Optimalkan Transformasi Digital di Indonesia Bersama PrimaDoc
Tidak lagi bisa kita kompromi, kebutuhan solusi transformasi digital pada perusahaan dan instansi pemerintahan jadi krusial di tengah persaingan berbasis online seperti saat ini.
Bahkan jika dibandingkan dengan organisasi di luar negeri, kita cukup jauh tertinggal. Instansi pemerintahan luar negeri malahan sudah beralih menggunakan sistem desentralisasi berbasis blockchain untuk mengamankan data yang dimiliki.
Untuk itu, agar pemerintah kita dapat mengejar ketertinggalan dalam mengadopsi konsep transformasi digital, maka kita harus memulainya sekarang juga. Bagaimana cara mengoptimalkannya? Berikut ulasan selengkapnya!
Cara Memulai Optimalisasi Transformasi Digital di Instansi Pemerintahan
Sebelum dikenalnya sistem e-government dan good governance, proses kerja instansi pemerintahan seringkali mendapat stigma negatif dari masyarakat, terutama dalam hal pemberkasan dan juga distribusi informasi. Misalnya, pemrosesan berkas yang dapat memakan waktu berminggu-minggu, lalu dilanjutkan dengan adanya pengiriman berkas yang dapat menambah waktu proses mencapai sebulan.
Oleh karena itu, saatnya menghilangkan stigma ini dengan memperbaiki pelayanan menjadi lebih baik, dimulai dari transformasi digital pada sistem kearsipan yang digunakan. Mengapa dimulai dari kearsipan?
Seperti yang kita ketahui, kearsipan suatu instansi berperan sebagai pusat penyimpanan dan dokumentasi atas semua aktivitas yang dilakukan sebuah organisasi pemerintahan. Untuk itu, sistemnya harus benar-benar dioptimalkan.
Saatnya mengucapkan selamat tinggal pada sistem kearsipan konvensional dan memulai transformasi digital kearsipan!
Untuk memulainya, Anda dapat melakukan perubahan drastis pada alur keluar-masuk dan juga sistem kearsipan, yaitu:
1. Pelan-pelan beralih dari arsip dokumen fisik
Pada transformasi digital kearsipan, kehadiran dokumen fisik dapat menghambat proses distribusi informasi yang dibutuhkan oleh semua departemen dan sub-departemen.
Oleh karena itu, memulai transformasi digital dapat dimulai dari beralih pelan-pelan menggunakan pola pengelolaan dokumen digital.
Tentunya konsep yang benar-benar paperless sulit dilakukan, maka beradaptasi dan memulai kantor less paper dapat menjadi solusi yang tepat. Sebisa mungkin hindari mencetak dokumen baru jika tidak benar-benar urgen dan bertukar menggunakan sistem seperti Document Managment System (DMS) yang lebih efektif dan efisien.
2. Memulai alih media arsip dokumen inaktif
Bagi Anda yang belum mengetahuinya, arsip dokumen harus disimpan selama kurun waktu minimal 10 tahun. Tentunya waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mengelolanya tidaklah sedikit, terutama jika Anda masih bergantung pada cara konvensional.
Di sinilah peran transformasi digital kearsipan dibutuhkan. Anda dapat memulai dengan proses yang sederhana, yaitu alih media arsip dokumen inaktif dari format fisik menjadi sepenuhnya digital.
Dokumen inaktif biasanya tidak lagi sering digunakan untuk pengambilan keputusan, sehingga menjadikannya dalam format digital merupakan keputusan yang bijak.
3. Mengubah SOP keluar-masuk dokumen dengan sistem digital
Bagi Anda yang masih diharuskan mengelola dokumen fisik, maka transformasi digital juga dapat dimulai dengan memperkenalkan SOP peminjaman dokumen yang telah dilengkapi sistem kearsipan digital.
Cara ini cukup tepat untuk mengubah budaya peminjaman dokumen kertas pada lingkup instansi pemerintahan. Nantinya, karyawan yang membutuhkan arsip dokumen tertentu dapat mengajukan peminjaman melalui sistem khusus, sehingga monitoring dokumen jadi mudah dilakukan.
Untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dokumen, menghadirkan versi digital dari dokumen fisik yang Anda miliki juga dapat menjadi alternatifnya.
Solusi Transformasi Digital Kearsipan dari PrimaDoc
Anda masih kebingungan untuk memulai transformasi digital kearsipan dari mana? Jangan khawatir, karena PrimaDoc siap membantu semua kebutuhan Anda.
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap terlengkap yang mampu menghadirkan solusi kearsipan end-to-end, mulai dari konsultasi kearsipan, alih media arsip, perawatan dokumen hingga solusi aplikasi DMS untuk kearsipan digital.
Dengan beralih menggunakan PrimaDoc, Anda juga dapat memudahkan proses transformasi digital, karena semua layanan yang dihadirkan PrimaDoc telah dilengkapi teknologi terkini.
Contohnya seperti aplikasi DMS dari PrimaDoc, yang telah dilengkapi metode keamanan berbasis enkripsi, sehingga percobaan hacking atau pencurian data dari pihak yang tidak bertanggung jawab dapat segera dihindari.
Jadi, sudah siap memulai transformasi digital bersama PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
