3 Risiko Jika Tidak Melakukan Alih Media Rekam Medis
Sudahkah alih media rekam medis di rumah sakit yang Anda kelola sesuai prosedur dan standar kearsipan? Jangan sepelekan, pengelolaan rekam medis yang sembarangan justru dapat berdampak buruk bagi kualitas operasional hingga pelayanan pasien.
Penting untuk Rumah Sakit
Artikel PrimaDoc kali ini akan membahas risiko-risiko yang timbul akibat tidak melakukan alih media rekam medis secara tertib. Simak untuk mengetahui selengkapnya!
1. Kehilangan dokumen rekam medis
Dokumen rekam medis merupakan arsip vital yang perlu Anda jaga sebab informasi di dalamnya tidak tergantikan serta esensial bagi keberlangsungan bisnis. pada konteks rekam medis, arsip vital ini bahkan tak hanya akan mempengaruhi operasional perusahaan penyedia layanan kesehatan, melainkan juga kehidupan pasien, dan hal inilah yang dapat terjadi apabila pengelolaan dokumen hanya berpaku pada penyimpanan fisik.
Dokumen rekam medis fisik yang tidak terdigitalisasi sangat rentan terhadap pencurian atau kehilangan, baik karena proses pencarian dokumen yang kurang efisien, kerusakan, maupun faktor lainnya. Pasalnya, memang tak mudah untuk mengelola dokumen fisik secara efektif yang dapat mempermudah pencarian, penyimpanan, dan distribusi dokumen. Berbeda halnya dengan arsip alih media. Mengubah dokumen menjadi bentuk digital tak hanya mampu meningkatkan keamanan dengan fitur enkripsi dan backup. Selain itu, digitalisasi memungkinkan pencarian yang cepat dan akurat dengan penyimpanan berbasis server atau cloud berkapasitas besar yang menghindarkan petugas arsiparis dari masalah dokumen terselip.
2. Kerusakan rekam medis
Selain kehilangan, risiko lain yang dapat menjangkau dokumen rekam medis pasien adalah kerusakan. Kertas sebagai bahan dasar arsip bukanlah material yang kuat, terlebih jika penyimpanan dilakukan tanpa standar ruang yang sesuai dengan Standar Penyimpanan Fisik Arsip oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kerusakan akibat faktor kimia, biologis, maupun fisis dapat dengan mudah membuat kertas menguning dan lapuk. Pelajari juga, faktor-faktor penyebab kerusakan arsip.
Alasan inilah yang membuat alih media menjadi upaya yang tak hanya solutif, melainkan juga solutif dalam menjawab kebutuhan preservasi rekam medis, khususnya yang inaktif. Terlebih, digitalisasi dapat menjadi sarana investasi jangka panjang untuk keberlanjutan aktivitas bisnis yang harus terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan zaman.
3. Penggunaan dokumen rekam medis yang tidak valid
Masalah lain yang tak ingin Anda hadapi adalah penggunaan rekam medis yang tidak valid. Hal ini dapat mencakup pemalsuan, kesalahan rekaman data pasien, dan informasi yang tidak terautentifikasi. Akses terhadap dokumen pun tidak terjamin transparansinya akibat tidak adanya pemantauan rekaman aktivitas dokumen, tidak seperti dokumen alih media.
Untuk menghindari penyalahgunaan dan informasi yang tidak valid, alih media merupakan upaya yang tepat. Pasalnya, dokumen fisik yang telah menjadi digital dapat Anda kelola dalam kontrol penuh melalui aplikasi khusus seperti Document Management System PrimaDoc. Dengan aplikasi ini, manajer arsiparis dapat memantau setiap perubahan maupun pembaruan yang terjadi pada rekam medis digital, menghindarkan petugas dari human error dan pelanggaran prosedur lainnya.
Alih media rekam medis, dukung pelestarian arsip dan efektivitas pengelolaan
Dengan melakukan alih media pada dokumen rekam medis, baik yang aktif maupun yang inaktif, rumah sakit telah mengupayakan preservasi arsip vital tersebut, dan menjaga kelancaran distribusi maupun penyimpanan arsip. Arsip inaktif tak lagi akan membebani ruang penyimpanan secara percuma dan dokumen yang masih aktif dapat dengan mudah Anda akses dan perbarui kapanpun secara cepat. Di saat yang bersamaan, rumah sakit juga memelihara keamanan data dan informasi pasien yang sensitif dalam bentuk backup digital.
Nah, untuk memulai proses alih media dokumen rekam medis, perusahaan Anda perlu memilih vendor yang tepat dan terpercaya. Salah satu cara untuk memilih vendor kearsipan profesional adalah dengan mempelajari rekam jejak kinerjanya, serta menimbang berbagai layanan yang tersedia, apakah menjawab kebutuhan perusahaan Anda atau tidak. Anda dapat berkonsultasi lebih lanjut bersama PrimaDoc untuk mengeksplorasi ragam dukungan dan mendiskusikan kebutuhan Anda. Tim kami siap mendukung alih media di tempat Anda!
