Hemat Waktu dengan Sistem Manajemen Dokumen
Efisiensi waktu sangat mempengaruhi produktivitas kerja, sehingga sistem manajemen dokumen yang tepat sangatlah dibutuhkan. Mengapa demikian?
Seperti yang kita ketahui, persaingan bisnis yang semakin ketat pada era digital menjadikan setiap perusahaan harus beradaptasi secepat mungkin. Apalagi perkembangan teknologi juga menjadi semakin cepat, sehingga kita mau tidak mau harus mengadopsinya sedini mungkin.
Di sinilah peran sistem manajemen dokumen dibutuhkan, karena mampu menjadi sumber dokumentasi dari semua informasi yang dibutuhkan agar perusahaan Anda dapat mengambil keputusan dengan lebih efektif dan efisien.
Bagaimana sebenarnya cara sistem manajemen dokumen dapat membantu bisnis Anda untuk menghemat waktu dan juga meningkatkan produktivitas? Berikut penjelasan selengkapnya!
Korelasi antara Efisiensi Waktu dengan Sistem Manajemen Dokumen
Mungkin Anda belum menyadari bahwa waktu berperan penting bagi sebuah bisnis. Bahkan sebuah artikel yang dirilis oleh Entrepreneur.com menyebutkan bahwa waktu adalah sumber daya utama yang paling penting bagi bisnis Anda.
Oleh karena itu, penggunaan teknologi seperti sistem manajemen dokumen cukup penting untuk terciptanya efisiensi waktu pada bisnis.
Setidaknya ada empat hal yang menjadikan sistem manajemen dokumen penting untuk menciptakan efisiensi pada bisnis, yaitu:
1. Manajemen waktu yang baik berhubungan dengan meningkatkan keuntungan
Waktu kerja yang lebih efisien dari setiap karyawan dapat menjadikan potensi keuntungan bagi perusahaan dapat direalisasikan. Bagaimana caranya?
Jika setiap karyawan mampu menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu karena didukung sistem manajemen dokumen yang tepat, maka load kerja akan cepat berkurang dan operasional bisnis pun dapat berjalan lancar. Hasilnya, peningkatan pendapatan pun dapat diwujudkan.
2. Waktu pengiriman data yang lebih cepat antar cabang
Selain manajemen waktu yang lebih baik, kehadiran sistem manajemen dokumen juga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman data dokumen dan juga informasi.
Di tengah persaingan teknologi kecepatan berbagi data ini sangat penting, karena mampu menjadikan sebuah entitas bisnis lebih cepat dalam mengambil keputusan manajerial.
Apalagi jika Anda memiliki bisnis dengan banyak cabang, tentunya sistem manajemen dokumen adalah solusi yang tepat untuk mempercepat distribusi informasi dari pusat ke cabang. Bahkan informasi penting dapat diterima dalam hitungan detik.
3. Berkurangnya waktu tunggu pada departemen kearsipan
Sebelum adanya sistem manajemen dokumen berbasis digital, masalah seperti penumpukan permintaan informasi dan dokumen kerap terjadi pada departemen kearsipan.
Hal tersebut tidak akan lagi terjadi jika perusahaan Anda sepenuhnya bermigrasi menggunakan sistem manajemen dokumen seperti aplikasi DMS. Semua informasi yang dibutuhkan oleh setiap departemen dapat terpenuhi dengan cepat, sehingga pekerjaan departemen kearsipan pun jadi lebih ringan.
4. Kualitas hasil pekerjaan ikut meningkat
Korelasi lainnya antara efisiensi waktu yang tercipta karena adanya penggunaan sistem manajemen dokumen adalah kualitas hasil pekerjaan dari setiap karyawan yang ikut meningkat.
Hal tersebut dapat terjadinya karena setiap karyawan telah dilengkapi dengan informasi yang dibutuhkan agar pekerjaannya selesai tepat waktu.
Selain itu, waktu tunggu untuk dokumen yang dibutuhkan pun ikut menurun, sehingga stres berlebih di tempat kerja pun dapat dihindari.
Solusi Sistem Manajemen Dokumen yang Tepat untuk Anda
Anda sudah mengetahui pentingnya sistem manajemen dokumen bagi efisiensi waktu dan efektivitas operasional perusahaan. Akan tetapi, di mana kita bisa menemukan sistem yang tepat dan terpercaya untuk pengelolaan dokumen?
Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc menyediakan aplikasi Document Management System (DMS) yang didesain khusus memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Berbeda dengan aplikasi lainnya, aplikasi DMS dari PrimaDoc dilengkapi web based app yang dapat membantu Anda untuk mengelola dan mencari dokumen dari mana saja dan kapan saja. Keberadaan aplikasi ini juga dapat membantu monitoring dokumen secara real time.
Jadi, sudah siap untuk menghemat waktu dengan solusi sistem manajemen dokumen dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
