4 Manfaat Penerapan Less-paper Office
Konsep less-paper office menjadi salah satu tren dunia industri akhir-akhir ini. Penggunaan kertas di lingkungan industri maupun perkantoran dianggap tidak efisien dan menyumbang pencemaran lingkungan melalui limbah kertas yang dihasilkan. Dari permasalahan tersebut, banyak pihak yang mulai menerapkan konsep less-paper office , yaitu mengurangi penggunaan kertas seminimal mungkin.
Perkembangan teknologi pengelolaan data dan informasi menjadi salah satu faktor yang mendorong tren ini terjadi. Dengan memanfaatkan teknologi aplikasi pengelolaan data, perkantoran dapat mengelola data dan arsip perusahaan secara digital. Ketika pengelolaan data dan arsip dilakukan secara digital, otomatis perusahaan dapat meminimalisir penggunaan kertas.
Dalam penerapannya, pengelolaan arsip secara digital terbukti mampu memberikan manfaat yang mendukung kinerja perusahaan. Di bawah ini kami paparkan lebih mendalam beberapa manfaat yang didapatkan dari penerapan less-paper office .
Praktis
Less-paper office membuat pengelolaan data dan dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan lebih praktis. Karyawan maupun tim manajemen tidak harus membawa arsip kemana-mana. Dokumen yang tersimpan secara digital lebih fleksibel untuk diakses dibandingkan dokumen cetak. Karyawan atau tim manajemen juga tidak harus berada di kantor. Dokumen dapat dengan mudah diakses melalui perangkat digital, khususnya jika arsip tersimpan di dalam sistem berbasis cloud.
Kemudahan lain yang tercipta dari less-paper office yaitu dalam hal akses dokumen. Karyawan tidak perlu tidak perlu menghabiskan waktu di gudang arsip untuk mencari di antara tumpukan dokumen. Pencarian arsip dapat dilakukan dengan mudah dengan memanfaatkan fitur pencarian dokumen.
Kegiatan saling berbagi dokumen yang menjadi rutinitas aktivitas perkantoran seperti koordinasi antar departemen ataupun pembuatan juga dapat menjadi lebih praktis dengan penerapan less-paper office. Karyawan tidak harus mencetak dokumen dan mengantarkannya ke divisi lain ataupun atasan. Dokumen dapat dibagikan secara digital dengan memanfaatkan jaringan internet.
Hemat Waktu
Bekerja dengan kertas ternyata menghabiskan lebih banyak waktu produktif karyawan. Dilansir dari scandocimaging.com, Gartner Research menemukan bahwa orang-orang di bidang profesional yang bekerja dengan kertas menghabiskan 50 persen waktunya untuk mencari informasi. Studi yang sama mengungkapkan bahwa rata-rata profesional membutuhkan waktu 18 menit untuk menemukan setiap dokumen. Padahal, setiap harinya setiap karyawan akan bekerja dengan puluhan atau bahkan ratusan lembar dokumen.
Less-paper office akan meniadakan pemborosan waktu tersebut. Pencarian dokumen yang tersimpan secara digital pun secara umum dapat dilakukan lebih cepat daripada arsip cetak. Adanya fitur pencarian memungkinkan arsip ditemukan hanya dalam sekali klik.
Hemat Biaya
Meskipun membutuhkan investasi untuk penerapan sistem digital di awal, penerapan less-paper office justru akan menciptakan penghematan biaya. Dilansir dari inc.com, EPA menyatakan bahwa kantor yang meminimalisir penggunaan kertas mampu menghemat pengeluaran sekitar $80 per karyawan setiap tahun hanya untuk biaya kertas, tinta, toner, ruang penyimpanan, dan perangko. Jika sebuah perusahaan memiliki 400 karyawan, dalam setahun perusahaan dapat menghemat $32.000 setiap tahun. Itu merupakan penghematan yang sangat besar dan dapat menciptakan perubahan besar bagi perusahaan jika dialokasikan pada aspek yang lebih strategis.
Ramah Lingkungan
Tanpa disadari kertas menjadi salah satu permasalahan terbesar bagi kelestarian lingkungan, bahkan sejak proses pembuatan. Dilansir dari internasional.kompas.com, sekitar 14 persen kegiatan penebangan hutan dilakukan untuk bahan baku kertas. Berdasarkan penuturan Paper on the Rocks, persentase tersebut sama dengan perusakan sekitar 4,1 juta hektar hutan setiap tahun.
Lebih buruknya lagi, itu bukanlah satu-satunya masalah yang ditimbulkan dari kertas. Dilansir dari gramedia.com, United Nation memaparkan bahwa sampah kertas menyumbang 40% dari sampah yang ada di Tempat Pembuangan Akhir. Implementasi less-paper office business secara otomatis akan mengurangi berbagai permasalahan lingkungan yang timbul akibat kertas.
Perusahaan Anda dapat merealisasikan berbagai manfaat dari less-paper office business dengan memanfaatkan sistem penyimpanan arsip digital seperti aplikasi PrimaDoc. Dokumen perusahaan disimpan, dimanfaatkan maupun diolah lebih lanjut di dalam aplikasi tanpa melalui proses cetak ataupun penggunaan kertas. Sebuah perubahan yang sekilas tampak sederhana tapi menghasilkan berbagai manfaat besar bagi bisnis perusahaan Anda maupun bagi lingkungan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara kerja aplikasi PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
