Standar Pengelolaan Arsip Vital Perusahaan

Di antara tumpukan dokumen yang disimpan di gudang arsip, pasti ada yang termasuk jenis arsip vital. Arsip vital adalah dokumen yang sifatnya sangat penting dan strategis karena berhubungan dengan aspek legalitas, hak dan kewajiban perusahaan, serta aset-aset yang dimiliki perusahaan. Selain isinya, arsip vital menjadi dokumen yang sangat penting karena tidak dapat diperbaharui ataupun digantikan dengan dokumen lainnya. Oleh sebab itu, setiap perusahaan harus memiliki sistem pengelolaan arsip vital yang baik dan aman.

Nilai arsip vital perusahaan yang sangat berharga perlu diimbangi dengan sistem pengelolaan arsip yang memadai dan sesuai standar. Idealnya, jajaran manajemen telah merencanakan pengelolaan arsip vital secara matang sejak awal untuk menghindari berbagai potensi kerusakan ataupun hilangnya arsip vital perusahaan.

Berdasarkan Pasal 56 ayat 2 Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, program arsip vital diwujudkan dalam tiga kegiatan yang dilaksanakan dalam satu kesatuan proses. Tiga kegiatan tersebut yaitu: 1) Identifikasi dan dokumentasi; 2) Perlindungan dan pengamanan; 3) Penyelamatan dan pemulihan.

Identifikasi dan Dokumentasi

Identifikasi dan dokumentasi merupakan proses untuk menetapkan dan mengelompokan arsip vital yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap arsip vital harus melalui proses identifikasi dan dokumentasi untuk memudahkan fokus pengelolaannya serta pemanfaatannya di masa mendatang. Dengan diklasifikasikannya arsip vital, maka manajemen dapat lebih fokus dalam memberikan penanganan khusus untuk pengelolaan arsip vital.

Untuk dapat mengidentifikasi seluruh arsip vital yang dimiliki perusahaan, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:

1. Analisis unit kerja

Tujuannya adalah untuk menentukan unit kerja mana saja yang berpotensi menciptakan atau memiliki arsip vital.

2. Pendataan arsip

Yaitu proses untuk mencatat seluruh arsip vital yang ada di setiap unit kerja. Pada tahap ini, petugas identifikasi harus menilai setiap arsip vital apakah sesuai kriteria arsip vital atau tidak (berisi tentang hak dan kewajiban, legalitas, atau aset-aset perusahaan).

3. Penentuan arsip vital

Arsip yang sudah dinilai kemudian dikelompokan menjadi arsip vital atau selain arsip vital. Jika memenuhi kriteria arsip vital, baik dari segi hukum maupun resiko jika hilang/rusak, maka dokumen tersebut bisa dikelompokan ke jenis arsip vital.

4. Dokumentasi

Daftar arsip yang telah dikelompokan ke jenis arsip vital kemudian dicatat dan disusun dalam sebuah daftar arsip vital. Daftar ini berisi informasi lengkap tentang arsip vital secara lengkap sehingga memudahkan pengelolaan arsip vital kedepannya.

Perlindungan dan Pengamanan

Prinsip pengelolaan arsip vital berikutnya adalah sistem proteksi. Arsip vital merupakan dokumen yang sangat penting dan strategis keberadaannya. Hilang atau rusaknya sebuah dokumen bisa saja mengganggu operasional bisnis perusahaan, serta berdampak pada kerugian. Oleh sebab itu, arsip vital harus dilindungi dari potensi kerusakan karena umumnya diperlukan untuk aktivitas bisnis jangka panjang. Selain itu, manajemen juga harus membangun sistem yang dapat dengan mudah melacak/mengawasi penggunaan arsip vital untuk meminimalisir potensi hilang. 

Salah satu metode perlindungan arsip vital yang dapat digunakan adalah duplikasi arsip melalui alih media. Metode duplikasi dilakukan dengan membuat copy/salinan dari arsip aslinya melalui proses alih media sehingga menjadi file digital. Dengan adanya dokumen salinannya, arsip vital yang asli dapat disimpan di ruang penyimpanan. Sedangkan untuk kebutuhan akses informasi arsip vital sehari-hari, dilakukan dengan mengakses dokumen digital salinannya.

Sistem pengelolaan arsip vital yang demikian dapat melindungi dokumen asli dari potensi kerusakan karena intensitas penggunaan yang tinggi, serta kehilangan arsip. Di sisi lain, penggunaan arsip digital akan menciptakan kemudahan akses data secara realtime.

Sistem Penyelamatan

Keberadaan arsip vital sangat penting bagi operasional bisnis perusahaan. Oleh karena itu, dalam perencanaan pengelolaan arsip vital manajemen harus memperhitungkan prosedur penyelamatan arsip dari bencana seperti banjir, kebakaran atau lainnya, yang berpotensi merusaknya. Tak hanya membuat prosedur penyelamatan arsip vital, manajemen juga harus merencanakan tindak pemulihan arsip dari kerusakan atau retensi arsip.

Dapat disimpulkan, bahwa sistem pengelolaan arsip vital yang memadai dan sesuai standar sangat penting untuk melindungi dokumen yang sangat penting dan strategis tersebut. Perusahaan perlu memahami tahapan identifikasi dan dokumentasi arsip vital, kemudian melindungi dan mengamankan dokumen tersebut, serta menyediakan sistem penyelamatan dan pemulihan. PrimaDoc, jasa pemeliharaan arsip yang lengkap dan sesuai standar, dapat membantu perusahaan untuk mengelola dan menjaga arsip vital secara profesional dan aman. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendapatkan solusi terbaik bagi pengelolaan arsip vital perusahaan Anda! (Septiani)