5 Tips Pengelolaan Arsip Berumur Puluhan Tahun

Tujuan utama dari pengelolaan arsip adalah penggunaan dokumen berkelanjutan, sehingga langkah untuk memperpanjang usia arsip sangatlah dibutuhkan.

Permasalahannya, tidak semua orang tahu memulainya dari mana. Padahal pengelolaan arsip yang optimal merupakan ujung tombak bagi pusat inteligensi sebuah perusahaan agar dapat mengalahkan kompetitor secepat mungkin.

Untuk itu, jika Anda adalah salah satu dari banyak orang yang belum tahu bagaimana tips yang tepat untuk pengelolaan arsip berkelanjutan yang dapat memperpanjang usia penggunaan arsip, maka artikel berikut penting untuk dibaca. Berikut adalah ulasan selengkapnya!

Pengelolaan Arsip Fisik Vs Digital, Pilih yang Mana?

Sebelum mengetahui tips pengelolaan arsip yang tepat, kita harus memulai terlebih dahulu metode pengelolaan arsip dilihat dari format dokumen yang digunakan. Mengapa hal ini penting?

Kita tentunya mengetahui tidak semua perusahaan dapat 100% beralih menggunakan arsip digital. Masih ada perusahaan yang harus bergantung pada arsip fisik.

Pengelolaan arsip fisik tentunya berbeda dengan arsip digital, sehingga pertanyaan ini harus dijawab sesegera mungkin, agar tips yang diberikan benar-benar sesuai yang Anda butuhkan.

Pengelolaan dokumen arsip fisik tentunya lebih aman dari risiko pencurian data, tetapi perawatannya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Sementara itu, pengelolaan digital lebih rentan pencurian data, tetapi meningkatkan efisiensi penggunaan arsip.

Untuk menjawab tantangan zaman modern, tentunya pengelolaan arsip digital merupakan pilihan yang lebih baik, khususnya jika Anda memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Akan tetapi, sudah siapkah Anda untuk mengadopsi konsep ini?

5 Tips Pengelolaan Arsip yang Perlu Anda Adopsi Secepat Mungkin

Kunci dari memperpanjang usia penggunaan arsip dokumen adalah preservasi dan juga konversi arsip. Keduanya menawarkan cara yang berbeda dalam pengelolaan arsip.

Untuk itu, tips pengelolaan arsip berikut ini adalah perpaduan antara keduanya. Beberapa di antaranya meliputi:

1. Preservasi arsip menggunakan teknologi terkini

Dalam rangka memperpanjang usia arsip dokumen fisik, Anda membutuhkan teknologi terkini untuk membantu prosesnya. Metode yang paling mudah digunakan adalah enkapsulasi, yaitu sebuah metode pengelolaan dan pemeliharaan arsip dengan menggunakan bahan pelindung khusus untuk menghindarkan arsip dari kerusakan fisik.

Metode enkapsulasi merupakan cara yang paling umum dan banyak digunakan oleh perusahaan dan instansi pemerintahan. Meskipun begitu, jika ditangani oleh non-profesional akan ada risiko human error yang menyebabkan rusaknya arsip dokumen.

Untuk itu, mempercayakannya pada tim vendor kearsipan profesional seperti PrimaDoc merupakan pilihan yang dapat Anda pertimbangkan.

2. Menyediakan ruang penyimpanan arsip yang kondusif

Bagi Anda yang memiliki anggaran yang cukup besar, maka Anda dapat menyiapkan ruang atau gudang penyimpanan arsip yang dilengkapi dengan AC dan juga pengatur suhu ruangan untuk pengelolaan arsip fisik yang berkepanjangan.

Arsip dokumen fisik yang disimpan dalam ruangan tertutup yang bebas dari jamur dan steril dari bakteri memungkinkan penggunaan arsip fisik untuk jangka panjang.

Untuk memulainya pun tidak bisa sembarangan. Anda perlu berkonsultasi terlebih dahulu dengan tim ahli kearsipan yang mengerti cara membangun gudang arsip yang kondusif.

3. Alih media arsip dengan metode scanning konvensional

Tentunya Anda telah mengetahui bagaimana proses scanning bekerja. Kita akan menempatkan dokumen kertas pada perangkat scanner dan dokumen yang Anda miliki pun akan tersedia dalam format digital.

Cara ini pun paling mudah dilakukan dan sudah umum dalam dunia pengelolaan arsip. Prosesnya pun tidak begitu panjang, sehingga dapat dilakukan oleh siapa saja.

Kekurangan dari tips ini adalah dokumen yang tersedia biasanya memiliki format berbasis gambar seperti JPG atau PNG, sehingga kita tidak bisa langsung menyalin informasi di dalamnya dan harus membacanya satu persatu terlebih dahulu.

4. Alih media arsip dilengkapi teknologi OCR

Optical Character Recognition (OCR) merupakan teknologi dalam proses alih media dokumen yang memungkinkan dokumen fisik yang di-scanning terbaca dan tersimpan dalam format dokumen. 

Teknologi ini memungkinkan pengelolaan arsip digital yang lebih optimal, karena dokumen yang tersedia dapat disalin informasinya dan pencarian berdasarkan kata kunci yang terdapat di dalam dokumen jadi memungkinkan dilakukan dengan cepat.

Akan tetapi, prosesnya sulit dilakukan sendiri. Oleh karena itu, mempercayakan proses alih media arsip dengan teknologi OCR pada tim vendor kearsipan profesional sangat disarankan.

5. Lengkapi alih media dengan aplikasi manajemen dokumen

Saat ini, Document Management System (DMS) merupakan aplikasi yang mulai banyak dipercaya perusahaan dan instansi pemerintahan tanah air.

Melengkapi pengelolaan arsip Anda dengan aplikasi DMS merupakan pilihan yang tepat, karena semua dokumen yang telah dialih media dapat dikelola secara profesional melalui sebuah dasbor yang telah terintegrasi.

Jika Anda menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc, bahkan fitur yang dimiliki memungkinkan Anda untuk mengelola semua arsip digital dari manapun dan kapanpun berkat adanya web based app. Jadi, keuntungan penggunaan DMS sangat banyak dan dapat menjadi langkah yang tepat untuk memperpanjang usia dokumen hingga puluhan tahun.

Itulah tadi tips pengelolaan arsip yang dapat Anda gunakan untuk memperpanjang usia penggunaan dokumen agar prosesnya lebih optimal.

Tertarik mengetahui layanan PrimaDoc yang telah dijelaskan pada artikel di atas? Jangan khawatir, hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)