Kearsipan SPBE: Transformasi Digital di Instansi Pemerintahan

Pada 2020 lalu, Kementerian PAN-RB meluncurkan proyek kearsipan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik) untuk proses birokrasi yang lebih sistematis dan terorganisir. Apa itu kearsipan SPBE?

Kearsipan SPBE merupakan sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara digital menggunakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sistem ini merupakan hasil kolaborasi antara Kementerian PANRB, Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi Negara(BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia(ANRI). 

Sistem ini dibangun sebagai bentuk upaya pemerintah dalam beradaptasi dengan perkembangan zaman yang serba digital dan segalanya  terintegrasi di dalam jaringan. Pelaksana tugas Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, M. Taufik, mengungkapkan bahwa kini pemerintah dituntut untuk melakukan perubahan yang cepat, dan kearsipan SPBE merupakan sebuah lompatan untuk mewujudkan hal tersebut. 

Lalu, apa peran dan fungsi sistem SPBE ini di dalam mengelola kearsipan pemerintah? Berikut rangkumannya. 

Sebagai aplikasi umum yang terintegrasi dengan pemerintah pusat 

Aplikasi kearsipan SPBE yang diberi nama Srikandi merupakan suatu bentuk dari sistem Document Management System (DMS). fungsinya tidak lain adalah untuk mengelola dokumen dan informasi milik pemerintah agar berada dalam satu atap dan terintegrasi dengan baik. 

Dengan adanya sistem keamanan dan penyimpanan yang terstandar seperti ini, diharapkan seluruh instansi pemerintah, baik di tingkat pusat maupun daerah, dapat mulai mengelola arsipnya dengan lebih baik. Yang akan diuntungkan apabila hal ini terlaksana dengan baik tak lain adalah negara dan masyarakat Indonesia, sebab kearsipan yang terpelihara dan terintegrasi dapat memperkuat memori kolektif bangsa. 

Fitur-fitur aplikasi kearsipan SPBE

Kementerian PANBR menyebutkan ragam fitur dari aplikasi ini terbagi ke dalam dua kategori, yaitu fitur utama dan fitur pelengkap. Fitur utamanya terdiri dari pembuatan, pengiriman, dan penerimaan naskah yang berperan besar dalam hal manajemen hilirisasi arsip dari daerah ke pusat.

Fitur lainnya yang dimiliki oleh aplikasi kearsipan SPBE ini adalah penjagaan naskah agar tetap otentik, utuh, dan terpercaya. Dari sisi keamanan, terdapat juga fitur administrator dan akses pengguna yang memungkinkan kepala arsip untuk memberi akses kepada pegawainya yang berkewajiban. Fitur-fitur tambahan ini dimaksudkan untuk memungkinkan pengelolaan di tingkat daerah.

Aplikasi ini juga memungkinkan penggunanya untuk melakukan migrasi atau perpindahan lokasi penyimpanan dokumen dan penghapusan melalui fitur penyusunan arsip. Dengan demikian, arsiparis dari pemerintah atau institusi pemerintah di daerah dapat melakukan tugasnya dengan semakin baik.

Dibuat untuk mengembangkan memori kolektif bangsa untuk literasi masyarakat

Dikutip dari kompas.com, Sebagai dokumen yang penting, arsip pemerintahan tak hanya penting bagi instansi masing-masing, melainkan juga bagi negara dan keutuhan bangsa. Informasi berupa dokumen analog maupun digital nantinya dapat tersimpan dan terekam dengan baik di dalam sistem elektronik kearsipan SPBE Srikandi. 

Nantinya, arsip yang telah terkumpul, lengkap, dan terverifikasi otentisitasnya akan dibuka aksesnya kepada publik. Tujuannya tentu untuk meningkatkan transparansi, literasi informasi, serta kesadaran tentang kenegaraan. Selain itu, M. Taufik juga memaparkan harapannya agar sistem ini dapat menjadi rujukan  dan bahan pengetahuan di generasi masa depan tentang sejarah nasional. 

Hal-hal yang perlu dipersiapkan tiap instansi untuk mendukung suksesi kearsipan SPBE

Untuk mendukung program hilirisasi kearsipan yang dicanangkan pemerintah pusat tersebut, tiap instansi, daerah maupun kota, tingkat provinsi hingga desa, perlu mempersiapkan diri agar nantinya proses penyerahan arsip berjalan lancar. Lalu apa saja yang perlu dilakukan? 

1. Membekali arsiparis tentang pengetahuan dan keterampilan pengelolaan arsip
2. Memastikan arsip dalam keadaan baik dan tidak rusak
3. Memastikan alat pemindai bekerja dengan baik dan dapat menghasilkan file digital dengan kualitas yang sangat baik

Apabila hal-hal tersebut belum mampu untuk disiapkan secara mandiri, ada baiknya kepala arsiparis tiap instansi berkonsultasi dan bekerjasama dengan vendor Document Management System (DMS) yang profesional dan berpengalaman. Untuk hal ini, PrimaDoc siap mendampingi pemerintah untuk mewujudkan misi penghimpunan memori kolektif bangsa tersebut. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi tim PrimaDoc melalui surel marketing@kp3.co.id. (Deanita)