4 Manfaat Sistem Manajemen Dokumen
Sistem manajemen dokumen yang tepat dapat membawa manfaat yang begitu besar bagi perusahaan atau organisasi yang Anda kelola.
Dengan adanya sistem ini, tujuan agar penggunaan dokumen dan juga informasi yang terkandung di dalamnya dengan lebih efisien dan efektif dapat tercapai.
Oleh karena itu, sebelum Anda memutuskan untuk memilih sistem manajemen dokumen sesuai yang Anda butuhkan, ketahui terlebih dahulu beberapa manfaat dari adanya penggunaan sistem informasi berbasis teknologi bagi departemen kearsipan Anda. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pilar Utama Sistem Manajemen Dokumen yang Perlu Anda Ketahui
Sejatinya, sebuah sistem manajemen dokumen atau Document Management System (DMS) yang baik harus mampu memenuhi 4 pilar utama dari penggunaan sistem informasi untuk konektivitas dokumen digital, antara lain:
1. Creation
Sistem manajemen dokumen harus mampu membantu proses pembuatan dokumen yang lebih efektif dan efisien secara digital. Tidak lagi membutuhkan proses pembuatan dokumen secara manual, karena semuanya didukung dalam sebuah aplikasi DMS yang telah terintegrasi.
2. Storage
Tidak hanya pembuatan dokumen saja, tetapi sistem manajemen dokumen juga harus dilengkapi kemampuan untuk membantu proses penyimpanan dokumen yang lebih optimal. Oleh karena itu, aplikasi DMS biasanya didukung oleh infrastruktur seperti server fisik atau cloud server untuk memudahkan penyimpanan dokumen digital yang dimiliki perusahaan atau instansi pemerintahan.
3. Managing
Pengelolaan dokumen yang didukung sistem manajemen dokumen juga harus mampu meningkatkan kapabilitas manajemen untuk proses operasional bisnis. Oleh karena itu, aplikasi DMS biasanya dilengkapi dengan berbagi fitur penting seperti user access, keyword-based searching dan masih banyak lagi.
4. Protection
Proteksi yang dihadirkan oleh sistem manajemen dokumen yang tepat haruslah mampu melindungi seluruh arsip dari berbagai faktor penyebab kerusakan dan kehilangan dokumen. Oleh karena itu, aplikasi DMS yang dilengkapi fitur keamanan seperti kunci enkripsi dan pengaturan hak akses perlu Anda pertimbangkan.
Manfaat Sistem Manajemen Dokumen yang Jarang Diketahui
Setelah memenuhi empat pilar di atas, maka sistem manajemen dokumen yang Anda gunakan sudah dipastikan dapat membawa empat manfaat utama pada keseluruhan proses kearsipan.
Beberapa manfaat tersebut meliputi:
1. Temu kembali dokumen yang lebih mudah
Proses temu kembali dokumen yang dilakukan secara konvensional cukup memakan waktu yang banyak. Hal ini tidak akan terjadi jika Anda menggunakan aplikasi yang dilengkapi sistem manajemen dokumen.
Dengan adanya sistem ini, temu kembali dokumen dapat dilakukan dalam beberapa klik dan membutuhkan waktu dalam hitungan detik saja. Kemudahan ini tentunya membawa dampak yang cukup signifikan bagi produktivitas kerja dari setiap karyawan.
2. Penggunaan dokumen yang lebih luas untuk berbagai kebutuhan
Jika sebelumnya informasi dalam dokumen hanya bermanfaat untuk pengambilan keputusan saja, kini sistem manajemen dokumen mampu membantu Anda untuk document sharing kepada berbagai pihak.
Misalnya, dokumen yang sebelumnya sulit ditemukan dengan cepat untuk diserahkan kepada investor atau juga klien, kini menjadi lebih mudah ditemukan dan dibagikan dengan cepat.
3. Kontrol versi dokumen terkini dengan lebih mudah
Sebuah organisasi, baik itu perusahaan atau juga instansi pemerintahan tentunya membutuhkan dokumen dengan informasi yang valid.
Tanpa adanya sistem manajemen dokumen, hal tersebut lebih sulit untuk dilakukan. Kita akan kesulitan melacak versi terkini dokumen yang telah diotentikasi.
Lain halnya jika Anda menggunakan sistem yang dilengkapi aplikasi DMS. Anda dapat memanfaatkan fitur bernama audit trail history yang memungkinkan Anda untuk melacak setiap versi perubahan dokumen. Jika terdapat kesalahan informasi di dalamnya, Anda dapat mengembalikan informasi tersebut dengan cepat.
4. Menyatukan integrasi dan kolaborasi
Dua komponen ini penting untuk menjadikan transformasi digital pada organisasi yang Anda kelola lebih optimal. Tentunya dukungan sistem manajemen dokumen sangatlah dibutuhkan.
Dengan adanya sistem seperti aplikasi DMS, nantinya integrasi dokumen yang terpusat mampu membantu Anda dalam mempromosikan budaya kolaborasi yang lebih baik.
Inovasi pun akan lebih mudah tercipta dan layanan atau juga produk yang Anda tawarkan menjadi lebih tepat bagi pasar yang Anda tuju.
Saat ini, PrimaDoc pun telah menyediakan aplikasi DMS dengan fitur lengkap yang mampu membantu Anda untuk mendapatkan semua manfaat sistem manajemen dokumen di atas.
Bahkan aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi web based app untuk memudahkan akses arsip dokumen tanpa perlu instalasi khusus, cukup menggunakan web browser dan jaringan internet.Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai sistem manajemen dokumen yang powerful dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
