3 Risiko dari Arsip Perusahaan yang Terus Bertambah
Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Informasi yang ada dalam dokumen perusahaan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam mengetahui kinerja perusahaan, serta menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan strategis. Itulah sebabnya, arsip perusahaan harus dikelola dengan optimal guna mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Setiap harinya, perusahaan menghasilkan informasi dan dokumen baru. Seiring dengan berjalannya waktu, jumlah arsip jumlah arsip yang dimiliki perusahaan akan terus bertambah banyak. Ketika perusahaan masih menyimpan arsip mereka dalam bentuk kertas, bertambahnya dokumen juga berarti semakin banyak tumpukan kertas yang harus disimpan perusahaan. Ketika jumlah arsip perusahaan sudah terlalu banyak, hal ini akan menjadi masalah yang menghambat kinerja perusahaan itu sendiri.
Mengapa Perlu Beralih Dari Arsip Kertas?
Bertambahnya arsip perusahaan otomatis akan berdampak pada lebih banyaknya arsip yang harus dikelola. Hal tersebut akan menimbulkan berbagai konsekuensi yang harus ditanggung karyawan, mulai dari beban kerja administrasi yang semakin besar, kebutuhan ruang penyimpanan, dan berbagai risiko lainnya. Berikut beberapa contoh konsekuensi yang harus dihadapi ketika arsip perusahaan semakin bertambah banyak
1. Waktu Pencarian
Semakin banyak tumpukan arsip kertas yang tersimpan di gudang penyimpanan atau lemari arsip, maka semakin banyak lembaran dokumen yang harus dicek dan dibaca untuk menemukan arsip yang dibutuhkan. Dampaknya, semakin banyak waktu yang akan dihabiskan hanya untuk menemukan satu dokumen yang dibutuhkan. Bayangkan jika hal ini terjadi setiap kali karyawan membutuhkan dokumen, berapa banyak waktu kerja karyawan yang terbuang hanya untuk mencari sebuah dokumen? Bukankah lebih baik jika waktu tersebut digunakan untuk mengerjakan tugas lain yang lebih produktif?
2. Keamanan Berkurang
Beberapa arsip perusahaan mungkin saja berisi informasi penting dan rahasia. Apabila informasi ini tercecer atau bahkan diketahui orang lain, dapat mengakibatkan dampak buruk dan kerugian bagi perusahaan. Sayangnya, semakin banyak arsip kertas yang disimpan, akan semakin besar kebutuhan pengawasannya. Jika arsip perusahaan yang semakin banyak tidak diimbangi dengan peningkatan pengawasan, hal ini akan membuat keamanan dokumen melemah.
3. Biaya Bertambah
Salah satu dampak yang akan terasa ketika semakin banyak arsip perusahaan yang perlu disimpan adalah bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan untuk operasional pengelolaan. Sederhananya saja, perusahaan akan membutuhkan semakin banyak kertas yang harus dicetak serta ruang penyimpanan arsip perusahaan yang semakin luas, serta menuntut pengadaan sarana prasarana pengelolaan arsip lainnya. Terlebih lagi jika perusahaan harus menambah SDM tersendiri untuk mengelola arsip perusahaan mereka. Biaya-biaya tambahan untuk gaji karyawan dan mungkin pelatihan yang perlu dilakukan di awal menjadi beban bagi anggaran perusahaan.
Bagaimana Perusahaan Seharusnya Merespon Bertambahnya Arsip?
Ketika arsip terus bertambah banyak dan sistem yang lama menyebabkan dampak dan konsekuensi yang menghambat kinerja perusahaan, maka saat itulah sistem pengelolaan arsip perlu dievaluasi ulang. Manajemen harus segera mengukur apakah sistem pengelolaan arsip cetak masih efektif? Apakah karyawan dapat dengan mudah mencari dokumen? Apakah pengelolaan arsip perusahaan Anda menunjang kinerja karyawan?
Metode pengelolaan arsip yang saat ini diterapkan perusahaan Anda justru mempersulit kerja karyawan dan menimbulkan beban pekerjaan yang menyita waktu kerja karyawan dalam jumlah besar, sudah sepantasnya manajemen segera mencari alternatif sistem yang baru. Tugas jajaran manajemen untuk mencari solusi kearsipan yang lebih efektif, seperti penerapan digitalisasi arsip atau penggunaan jasa kearsipan.
Ketika perusahaan mampu menerapkan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, beban kerja karyawan akan menjadi jauh lebih ringan. Semakin sedikit waktu yang dihabiskan hanya untuk sekadar mencari, menyimpan, ataupun membagikan dokumen dengan departemen lain atau atasan untuk keperluan koordinasi, berarti semakin efisien kerja karyawan. Sisa waktu yang dimiliki dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan lain yang dapat menunjang produktivitas perusahaan.
Kini perusahaan dapat menerapkan alternatif yang lebih efektif dan efisien seperti penyimpanan arsip berbasis digital PrimaDoc. Dokumen perusahaan tersimpan di dalam server dan dapat dikelola secara digital dengan aplikasi PrimaDoc. Didukung dengan beragam fitur yang memudahkan proses pengelolaan arsip seperti manajemen arsip aktif, inaktif, manajemen akses, kategorisasi dan lain-lain.
Anda dan tim manajemen dapat mendiskusikan hal ini dengan lebih mendalam dengan tim PrimaDoc. Kami juga menyediakan layanan demo untuk Anda dan tim mencoba mengoperasikan aplikasi, sehingga dapat mengetahui beragam fiturnya dengan lebih jelas. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
