Tertib Administrasi Bukan Slogan Semata, DMS Akan Memudahkannya
Tahukah Anda, tertib arsip merupakan salah satu tujuan dilakukannya pengelolaan arsip dengan sistem yang tepat. Oleh karena itu, tertib arsip merupakan keharusan, bukan hanya slogan semata. Apalagi mengingat arsip dan dokumen perusahaan merupakan elemen yang esensial bagi perusahaan dan juga instansi pemerintahan. Tentunya keberadaan sistem pengelolaan arsip yang dilengkapi dengan Document Management System (DMS) dapat membantu efektivitas pengelolaan arsip.
Lalu, apa sebenarnya tertib arsip tersebut? Bagaimana pula DMS dapat membantu Anda dalam pengelolaan arsip yang lebih baik? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu Tertib Arsip?
Perlu Anda ketahui, sebenarnya istilah tertib arsip pertama kali dipopulerkan oleh pemerintah Indonesia melalui diluncurkannya Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang diluncurkan pada tahun 2016 oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN dan RB). Latar belakang diluncurkannya gerakan ini adalah sebagai pengingat kepada instansi pemerintahan dan juga perusahaan mengenai pentingnya pengelolaan arsip yang baik, mengingat arsip memegang peranan yang begitu penting bagi seluruh elemen negara, baik bagi masyarakat, perusahaan, dan juga kegiatan bernegara dalam lingkup yang lebih luas.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa tertib arsip merujuk pada terwujudnya kesadaran organisasi dan juga masyarakat mengenai pengelolaan arsip yang tepat dan efisien untuk masing-masing kebutuhan, baik itu yang berhubungan dengan kegiatan pemerintahan, komersial, hingga taraf yang lebih kecil, yaitu keluarga.
Manfaat Tertib Arsip bagi Sebuah Organisasi
Sebenarnya, tertib arsip memiliki banyak manfaat bagi sebuah organisasi, baik itu perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa manfaatnya antara lain:
- Menjaga Rekaman Informasi dan Historis
Manfaat tertib arsip yang pertama adalah terjaganya rekaman yang mengandung nilai informasi dan juga historis bagi sebuah organisasi. Dengan adanya pengelolaan dokumen yang menjunjung tertib arsip, maka dokumen yang dijadikan media untuk merekam informasi tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan pengambilan keputusan yang tepat.
- Memenuhi Amanat Undang-Undang
Perlu Anda ketahui, tertib arsip sebenarnya merupakan salah satu cara bagi sebuah organisasi dalam memenuhi amanat yang terdapat pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Di dalamnya, disebutkan bahwa setiap organisasi dan elemen masyarakat lainnya memiliki kewajiban untuk mengembangkan kearsipan dan mempedulikan arsip sehingga fungsi kearsipan tetap terjaga.
- Terciptanya Tata Kelola Arsip yang Lebih Transparan
Bagi instansi pemerintahan dan juga perusahaan, terwujudnya tertib arsip yang lebih transparan merupakan tujuan utama digunakannya sistem pengelolaan arsip yang lebih baik. Salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi DMS yang dapat diandalkan. Dengan begitu, akuntabilitas informasi yang disampaikan dapat lebih dipertanggungjawabkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dokumen dan arsip.
Memanfaatkan Aplikasi DMS untuk Mewujudkan Tertib Arsip
Dalam mewujudkan tertib arsip yang sebenarnya, aplikasi DMS adalah salah satu solusi yang tepat untuk mempermudah proses pengelolaan arsip. Akan tetapi, belum semua organisasi menyadari pentingnya penggunaan aplikasi DMS. Padahal pemanfaatan teknologi pada aplikasi DMS dalam mengelola arsip dapat menjadikan sharing informasi antar departemen dan juga dengan pihak eksternal menjadi lebih cepat dan akurat.
Adapun beberapa manfaat aplikasi DMS dalam mewujudkan tertib arsip seperti:
- Menjaga keutuhan informasi, khususnya untuk jenis arsip aktif dan inaktif yang harus dikelola hingga habisnya masa retensi dokumen atau arsip.
- Meminimalisir risiko kehilangan, karena aplikasi DMS mengelola informasi dokumen secara digital, maka risiko kehilangan dan juga pencurian informasi dapat diminimalisir.
- Meningkatkan kolaborasi digital, yang dapat menghasilkan ide dan juga strategi penting yang dapat membantu perusahaan dan instansi pemerintahan dalam membuat terobosan.
- Kontrol akses informasi yang lebih mudah, sehingga informasi yang Anda miliki dapat digunakan oleh departemen atau pihak lain yang berkepentingan.
Itulah tadi penjelasan mengenai pentingnya tertib arsip dan juga aplikasi DMS sebagai solusi untuk mempermudah terwujudnya tertib arsip. Bagi Anda yang tertarik dengan aplikasi DMS, saat ini PrimaDoc telah menyediakan aplikasi DMS yang didesain khusus untuk membantu Anda dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan arsip. Untuk informasi selengkapnya, Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk menemukan solusi kearsipan yang tepat bagi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola. (Pradana)
