Mengapa Teknologi DMS OCR Penting untuk Sistem Pengelolaan Dokumen?

Document Management System (DMS) menjadi bagian penting dalam transformasi digital pengelolaan arsip di perusahaan. Sebagai aplikasi pengolah data digital, digitalisasi arsip tidak dapat terwujud tanpa implementasi aplikasi DMS. Saat ini, beberapa DMS telah didukung dengan teknologi teknologi Optical Character Recognition (OCR). Berbeda dengan DMS biasa, teknologi DMS OCR memungkinkan pengenalan teks dalam dokumen gambar, baik yang memiliki format PDF, JPG, atau JPEG.

Sekilas Tentang DMS

DMS adalah sistem yang menyediakan solusi terpadu untuk pengelolaan dokumen elektronik yang meliputi pembuatan, penyimpanan, pencarian, dan penyebaran. DMS memungkinkan penyimpanan, organisasi, dan distribusi dokumen dengan lebih efisien dibandingkan pengelolaan secara manual. Saat ini, telah tersedia teknologi DMS OCR untuk memberikan kemudahan lebih dalam pengelolaan dokumen digital di kantor Anda.

Implementasi DMS membawa sejumlah manfaat penting bagi organisasi dalam mengelola dokumen dan informasi. DMS mampu meningkatkan efisiensi operasional dengan memberikan akses cepat dan mudah ke dokumen elektronik, mempercepat proses pencarian, pengambilan, dan berbagi informasi. Selain itu, DMS juga mengurangi ketergantungan pada penyimpanan dokumen fisik, menghasilkan penghematan ruang kantor dan biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan dokumen cetak.

DMS juga dapat memfasilitasi kolaborasi tim. DMS menyediakan akses bersama dan pengeditan yang terkoordinasi, sehingga mampu meningkatkan produktivitas dan komunikasi internal. Keamanan dokumen ditingkatkan melalui kontrol akses yang ketat, sementara jejak audit dan kontrol versi memberikan keandalan informasi.

Masalah yang Sering Dihadapi Dalam Pengelolaan Dokumen Digital

Pengelolaan arsip digital perusahaan tidak dapat dipisahkan dari dokumen-dokumen yang tersimpan dalam format gambar, seperti PDF, JPG atau JPEG. Misalnya dokumen PDF tentang kontrak kerjasama, data karyawan, atau bahkan foto form surat menyurat. Kondisi ini tidak dapat dilepaskan dari proses alih media yang seringkali menghasilkan dokumen digital dalam format PDF, JPG dan JPEG. Alat scanner yang tidak dilengkapi dengan teknologi OCR membuatnya tidak mampu mendeteksi tulisan pada dokumen fisik yang dipindai, sehingga terbaca sebagai gambar di komputer.

Tanpa implementasi teknologi DMS OCR, dokumen-dokumen teks yang tersimpan dalam format gambar ini seringkali menyulitkan pengelolaan dokumen. Misalkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan penyesuaian data dan informasi pada dokumen, atau mungkin ingin mengisi data pada form yang tersedia, Anda tidak bisa langsung mengedit dokumen gambar tersebut. Alasannya jelas, karena sistem komputer mendeteksinya sebagai dokumen gambar.

Kesulitan lain yang akan dirasakan ketika pengelolaan dokumen digital tidak didukung dengan teknologi DMS OCR adalah dalam pencarian data. Teknologi DMS memang menyediakan fitur pencarian data sehingga pengguna tidak perlu melakukan pencarian secara manual. Namun, ketika dokumen yang dicari tersimpan dalam format gambar, pencarian harus dilakukan dengan mengetikkan nama file yang sedang dicari pada kolom pencarian. Ini mungkin tidak menjadi masalah jika ada sedikit dokumen yang dikelola. Akan tetapi jika jumlahnya mencapai ribuan dokumen, karyawan seringkali lupa nama file yang mereka cari dan akhirnya membuat dokumen sulit ditemukan.

Bagaimana DMS OCR Bisa Menjadi Solusi Pengelolaan Dokumen Digital?

Dukungan teknologi teknologi OCR, DMS OCR mampu mengidentifikasi teks dalam dokumen gambar. Ini memungkinkan setiap teks yang ada pada dokumen gambar dapat terekstraksi dan diubah menjadi file teks biasa yang bisa diedit secara langsung tanpa melalui proses manual yang melelahkan dan menghabiskan waktu. Kelebihannya ini memberikan kemudahan dalam manajemen dokumen, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung perusahaan dalam melakukan pengelolaan dokumen secara lebih efektif.

Selain dari sisi pengelolaan dokumen, DMS OCR juga dapat meningkatkan efisiensi dan kemudahan dalam pencarian informasi. Dengan teknologi ini, Anda tidak diharuskan mengingat nama dokumen yang ingin dicari. Pencarian data dapat dilakukan hanya dengan memasukan topik informasi atau data yang sedang dicari. Teknologi OCR memungkinkan sistem untuk mendeteksi setiap informasi pada dokumen secara menyeluruh, termasuk pada isi konten yang ada di setiap dokumen. Ini tentu jauh lebih mudah, dan meningkatkan akurasi pencarian dokumen yang relevan dengan kebutuhan Anda.

Untuk mendapatkan dukungan teknologi DMS yang didukung dengan pemindai OCR, Anda dapat memanfaatkan DMS PrimaDoc. Anda bahkan dapat mengoptimalkannya dengan juga menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc. Dalam proses alih media, tim PrimaDoc didukung oleh scanner berteknologi OCR yang memungkinkan dokumen perusahaan Anda lebih mudah ditemukan di kemudian hari. Bersama PrimaDoc, perusahaan Anda akan mendapatkan solusi menyeluruh, yang tidak hanya meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen, tetapi juga memastikan aksesibilitas dan pencarian informasi yang lebih cepat dan akurat. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk request demo aplikasi dan mempelajari lebih lanjut cara kerjanya! (Septiani)