5 Alasan Pengelolaan Dokumen Koperasi Perlu Sistem yang Lebih Efisien
Eksistensi koperasi tidak dapat dilepaskan dari kegiatan usaha. Tujuan usaha dilakukan guna mengelola dana anggota agar dapat mensejahterakan setiap pihak yang terlibat. Sebagai sebuah badan usaha komunal, kegiatan koperasi meliputi pengelolaan manusia, aset fisik maupun non fisik, informasi, teknologi, serta pengelolaan dokumen koperasi.
Salah satu permasalahan umum yang menghambat berkembangnya sebuah unit koperasi adalah pengelolaan dokumen koperasi yang tidak efisien. Misalnya, dokumen-dokumen iuran anggota, struktur anggota, serta catatan usaha tidak terkelola dengan baik. Hal tersebut seringkali dilatarbelakangi oleh kesibukan masing-masing anggota atau pengurus koperasi karena kegiatan lainnya. Dampaknya pengelolaan dokumen koperasi dilakukan secara manual dan kurang profesional.
Pengelolaan dokumen usaha merupakan suatu aspek penting dalam sebuah perusahaan. Dokumen tersebut dapat menjadi catatan aset, aktivitas, serta kondisi keuangan dari badan usaha tersebut, termasuk juga berlaku bagi koperasi. Itulah sebabnya kami membahas secara khusus melalui artikel ini tentang 5 alasan perlunya pengelolaan dokumen koperasi dengan sistem yang efisien.
Banyak Dokumen yang Perlu Dikelola
Koperasi memiliki banyak dokumen penting yang harus dikelola. Setidaknya ada 16 jenis dokumen yang harus dikelola dalam buku administrasi koperasi, mulai dari buku daftar anggota, daftar pengurus, daftar simpanan, notulen rapat, catatan kejadian, saran anggota, dan lain lain. Banyaknya dokumen penting dalam operasional koperasi, mengharuskan pengelolaan dokumen koperasi dilakukan dengan sistem yang lebih efisien.
Berdasarkan dari pengelolaan dokumen koperasi yang selama ini lebih banyak dijalankan secara konvensional, catatan administrasi kurang optimal. Salah satunya sering dijumpai catatan piutang anggota yang hilang dan menyebabkan kendala dalam proses penagihan. Hal tersebut berdampak pada berkurangnya dana koperasi yang untuk melanjutkan proses pengelolaan organisasi. Pengelolaan koperasi menjadi kurang optimal dan bahkan pada beberapa kasus yang lebih buruk, koperasi menjadi vakum tanpa aktivitas.
Dokumen Koperasi Bersifat Sensitif
Selain kuantitasnya yang banyak, dokumen-dokumen koperasi juga memiliki informasi yang sensitif dan penting bagi keberlangsungan usaha. Misalnya arsip data iuran dan simpan pinjam anggota. Tanpa pengelolaan yang baik, data-data penting tersebut dapat dengan mudah hilang atau dimanipulasi. Hal tersebut dapat menyebabkan kebingungan dalam perhitungan piutang anggota. Oleh sebab itu, diperlukan pengelolaan dokumen koperasi dengan sistem yang efektif, efisien, serta aman. Di lain sisi, dokumen-dokumen koperasi seharusnya dapat dengan mudah diakses dan dicari kembali kapanpun diperlukan.
Arus Transaksi yang Tinggi
Sebagai sebuah badan usaha, koperasi melakukan aktivitas ekonomi baik yang bersifat internal dengan anggota maupun eksternal. Aktivitas-aktivitas koperasi tersebut berdampak pada tingginya arus transaksi yang terjadi setiap harinya. Mulai dari simpanan atau iuran dari anggota, pinjaman kepada anggota, hingga penjualan produk perlu dicatat dengan tepat dan lengkap. Oleh sebab itu, pengelolaan dokumen koperasi harus dibuat dengan sistem yang efisien agar pencatatan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
Anggota yang Terus Bertambah
Seiring dengan berkembangnya koperasi, jumlah anggota juga akan bertambah. Semakin banyaknya anggota, maka semakin banyak pula arsip keanggotaan yang akan dihasilkan, seperti data pribadi anggota. Hal tersebut memunculkan tuntutan pengelolaan dokumen keanggotaan yang lebih profesional dan efisien agar memudahkan pengelolaan dokumen anggota. Selain itu juga menuntut sistem pengelolaan arsip yang aman karena data pribadi anggota bersifat sensitif.
Potensi Perkembangan Unit Usaha Koperasi
Seiring dengan berkembangnya koperasi dan bertambahnya jumlah anggota, unit usaha yang dibawahi koperasi juga akan terus bertambah. Skala usaha yang semakin luas, berakibat pada semakin tingginya intensitas aktivitas anggota serta tuntutan administrasi. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan dokumen koperasi yang lebih baik setiap waktunya.
Sistem pengelolaan dokumen harus mampu mencakup semua unit usaha yang dinaungi koperasi secara integral. Tanpa sistem pengelolaan dokumen koperasi yang efektif, efisien dan adaptif, sangat sulit untuk melakukan penyesuaian ketika terdapat penambahan unit usaha baru. Sistem pengelolaan dokumen koperasi yang tidak siap menangani pencatatan kegiatan unit usaha baru, akan menghambat perkembangan koperasi itu sendiri.
Koperasi dapat memiliki sistem pengelolaan dokumen yang lebih efisien jika menggunakan penyimpanan arsip digital seperti PrimaDoc. Bukan hanya mengubah dokumen ke dalam bentuk digital, sistem PrimaDoc juga dilengkapi dengan berbagai fitur untuk memudahkan proses penyimpanan, pencarian dan pengelompokan arsip. Anggota dapat menjalankan tugas administrasi dengan lebih praktis dan cepat. Jadi, segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk membantu Anda mewujudkannya! (Pradana)
