Arsiparis, Jadilah Penggerak Kebijakan Publik!
Arsiparis merupakan posisi yang vital, lakukan paya-upaya ini untuk dukung performa dan peran arsiparis penggerak kebijakan publik.
Tak jarang para pemangku jabatan lupa dengan pentingnya peran arsiparis di kantor pemerintahan maupun perusahaan. Tugas dan tanggung jawab pengelola arsip dipandang tak lebih dari staf pengatur tumpukan kertas. Padahal, kenyataannya justru merekalah arsiparis penggerak kebijakan publik memiliki peran krusial di dalam pemerintahan hingga kepentingan bernegara.
Arsiparis, tugas, fungsi, dan perannya di dalam pembuatan kebijakan publik
Pengelola arsip merupakan garda terdepan di dalam proses pembuatan dan perancangan kebijakan publik. Mereka berhadapan langsung dengan data, informasi, dan rekan kerja instansi yang sifatnya masih acak dan bertumpuk, untuk kemudian disusun dan dikelompokkan untuk membentuk keterpaduan dan keutuhan bangunan informasi.
Tak hanya itu, sebagai arsiparis penggerak kebijakan publik, seseorang juga memiliki tanggung jawab untuk menjaga kondisi dokumen yang bernilai informasi agar tidak rusak dan hancur. Upaya ini disebut juga sebagai preservasi arsip.
Informasi yang berharga ini lantas dapat digunakan oleh para petinggi, pemangku kebijakan, bahkan publik untuk membentuk kolaborasi dalam menyusun kebijakan publik. Keutuhan dan kelengkapan data menjadi hal paling penting untuk dapat membaca masalah, kebutuhan serta merumuskan solusi terbaik untuk menjawabnya. Dengan demikian, peran arsiparis penggerak kebijakan publik dalam hal ini tidak dapat disepelekan karena tanggung jawabnya sangat berkaitan dengan kepentingan khalayak luas.
Kewajiban instansi dalam memperkuat tim arsiparis
Arsiparis penggerak kebijakan publik tidak dapat menjalankan tugasnya dengan optimal tanpa fasilitas dan peran aktif pejabat instansi dalam pemenuhan kebutuhan operasional. Oleh sebab itu, Anda selaku pemangku jabatan perlu memberikan perhatian lebih dalam memantau dan mengevaluasi kearsipan instansi.
Mendorong peran dan fungsi arsiparis penggerak kebijakan publik dapat dilakukan dengan berbagai upaya. Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan kepada pegawai Arsiparis Anda:
1. Berikan pelatihan terkini mengenai teknologi kearsipan
Perkembangan teknologi dan telekomunikasi dewasa ini begitu masif dan cepat, bahkan telah merambah ke bidang manajemen arsip. Situasi ini perlu dimanfaatkan oleh seluruh pihak, termasuk kantor-kantor pemerintahan untuk mewujudkan sistem yang lebih transparan, akuntabel, dan presisi. Untuk meningkatkan keterampilan staf arsiparis penggerak kebijakan publik, Anda perlu mengikutsertakan mereka ke pelatihan, seminar, ataupun workshop yang diadakan oleh ANRI maupun pihak ketiga lain penyedia program, salah satunya adalah pelatihan kearsipan dari PrimaDoc.
2. Permudah pekerjaan Arsiparis dan dukung sistem kerja yang lebih optimal dengan mengadopsi DMS
Setelah memahami cara kerja dan implementasi sistem digital elektronik pada bidang kearsipan, waktunya instansi Anda menerapkannya. Sistem pengaturan dokumen elektronik, atau yang juga dikenal dengan Document Management System (DMS), adalah perangkat lunak yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan arsiparis untuk mewujudkan kearsipan yang efektif dan efisien. Rancangan arsitektur dan fitur pada DMS diintegrasikan sedemikian rupa untuk memfasilitasi setiap pekerjaan dan kebutuhan tata kelola arsip.
Ingin tahu lebih lanjut mengenai DMS? Coba langsung aplikasi DMS PrimaDoc dengan uji coba gratis!
3. Kurangi beban kerja Arsiparis yang repetitif dan menyita waktu dengan dukungan pihak ketiga
Tak jarang arsiparis penggerak kebijakan publik terbebani oleh pekerjaan repetitif yang menyita waktu, misalnya scan dokumen cetak menjadi file digital. Meskipun bukan merupakan hal yang sulit, namun jika harus memindai satu per satu ratusan hingga ribuan dokumen pemerintahan, tentu fungsi dan tugas lain yang lebih pokok menjadi terhambat. Belum lagi tantangan kesehatan yang harus dipertimbangkan akibat stres. Oleh sebab itu, bekerja sama dengan vendor profesional di bidang kearsipan dapat menjadi solusi alternatif terbaik.
Anda dapat mengurangi beban tanggungan arsiparis penggerak kebijakan publik dengan mempercayakan sebagian tugas kepada tim PrimaDoc. Sesuaikan beban kerja dan kapasitas tenaga arsiparis di instansi Anda dengan cermat. Tim profesional PrimaDoc telah banyak mendampingi kantor-kantor, baik pemerintahan, maupun perusahaan swasta. Dengan sumber daya manusia yang berjumlah banyak, keterampilan yang telah tersertifikasi ANRI, dan SOP terstandarisasi yang tunduk pada etika arsiparis, PrimaDoc dapat menjadi andalan Anda di setiap kebutuhan tata kelola arsip dan dokumen.
Dengan sistem kerja yang optimal, tenaga arsiparis instansi Anda tentu dapat menjadi arsiparis penggerak kebijakan publik yang bermanfaat bagi instansi, pemerintah, dan masyarakat secara luas. Maka, tunggu apa lagi? Segera perkuat kearsipan di kantor Anda bersama PrimaDoc! Hubungi tim marketing PrimaDoc dan temukan layanan terbaik untuk masalah kearsipan Anda! (Deanita)
