Integrasi Data: Solusi Cepat Pengambilan Keputusan

Integrasi Data – Istilah ‘integrasi data’ sudah tidak asing bagi pebisnis, karena kemajuan teknologi menjadikan data sebagai aset penting bagi perusahaan. Selain itu, pelaku bisnis juga butuh untuk analisa data untuk pengambilan keputusan. Bahkan menurut Forbes, data disebut juga sebagai ‘new oil’ karena harganya yang lebih mahal dari minyak bumi.

Di sisi lain, data yang tersebar di perusahaan dapat menjadi aset bisnis asalkan perusahaan mampu menghubungkan data dari berbagai aktivitas bisnis dalam bentuk komprehensif. Menggabungkan data menjadi bentuk yang komprehensif bukanlah pekerjaan yang mudah. Jika tantangan ini tidak dapat ditangani, perusahaan bisa saja kehilangan kesempatan bisnisnya dan mengalami kerugian.

Pentingnya Integrasi Data Bagi Perusahaan

Integrasi data merupakan proses penggabungan data yang berasal dari sumber yang berbeda untuk mendukung manajemen informasi serta pengolahan data menjadi informasi yang lebih baik atau lebih sempurna. Data yang akan diintegrasikan biasanya berasal dari berbagai sumber pusat data yang berbeda. Proses pengintegrasian ini dilakukan untuk menyelaraskan data, sehingga setiap pusat data memiliki data yang sama. Ini juga dilakukan untuk mempermudah akses dan mendapatkan data yang sama.

Pengintegrasian data biasanya dilakukan oleh perusahaan yang memiliki banyak cabang perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menghindari penurunan produktivitas perusahaan. Selain itu, melakukan integrasi data juga akan meningkatkan keuntungan perusahaan karena dapat meminimalisir kesalahan yang disebabkan manusia, misalnya menggunakan data yang salah atau perbedaan data dengan dokumen aslinya. Meskipun begitu, integrasi data saja tidak cukup. Perusahaan yang baik harus didukung dengan integrasi sistem agar dapat mengoptimalkan seluruh sumber daya yang dimiliki agar memiliki keterampilan yang baik.

Contoh permasalahan yang sering dijumpai di keseharian adalah ketika melakukan pengajuan pinjaman kredit bank. Proses yang lama akibat terhambatnya transfer dokumen dari kantor cabang (pemohon) ke kantor pusat yang diakibatkan oleh banyaknya data digital yang tersebar di seluruh perusahaan dalam berbagai bentuk akan menimbulkan masalah ketika membuat laporan, karena secara tidak langsung dapat merugikan bisnis perusahaan Anda. Dengan platform integrasi data seperti PrimaDoc, perusahaan dapat mengumpulkan berbagai data secara otomatis dan mengubahnya menjadi satu format khusus secara aman dan mudah.

Keuntungan Integrasi Data Bagi Perusahaan

Menerapkan integrasi data akan memberikan keuntungan untuk perusahaan Anda, antara lain:

• Pengumpulan data secara otomatis Ada banyak cara integrasi data yang dilakukan oleh staff IT perusahaan, baik dari  level UKM hingga multi national company, tetapi  masih memiliki kekurangan dalam penerapannya. Contohnya, produk-produk yang menggunakan sistem POS (point of sales) menimbulkan banyak data digital akan tersebar di perusahaan, sehingga dapat menimbulkan masalah saat pelaporan. Oleh karena itu, dibutuhkan teknologi  untuk membantu integrasi data secara otomatis.
• Menghindari hilangnya kesempatan bisnis

Data yang sudah tersebar di perusahaan perlu digabungkan menjadi data yang komprehensif agar mampu meminimalisir perusahaan kehilangan kesempatan bisnisnya. Misalnya, kita dapat mengetahui hubungan antara telatnya proses purchasing dengan menurunnya ketersediaan stok dan nilai penjualan, rendahnya produktivitas beberapa salesman dihubungkan dengan jumlah dan jenis pelatihan yang diterima, dan lainnya. Untuk mendapatkan kesamaan data ini tentunya akan menjadi tantangan sangat berat saat data tercecer di mana-mana. Jika tantangan ini tidak dapat diatasi, akan banyak kesempatan bisnis yang hilang (opportunity loss).

• Meminimalisir penyusunan laporan yang tidak konsisten

Masalah lain yang berpotensi muncul adalah penyusunan laporan yang tidak konsisten atau bias, ditambah volume data yang semakin hari semakin besar. Oleh karena itu, cara integrasi data menjadi hal penting bagi perusahaan. PrimaDoc dapat membantu Anda mengumpulkan dan mengolah data terpusat dalam sebuah dashboard (data warehouse) agar laporan tidak menjadi bias.

Solusi Integrasi Data Perusahaan

Jika gambaran kondisi yang dijelaskan persis terjadi di perusahaan Anda, maka segera lakukan tindakan untuk mulai mengumpulkan dan mengintegrasikan data Anda secara terpusat. Saat ini sudah banyak solusi teknologi yang tersedia dan cukup mudah digunakan, sehingga tidak ada alasan untuk menunda. Salah satunya adalah ETL (Extract, Transformation and Load), yang memungkinkan staf IT mengumpulkan data dari berbagai format dan lokasi dengan efisien. Berbagai manfaat produk ETL dapat Anda dapatkan dengan menggunakan PrimaDoc. 

Integrasikan Data Perusahaan dengan PrimaDoc

PrimaDoc merupakan aplikasi manajemen arsip (Document Management System). Aplikasi ini membantu institusi atau perusahaan Anda untuk mengelola arsip fisik dan digital, baik arsip aktif maupun inaktif. Perusahaan ini bekerja secara menyeluruh dan terpusat mengelola arsip melalui manajemen aktif, penyimpanan arsip, hingga retensi arsip.

Pengelolaan arsip dengan menggunakan aplikasi PrimaDoc dapat membantu perusahaan Anda dalam menjaga data perusahaan secara continue dengan beberapa fitur yang ada. Salah satu fitur yang dapat membantu Anda mengintegrasikan data adalah manajemen gudang (warehouse) yang terhubung dengan gudang arsip Anda ataupun gudang arsip milik PrimaDoc. Hal ini akan mempermudah Anda mengumpulkan dan mengolah data dari semua kantor cabang ke kantor utama.Dengan pengalaman dalam implementasi nyata, perusahaan kami menggunakan hands on step by step untuk melakukan pengolahan data dalam proses integrasi data. Beralih ke layanan kami untuk menerapkan integrasi data perusahaan Anda dengan lebih mudah. (Pradana)