Inilah Isi Retensi Dokumen di Aplikasi PrimaDoc
Bagi Anda yang berencana untuk beralih menggunakan aplikasi PrimaDoc, maka sebaiknya Anda mengetahui cara mengisi retensi dokumen untuk memaksimalkan proses pengelolaan dan penggunaan dokumen melalui document management system.
Setelah sebelumnya telah dijelaskan tentang cara mengisi deskripsi konten untuk mempermudah pencarian dokumen, pada artikel berikut ini akan dijelaskan mengenai apa sebenarnya yang dimaksud dengan retensi dokumen dan juga kegunaan fitur ini di dalam aplikasi PrimaDoc. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Retensi Dokumen?
Perlu Anda ketahui, retensi dokumen dan juga arsip merujuk pada proses untuk dalam pengelolaan arsip perusahaan dan juga instansi pemerintahan. Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan retensi dokumen atau arsip adalah jangka waktu untuk penyimpanan dokumen arsip yang harus dilakukan oleh sebuah organisasi untuk setiap jenis arsip, yang di dalamnya berisi keterangan yang tentang rekomendasi mengenai pemusnahan, penilaian kembali, atau juga ketetapan untuk mengubah status arsip menjadi permanen.
Oleh karena itu, retensi dokumen sangat penting bagi Anda yang akan menggunakan aplikasi PrimaDoc, karena dapat dijadikan sebagai pedoman bagi penyusutan dan penyelamatan arsip.
Fungsi Fitur Retensi Dokumen
Sebelum mengetahui apa saja isi dari fitur retensi dokumen yang terdapat pada aplikasi PrimaDoc, selanjutnya Anda perlu mengetahui tentang fungsi yang sebenarnya dari fitur ini. Adapun fitur ini berfungsi untuk:
- Klasifikasi jenis dokumen, untuk mengetahui apakah dokumen yang akan Anda simpan pada aplikasi PrimaDoc termasuk dalam kategori dokumen arsip aktif atau inaktif.
- Mengatur Jadwal Retensi Arsip (JRA), yang berfungsi untuk mengetahui masa penyimpanan arsip hingga berakhirnya periode penyimpanan dan akhirnya dimusnahkan atau disimpan permanen.
Cara Menggunakan Fitur Retensi Dokumen
Untuk lebih memahami cara penggunaan fitur retensi dokumen pada aplikasi PrimaDoc, maka Anda perlu mengikuti beberapa langkah berikut ini:
- Menemukan Fitur Retensi Dokumen
Fitur retensi dokumen dapat Anda temukan ketika akan mengunggah (upload) dokumen melalui aplikasi document management system dari PrimaDoc yang bertuliskan ‘retensi dokumen’. Lokasinya pun terlihat jelas dan mudah ditemukan, sehingga Anda tidak perlu khawatir akan kesulitan menemukannya.
- Memilih Jenis Penyimpanan Dokumen
Setelah Anda menemukan fitur atau menu retensi dokumen, maka langkah selanjutnya adalah memilih jenis penyimpanan yang tersedia. Saat ini ada 2 pilihan penyimpanan yang dapat Anda pilih, yaitu ‘dokumen aktif’ untuk mengunggah dokumen yang sering digunakan secara aktif untuk kegiatan operasional organisasi dan juga ‘dokumen non aktif’ untuk menyimpan dokumen yang tidak lagi digunakan secara aktif, sehingga sistem dapat menentukan JRA bagi dokumen tersebut.
- Mengisi Tanggal Berakhir Penggunaan
Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah mengisi kolom tanggal berakhirnya penggunaan dokumen yang akan diunggah. Perlu Anda ketahui, menu pengaturan tanggal ini dapat diatur jika sebelumnya Anda telah memilih penyimpanan dokumen aktif. Sementara itu, jika Anda memilih penyimpanan dokumen non aktif, maka pilihan pengaturan tanggal tidak akan dapat diubah, karena aplikasi PrimaDoc akan menyimpan dokumen tersebut hingga satu tahun ke depan saja.
- Memilih Metode Pemusnahan Dokumen
Langkah terakhir yang perlu Anda ketahui adalah pemilihan metode pemusnahan dokumen digital pada aplikasi PrimaDoc. Pada fitur retensi dokumen tersedia 2 pilihan metode pemusnahan, yaitu:
- Purge, merupakan metode pemusnahan dokumen secara otomatis pada aplikasi PrimaDoc setelah berakhirnya masa retensi arsip atau dokumen.
- History, merupakan metode pemusnahan dokumen digital yang harus dilakukan secara manual oleh pengelola arsip. Aplikasi hanya akan memberi notifikasi saja setelah masa retensinya habis.
Itulah penjelasan mengenai cara mengisi dan memanfaatkan fitur retensi dokumen pada aplikasi PrimaDoc dengan lebih maksimal. Apakah Anda memiliki pertanyaan lain seputar aplikasi PrimaDoc? Jangan ragu untuk menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan jadikan sistem pengelolaan arsip yang Anda kelola menjadi lebih efisien dan efektif! (Pradana)
