga tidak menimbulkan tumpukan kertas.
4. Potensi kerusakan dokumen
Meskipun sudah disimpan secara hati-hati, dokumen kertas tetap berpotensi tinggi mengalami kerusakan, apalagi ketika ditumpuk di gudang dalam jangka waktu lama. Berbagai potensi kerusakan seperti tinta luntur, berjamur, dimakan rayap, sobek, lapuk dan masalah lain seperti bencana alam yang terjadi tanpa dapat diprediksi.
Penyimpanan Dokumen Digital, Solusi Bagi Para Pebisnis
Berbagai permasalahan yang ada pada penyimpanan dokumen bisa Anda hindari dengan menerapkan sistem penyimpanan dokumen digital. Berbagai fitur dan keunggulannya, menjawab kebutuhan utama perusahaan pada era industri 4.0 saat ini. Berikut alasan mengapa penyimpanan dokumen digital diminati oleh para pebisnis:
1. Penyimpanan dan pencarian dokumen yang mudah
Dalam sistem penyimpanan dokumen digital, Anda dapat dengan mudah untuk menyimpan, menyalin, mengirim dan mencetak dokumen melalui perangkat komputer secara langsung. Proses pencarian kembali dokumen yang ada juga dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, hanya dalam hitungan detik.
2. Dokumen bebas lapuk, rayap, kebocoran, kebanjiran dan kebakaran
Ketika dokumen disimpan secara digital, berbagai potensi kerusakan dokumen kertas seperti lapuk, rayap, kebocoran, kebanjiran dan kebakaran dapat dihindari. Keamanan dokumen juga lebih terjamin dengan adanya berbagai sistem keamanan dokumen digital yang tersedia seperti password, enkripsi, hingga pengaturan akses.
3. Mudah untuk dikirim
Dalam kegiatan bisnis properti, pengiriman dokumen baik kepada pihak otoritas, pelanggan, atau stakeholder lain yang terlibat sangat dimungkinkan. Penyimpanan dokumen digital memberikan kemudahan dalam proses pengiriman dokumen ini. Dokumen siap untuk dikirim kapan saja. Anda tidak perlu melakukan pencarian, menyalin, menyusun dan merapikan, serta melakukan pengiriman secara manual kembali. Dokumen digital dapat dengan praktis dan cepat dikirim.
4. Dokumen dapat diakses dimanapun tempatnya
Sistem penyimpanan dokumen berbasis cloud memungkinkan dokumen dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Hal ini akan menjadi keunggulan tersendiri bagi bisnis properti Anda, apalagi pada masa pandemi covid saat ini, beberapa kota mulai memberlakukan kembali work from home (WFH). Penyimpanan dokumen digital sangat membantu pengelolaan dokumen tetap dapat dilakukan secara normal meskipun karyawan bekerja dari rumah.
Perusahaan Anda dapat memperoleh berbagai manfaat di atas jika menerapkan sistem penyimpanan dokumen digital PrimaDoc. Selain dapat mendukung proses pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien, PrimaDoc juga didesain dengan fitur keamanan enkripsi yang mumpuni. Perusahaan dapat memanfaatkan fitur tersebut untuk mengamankan berbagai dokumen penting seperti SHM, AJB, IMB dan lainnya. Anda bahkan dapat mulai mendiskusikannya dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Septiani)
