Prinsip Dasar SPBE: Wujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik
SPBE menjadi sistem kearsipan yang semakin digunakan secara luas. Prinsip dasar SPBE yang mendasari pondasi arsitektur sistem ini dapat mendukung instansi Anda mewujudkan tata kelola kearsipan yang lebih baik. Pelajari selengkapnya!
Perkembangan teknologi telah masuk ke ranah birokrasi dengan menawarkan efisiensi dan optimalisasi sistem perkantoran. Hal ini juga yang telah disadari oleh pemerintah pusat untuk tergerak membuat sistem elektronik terpusat untuk memudahkan tata kelola dokumen dan arsip. Meskipun penerapannya belum lama, instansi dan kantor-kantor pemerintah yang telah menerapkan sistem ini dapat dipandang sebagai sebuah prestasi yang mendukung program pembaruan sistem pemerintah pusat.
SPBE dan kearsipan masa depan
Secara sederhana, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Proses administrasi, pengarsipan, dan layanan publik dilakukan secara elektronik dengan database yang terpadu, sehingga memudahkan pekerjaan pegawai pemerintah, mempercepat proses administrasi, dan memperkuat pengorganisasian arsip. Pembuatan sistem ini berdasarkan arahan pemerintah pusat dalam Peraturan Presiden No. 28 tahun 2018 mengenai Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Sistem ini terwujud ke dalam sebuah aplikasi komputer yang terhubung dengan jaringan internet dan pusat data pemerintahan. Aplikasi ini sendiri terbagi ke dalam dua jenis, aplikasi umum dan aplikasi khusus. Aplikasi umum diperuntukkan sebagai satu aplikasi yang dapat menghubungkan seluruh instansi secara nasional, sedangkan aplikasi khusus secara spesifik dikembangkan dan dipergunakan sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap instansi maupun kantor pemerintah.
Arsitektur perancangan aplikasi-aplikasi ini dibuat berdasarkan prinsip dasar SPBE yang terdiri dari nilai profesionalitas. Apa saja prinsip dasar SPBE tersebut?
Prinsip dasar SPBE, dorong kinerja instansi pemerintahan
Tak hanya menjadi upaya untuk mengikuti perkembangan zaman dan teknologi, SPBE dibuat pemerintah pusat untuk meningkatkan kinerja instansi dan kantor-kantor pemerintahan dengan memfokuskan pada 7 prinsip, yaitu:
- Efektivitas, optimalkan jumlah sumber daya untuk hasil maksimal
- Keterpaduan, ciptakan sistem yang lebih terintegrasi bagi pekerja
- Berkesinambungan, penerapan SPBE bersifat terencana, bertahap, dan terus menerus.
- Efisiensi, optimalisasikan pemanfaatan sumber daya tepat guna
- Akuntabilitas, kejelasan fungsi dan pertanggungjawabannya
- Interoperabilitas, koordinasi dan kolaborasi antar proses
- Keamanan, menjaga kerahasiaan, keutuhan, ketersediaan, keaslian, dan keabsahan.
Seperti pada prinsipnya, aplikasi SPBE dilengkapi dengan fitur dan fasilitas yang mewujudkan ketujuh poin di atas, misalnya aplikasi Srikandi yang mengintegrasikan sistem di daerah dan pusat yang memungkinkan proses verifikasi lebih terkontrol dan terstandarisasi dalam skala nasional untuk meningkatkan keamanan, interoperasionalitas, dan akuntabilitas. Lalu, apa manfaat penerapan dan prinsip dasar SPBE ini di lingkungan kerja instansi Anda? Berikut penjabarannya.
Manfaat terapkan prinsip dasar SPBE dengan digitalisasi arsip dan adopsi SPBE
Instansi dan kantor pemerintah daerah yang menerapkan prinsip SPBE dengan mengadopsi aplikasi-aplikasi SPBE di area kerjanya tak hanya akan mempermudah kelancaran birokrasi di dalam badan kerjanya, tetapi juga akan menguatkan dan memperkaya pusat penyimpanan data nasional dan membantu pemerintah pusat mendapatkan informasi yang akurat tentang daerah. Dari segi internal, tentu instansi dan kantor pemerintah daerah akan memiliki citra yang baik, transparansi, dan terhindar dari korupsi maupun praktik-praktik kecurangan oleh oknum tidak bertanggung jawab.
Penghematan biaya dan waktu pun menjadi poin penting lain yang dapat dimiliki instansi Anda. penghematan kertas dan berbagai perlengkapan kantor lainnya yang dibutuhkan untuk tata kelola dokumen analog akan dapat diminimalisir dengan dokumen dan sistem kerja elektronik. Waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan mencari berkas pun dapat pangkas hingga 50%. Tentunya hal ini juga akan berdampak pada kualitas pelayanan dan kepuasan masyarakat.
Selain itu, sebagai salah satu contoh yang sukses dalam mengadopsi sistem digital dan prinsip dasar SPBE, instansi Anda berpotensi menjadi model bagi kantor pemerintahan dan badan lain di sekitar daerah Anda. Mereka dapat mengacu pada sistem kerja yang telah diterapkan di tempat Anda untuk kemudian menerapkannya juga. Dengan demikian, instansi Anda juga berkontribusi dalam pemerataan penerapan sistem dan prinsip dasar SPBE ini.
Masih punya pertanyaan mengenai aplikasi dan prinsip dasar SPBE? Tanyakan saja pada tim PrimaDoc, vendor terpercaya dalam mendampingi perusahaan maupun organisasi pemerintahan dalam penerapan SPBE dan Document Management System(DMS) lainnya. Pantau terus berita terkini dari kami untuk cari tahu langkah yang tepat untuk memulai implementasi SPBE di kantor pemerintahan Anda. (Deanita)
