Alih Media Arsip: Optimalkan Cost Reduction Perusahaan
Apakah Anda mengalami pembengkakan biaya akibat tingginya penggunaan ATK? Sudah saatnya berkenalan dengan solusi alih media arsip yang lebih efisien dan efektif.
Perlu Anda ketahui, menurut data statistik yang dirilis oleh Formstack pada Januari 2022 yang lalu mencatatkan bahwa penggunaan kertas global telah mencapai 300 juta ton per tahun, dengan rata-rata karyawan kantor menghabiskan sekitar 14 lusin kertas setiap harinya.
Angka ini tentunya sangat besar, karena membuktikan bahwa penggunaan tingginya penggunaan kertas pada perusahaan dan juga instansi pemerintahan.
Oleh karena itu, kehadiran alih media arsip yang dapat membantu proses digitalisasi dokumen yang Anda miliki merupakan ‘angin segar’ yang dapat menjadi solusi mengurangi penggunaan kertas untuk operasional bisnis sehari-hari.
Apa saja yang dapat dilakukan untuk memulai alih media arsip? Berikut penjelasan selengkapnya!
4 Faktor yang Mempengaruhi Optimalisasi Cost Reduction Kearsipan
Untuk mengetahui lebih lanjut bahwa alih media arsip dapat menjadi solusi yang tepat, maka Anda perlu mengetahui terlebih dahulu beberapa faktor yang mempengaruhi tingginya anggaran yang dibutuhkan oleh sebuah departemen kearsipan perusahaan.
Setidaknya ada empat faktor yang berpengaruh, yaitu:
1. Jumlah konsumsi kertas untuk sebuah bisnis
Setiap perusahaan biasanya memiliki jumlah konsumsi kertas tahunan yang berbeda-beda. Rata-rata sebuah organisasi dapat menghabiskan hingga berton-ton kertas setiap tahunnya.
Biaya yang dibutuhkan tentunya menjadi begitu besar. Bahkan jika tidak adanya alih media arsip, setiap perusahaan berskala disebut-sebut dapat menghabiskan hingga ratusan juta rupiah untuk mencetak arsip, baik berisikan dokumen baru atau dokumen lama yang diperbarui.
Di Amerika Serikat, jumlahnya malah meningkat drastis dalam waktu 3,3 tahun saja. Data dari Formstack bahkan menyebutkan bahwa semua perusahaan di AS dapat menghabiskan hingga $120 juta setiap tahunnya.
2. Biaya untuk gudang penyimpanan arsip
Bagi perusahaan yang belum melakukan alih media arsip, gudang penyimpanan arsip mutlak untuk dimiliki. Biaya yang dibutuhkan untuk membuat dan juga merawat gudang ini tidaklah sedikit.
Setidaknya Anda membutuhkan biaya hingga Rp200 ribu untuk pengelolaan setiap arsip, yang termasuk di dalamnya ada biaya pembelian kabinet penyimpanan dan prasarana pendukung lainnya. Belum lagi jika ada dokumen yang hilang dan harus dicetak ulang, tentunya angka ini akan semakin tinggi.
Di sisi lain, biaya sewa lahan atau bangunan untuk gudang kearsipan tidak mengalami penurunan. Kita bisa menghabiskan hingga ratusan juta rupiah per tahun hanya untuk biaya sewa.
3. Pegawai yang bertugas mengelola arsip
Tahukah Anda? Rata-rata setiap pegawai yang bertugas pada departemen kearsipan hanya dapat mengelola dan mengontrol hingga 12 filling cabinet agar prosesnya efisien. Lebih dari itu, maka ada risiko human error yang dapat terjadi.
Tentunya faktor jumlah pegawai memainkan peranan penting agar Anda dapat memulai cost reduction kearsipan, sehingga solusi alih media arsip menjadi digital jadi sangat krusial.
4. Biaya kearsipan tersembunyi yang jarang diperhatikan
Selain tiga faktor di atas, biaya tersembunyi juga menjadi faktor tambahan yang dapat mempengaruhi anggaran kearsipan Anda.
Perlu Anda pahami, rata-rata setiap perusahaan atau instansi pemerintahan mengalami kehilangan sekitar 7,5% dokumen dari gudang penyimpanan arsip. Tentunya ini dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan, sehingga Anda akan kehilangan potensi penambahan keuntungan.
Di sisi lain, karyawan sales juga menyebutkan bahwa paperwork atau pekerjaan yang membutuhkan pencetakan kertas membuang-buang waktu hingga 25%, yang mana waktu tersebut sangat banyak dan harusnya dapat dimanfaatkan untuk lebih banyak closing pos pendapatan baru.
Adakah Solusi Alih Media Arsip yang Tepat?
Mengingat banyaknya komponen atau faktor yang mempengaruhi cost reduction di atas, solusi alih media arsip dirasa dapat membantu optimalisasi anggaran. Akan tetapi, tidak semua orang tahu harus memulai dari mana. Apakah Anda adalah salah satunya?
Jika Anda sedang mencari vendor dengan solusi alih media arsip siap pakai dengan biaya yang lebih kompetitif, maka layanan dari PrimaDoc dapat menjadi solusinya!
PrimaDoc memiliki layanan alih media arsip yang dilengkapi dengan teknologi terkini, sehingga Anda dapat memulai digitalisasi arsip sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan.
Staf profesional dari PrimaDoc pun dilengkapi kompetensi yang tepat untuk memulai alih media arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku, sehingga dokumen Anda dapat segera digunakan melalui aplikasi pengelolaan arsip seperti Document Management System (DMS).
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki solusi kearsipan lengkap lainnya bagi Anda, mulai dari perawatan dan pemeliharaan arsip, konsultasi kearsipan, hingga aplikasi kearsipan digital siap pakai yang dapat Anda jadikan pilihan.
Tertarik untuk mengetahui bagaimana solusi alih media arsip dari PrimaDoc dapat membantu Anda? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
