Wujudkan Less-paper Office di Era Digital

Seiring dengan hadirnya teknologi digital, serta isu peduli lingkungan yang semakin mendapat perhatian, konsep less-paper office menjadi semakin populer. Di Indonesia, konsep ini mulai banyak diterapkan, baik pada perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan. Tren ini sebanding dengan semakin banyaknya perusahaan yang memilih untuk melakukan transformasi digital pada bisnis mereka.

Konsep less-paper office lahir dikarenakan penggunaan kertas dalam perkantoran dianggap sudah tidak efisien. Selain itu, limbah kertas perkantoran merupakan salah satu penyimbang terbesar kerusakan lingkungan.  Mayoritas perusahaan yang masih mengandalkan dokumen kertas dalam pengarsipan membuang terlalu banyak kertas yang sia-sia setiap harinya.

Pengertian Less-paper Office 

Less-paper office merupakan konsep bagi perusahaan yang meminimalisir penggunaan kertas dalam kegiatan bisnisnya. Untuk memenuhi kebutuhan administrasi, perusahaan beralih ke sistem arsip digital. Seiring dengan berkembangnya teknologi pengelolaan arsip digital, tren less-paper office ini semakin meningkat.

Implementasi sistem arsip digital memungkinkan perusahaan dapat membuat catatan, laporan, berbagi dokumen, serta mengelola arsip dalam bentuk digital. Karyawan juga akan didorong untuk lebih banyak bekerja dengan komputer, dibanding menulis di kertas dan mencetaknya. Cara ini secara efektif akan menekan angka penggunaan kertas seminimal mungkin.

Penerapan less-paper office tidak hanya berdampak pada berkurangnya jumlah kertas perusahaan, namun juga hilangnya kebutuhan gudang arsip yang besar. Hal ini dikarenakan semua arsip digital perusahaan dapat disimpan dalam database perusahaan. Terlebih lagi, kini perusahaan dapat dengan mudah menerapkan sistem cloud computing ataupun server on demand.

Manfaat Penerapan Less-paper Office 

Faktanya, meningkatnya tren less-paper office bukan hanya sekedar mengikuti perkembangan teknologi yang sedang terjadi. Konsep less-paper office juga memiliki berbagai kelebihan bagi perusahaan yang menerapkannya. Berikut kelebihan dari penerapan less-paper office:

1. Efisiensi Waktu Kerja

Mengelola arsip perusahaan dalam bentuk cetak nyatanya membuang banyak waktu kerja karyawan Anda. Misalnya, untuk mencari sebuah dokumen saja, karyawan harus memilah-milah dari sekian banyak arsip yang tersimpan di gudang. Hal ini akan semakin lama jika penataan arsip di gudang tidak dilakukan dengan rapi. Terlebih lagi,  jika dokumen terselip, tercecer, atau bahkan hilang.

Less-paper office akan menciptakan kemudahan karyawan dalam mencari arsip ataupun informasi yang dibutuhkan dalam menjalankan pekerjaannya. Anda hanya perlu memasukan kata kunci dari dokumen yang ingin dicari pada kolom pencarian. Pengelolaan arsip seperti membuat file, laporan kepada atasan, koordinasi dengan divisi lain, serta berbagi data juga dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.

2. Hemat Tempat

Arsip kertas membutuhkan ruang penyimpanan yang luas. Semakin banyak arsip yang dimiliki perusahaan, semakin luas gudang arsip yang harus disediakan. Hal ini tidak berlaku ketika perusahaan beralih ke sistem less-paper office. Ketika jumlah kertas yang digunakan diminimalisir, perusahaan tidak lagi perlu mengalokasikan ruangan yang luas hanya untuk menjadi gudang arsip.

3. Hemat Biaya

Dilansir dari restore.co.uk, penelitian Uniprint menemukan bahwa setiap karyawan dari sebuah perusahaan menengah hingga besar rata-rata mencetak hingga 10.000 lembar dokumen per tahunnya. Diperkirakan setiap karyawan menghabiskan anggaran antara $50-$200 USD atau sekitar 800 ribu hingga 3 juta rupiah per tahun. Jika sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan, maka nilainya dapat mencapai 300 juta hanya untuk kebutuhan mencetak dokumen. Penerapan less-paper office akan meniadakan pengeluaran tersebut.

4. Menghindari Potensi Kerusakan Arsip

Arsip kertas yang disimpan di gudang arsip selama bertahun-tahun dapat rusak dengan sendirinya. Misalnya, dimakan rayap, berjamur, tinta yang luntur, terkena rembesan air, berdebu, dan sebagainya. Ketika perusahaan memilih untuk beralih ke arsip digital, berbagai potensi kerusakan tersebut dapat dihindari. Arsip yang disimpan di server perusahaan dapat bertahan selama puluhan tahun tanpa berubah kualitasnya.

5. Ramah Lingkungan

Dilansir dari imageoneway.com, rata-rata pegawai kantoran menggunakan sekitar 10.000 kertas dalam melakukan pekerjaan mereka setiap tahunnya. Sayangnya, 45% dari jumlah kertas yang dicetak tersebut dibuang pada hari yang sama.  Hal ini menjadi bukti bahwa penggunaan kertas di perusahaan menyumbang limbah kertas dalam jumlah yang banyak. Ketika perusahaan Anda memutuskan untuk menerapkan konsep less-paper office, berarti perusahaan Anda telah berkontribusi dalam mengurangi pencemaran lingkungan.

Kabar baiknya, kini perusahaan Anda dapat mewujudkan konsep less-paper office dengan lebih mudah bersama PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital, PrimaDoc juga menyediakan berbagai layanan kearsipan yang dapat mendukung Anda untuk mewujudkannya, misalnya jasa alih media arsip. Dengan demikian, perusahaan Anda tidak harus mengganggu tugas para karyawan untuk menjalankan proses digitalisasi arsip. Ingin mengetahui lebih banyak tentang layanan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)