Wujudkan Efisiensi Pengelolaan Arsip dengan Aplikasi E-Arsip
Dalam bisnis, efisiensi menjadi hal yang sangat penting. Kemampuan perusahaan dalam menciptakan efisiensi dapat meningkatkan keuntungan dan produktivitas. Efisiensi tidak hanya diterapkan dalam menekan biaya produksi, tetapi juga dalam setiap kegiatan perkantoran, termasuk pengelolaan arsip. Untuk itu, perusahaan perlu menerapkan aplikasi e-arsip.
Efisiensi pengelolaan arsip memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan kearsipan dengan lebih cepat dan praktis. Penggunaan arsip cetak yang selama ini diterapkan justru tidak efisien dan menimbulkan beban yang besar dalam pengelolaan arsip, baik dari segi waktu, tenaga, maupun biaya. Aplikasi e-arsip dapat menjadi solusi untuk mewujudkan efisiensi pengelolaan arsip melalui otomatisasi proses.
Pemanfaatan aplikasi e-arsip tidak hanya mengurangi penggunaan kertas, tetapi juga menciptakan proses pengelolaan arsip yang lebih mudah dan cepat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan waktu, tenaga, ruang, dan biaya untuk keperluan lain yang lebih penting. Dengan demikian, peningkatan produktivitas karyawan dapat terwujud, sehingga dapat mendorong perkembangan bisnis perusahaan.
Dalam hal ini, berbagai efisiensi dapat diwujudkan dari penerapan aplikasi e-arsip di lingkungan perusahaan. Apa saja itu? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!
Efisiensi Waktu
Arsip kertas menimbulkan beban pekerjaan yang besar bagi karyawan, bahkan hanya untuk mencarinya saja. Menurut penelitian Gartner yang dilansir oleh scandocimaging.com, mencari dokumen menghabiskan waktu karyawan rata-rata selama 18 menit. Akan tetapi, mencari arsip bukanlah satu-satunya pekerjaan kearsipan yang memakan waktu. Kegiatan teknis lainnya seperti mengembalikan atau menata arsip di gudang arsip, mencetak atau memperbanyak arsip, serta membagikan laporan cetak ke atasan secara signifikan mengurangi waktu kerja karyawan.
Dengan implementasi aplikasi e-arsip, dokumen perusahaan disimpan dalam database server yang terpusat. Hal ini memungkinkan setiap arsip yang disimpan dapat ditemukan dan diakses kapan saja melalui komputer di meja kerja. Efisiensi juga terwujud ketika karyawan butuh mengirimkan dokumen atau laporan kepada atasan. Arsip digital dapat langsung dikirim melalui aplikasi e-arsip tanpa perlu mencetak dan mengantarkannya secara manual.
Dengan semua pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan cepat, karyawan memiliki waktu lebih untuk melakukan pekerjaan strategis lainnya. Hal ini akan mendorong peningkatan produktivitas karyawan, sehingga sisa waktu yang ada dapat dioptimalkan untuk tugas-tugas lainnya.
Efisiensi Tenaga
Mencari dokumen di antara tumpukan arsip menjadi salah satu hal yang melelahkan, terlebih ketika gudang arsip tidak tertata dengan baik. Sulitnya menemukan dokumen tidak hanya menghabiskan tenaga, akan tetapi juga menguras emosi karyawan. Dampaknya, karyawan menjadi sulit berfokus ketika kembali ke pekerjaan analitis. Akan tetapi, dengan implementasi aplikasi e-arsip, menemukan dokumen dapat dilakukan dengan mudah hanya dengan memasukkan judul dokumen di kolom pencarian. Karyawan tidak perlu lagi memilah dan membaca satu persatu arsip hanya untuk menemukan sebuah dokumen, semua proses tersebut dimudahkan dengan adanya fitur aplikasi e-arsip.
Efisiensi Ruang
Berbeda dengan arsip cetak yang membutuhkan ruang penyimpanan yang luas, arsip digital disimpan secara elektronik pada server perusahaan. Bahkan, perkembangan teknologi memungkinkan perusahaan dapat menggunakan sistem penyimpanan berbasis awan (cloud). Dengan menggunakan aplikasi e-arsip, perusahaan tidak perlu menyiapkan gudang atau ruangan khusus untuk menyimpan arsip.
Efisiensi Biaya
Dengan menggunakan aplikasi e-arsip, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan sehingga tidak perlu lagi menyewa ruang kantor tambahan sebagai gudang arsip. Selain itu, penggunaan kertas, alat tulis, alat cetak, lemari arsip, folder arsip, dan sarana kearsipan lainnya dapat diminimalisir, sehingga menghasilkan penghematan biaya operasional. Penghematan biaya ini dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengoptimalkan pengembangan pada unit lainnya, yang dapat membantu meningkatkan efisiensi pengeluaran operasional.
Jangan biarkan tumpukan arsip kertas menjadi beban pekerjaan bagi karyawan Anda. Aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc hadir untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda dalam mewujudkan sistem e-arsip yang efektif dan efisien. Dengan fitur-fitur canggih seperti pencarian dokumen yang mudah, penyimpanan terpusat pada server perusahaan, dan kemampuan untuk mengirim arsip digital langsung melalui aplikasi, PrimaDoc akan menghemat waktu dan biaya operasional perusahaan Anda. Selain itu, dengan mengurangi penggunaan kertas dan perlengkapan kearsipan lainnya, PrimaDoc membantu perusahaan Anda menciptakan lingkungan yang lebih ramah lingkungan. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc dan wujudkan e-arsip untuk memaksimalkan produktivitas karyawan dan mengoptimalkan pengeluaran operasional! (Septiani)
